MitarbeiterqualifikationTrainingskonzept erstellen in sieben Schritten

Bei der Qualifizierung, bei Trainings- und Seminarplanung und bei der Vorbereitung von Schulungen sollten Sie systematisch vorgehen. Wie Sie schrittweise ein Schulungskonzept für Mitarbeiter entwickeln.

Die Entwicklung von Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter erfolgt in sieben Schritten:

Bedarfsermittlung
Zielgruppenanalyse
Lernzieldefinition
Konzeptentwicklung
Erstellen der Lernmedien und Lernunterlagen
Erprobung des Konzepts
Durchführung und Erfolgskontrolle

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Wenn Unternehmen eine Trainingsmaßnahme für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschließen, ist der eigentliche Qualifizierungsbedarf meist noch unklar. Vielmehr wurde ein Problem erkannt, wie: „Unsere Mitarbeiter müssen eigenständiger arbeiten.“ Die erste Aufgabe der Konzept-Entwickler ist dann, zu analysieren, ob es sich bei dem Problem überhaupt um ein Qualifizierungsthema handelt. Schließlich könnte es auch sein, dass die Mitarbeiter zu wenig Entscheidungsspielräume haben, weshalb sie Dienst nach Vorschrift machen.

Handelt es sich um ein Schulungsthema, stellt sich die Frage: für wen? Denn die Mitarbeitenden könnten auch Dienst nach Vorschrift machen, weil ihre Führungskräfte sie autoritär – also primär mit Anweisungen – führen und ihnen nicht die nötigen Informationen geben. Was die realen Problemursachen sind und welcher Schulungsbedarf für wen daraus resultiert, kann meist in Gesprächen ermittelt werden.

Es sollten Gespräche geführt werden mit den potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, mit ihren Führungskräften und mit Personen, mit denen sie im Alltag zusammenarbeiten. Nach diesen Gesprächen sollte klar sein, welche Qualifizierung fehlt und was eine Schulung leisten soll.

Schritt 2: Zielgruppe analysieren

Nach der Bedarfsermittlung steht fest, welche Mitarbeiter geschult werden sollen und um welche Kompetenzen es dabei geht. Im zweiten Schritt müssen die Adressaten der Qualifizierung genauer analysiert werden:

Welche Vorbildung und Vorerfahrung haben die Teilnehmenden bezogen auf das Trainingsthema?
Fällt ihnen das Lernen leicht oder schwer?

Wichtig ist auch, die Tätigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie ihr Umfeld im Unternehmen zu analysieren:

Mit wem kooperieren die Mitarbeitenden im Alltag?
Welchen organisationalen Zwängen sind sie unterworfen?

Diese Fragen sind nötig, um eine passende Lernarchitektur zu schmieden und die Lerninhalte richtig zu justieren. Außerdem kann so ermittelt werden, welche Probleme beim Lernen auftreten können.

Schritt 3: Lernziele definieren

Nach der Analyse des Qualifizierungsbedarfs und der Zielgruppe können die Lernziele auf einer realistischen Basis formuliert werden. Beim Definieren der Lernziele empfiehlt es sich, zunächst ein übergeordnetes Entwicklungsziel zu formulieren. Das Entwicklungsziel sollte aussagekräftig, realistisch, objektiv, messbar und akzeptabel sein. Aus dem übergeordneten Ziel können dann Teil- und Feinziele abgeleitet werden.

Bei Personalentwicklungsmaßnahmen, die auf eine Einstellungs- und Verhaltensänderung abzielen, sollte der Zeitfaktor nicht unterschätzt werden. Es braucht Zeit, bis bei den Teilnehmenden die nötige Verhaltenssicherheit entsteht.

Schritt 4: Qualifizierungskonzept entwickeln

Nach diesen Vorarbeiten kann das eigentliche Konzept entwickelt werden. Hierzu zählt auch nochmals die Prüfung, welche Lerninhalte für das Erreichen des übergeordneten Ziels unabdingbar und welche nur „nice to have“ sind. Denn sonst werden Trainingskonzepte inhaltlich schnell überfrachtet. Die wichtigsten Elemente eines Qualifizierungs- und Schulungskonzepts sind:

der Zeitrahmen
die Lernziele
die Lerninhalte
der Ablaufplan
die Methoden
die notwendigen Medien
die Lernzielkontrolle
der Praxistransfer

In diesem Schritt sollte analysiert werden, bei welchen Trainingsinhalten es primär um ein Vermitteln von Fachwissen geht und wo eine Verhaltens- oder gar Einstellungsänderung angestrebt wird. Denn hieraus ergibt sich, inwieweit in die Qualifizierungsmaßnahme auch Trainings „off the job“ oder „on the job“ und Coachings integriert sein sollten. Definiert werden sollten auch Maßnahmen, um den Transfer zu sichern.

Schritt 5: Lernmedien und Lernunterlagen entwickeln

Steht das Grobkonzept der Maßnahme, muss es ausgearbeitet werden. Lernmedien und Lernunterlagen müssen entwickelt, erstellt oder beschafft werden. Falsch ist hierbei der Anspruch, sämtliche Lernkonzepte, Lernmedien und Lernunterlagen neu zu entwickeln.

Unter Kosten-Nutzen-Aspekten ist es oft besser, auf bereits vorhandene Konzepte und Schulungsunterlagen zurückzugreifen und diese dem Bedarf des Unternehmens und der Teilnehmenden anzupassen. Das gilt insbesondere für die Grundlagenvermittlung zu Themen wie Führung, Verkauf, Konfliktmanagement oder Selbstmanagement.

Schritt 6: Konzept erproben

Nach der Konzepterstellung empfiehlt sich ein Probelauf mit einer kleinen Gruppe. Dabei werden Erfahrungen gesammelt, um das Konzept und die Lernunterlagen weiter zu verbessern. Beim Probelauf lässt sich überprüfen:

Wird mit dem Konzept das Entwicklungsziel erreicht?
An welchen Punkten ist ein intensiveres Trainieren nötig?
Ist der Ablauf stimmig?
Sind die Methoden und die Medien für das Thema und die Teilnehmenden passend?

Schritt 7: Schulungsmaßnahme durchführen und Erfolg kontrollieren

Dann wird die Schulung einmalig oder mehrfach durchgeführt. Mit allen Qualifizierungsmaßnahmen sollte eine Erfolgskontrolle verknüpft sein – und zwar hinsichtlich des Lernerfolgs der Teilnehmenden und des Kosten-Nutzen-Verhältnisses. Controlling-Instrumente können Lerntests, Kunden- und Mitarbeiterbefragungen sowie Feldbeobachtungen sein. Als Messkriterien können themenabhängig die unterschiedlichsten betrieblichen Kennzahlen dienen, zum Beispiel die Abschlussquote im Verkauf oder die Ausschussquote in der Produktion.