RechnungsstellungWie Sie Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen

Müssen Firmen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausweisen?

Ob Rechnungen umsatzsteuerpflichtig sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Folgende Punkte sollten die Verantwortlichen berücksichtigen:

Gewerbeanmeldung

Falls ein Unternehmen für die Umsatzsteuer registriert ist, muss es in der Regel Umsatzsteuer auf alle Verkäufe verlangen. Diese Pflicht besteht häufig ab einem bestimmten Umsatz.

Art der Waren oder Dienstleistungen

Nicht alle Waren und Dienstleistungen unterliegen der Umsatzsteuerpflicht. Einige Artikel können steuerbefreit sein, mit dem Nullsatz belegt werden oder einen ermäßigten Satz haben, zum Beispiel Grundnahrungsmittel sowie Gesundheits- und Bildungsdienstleistungen.

Geografische Lage

Die Umsatzsteuerregelungen unterscheiden sich von Land zu Land. In der Europäischen Union ist die Umsatzsteuer beispielsweise bis zu einem gewissen Grad harmonisiert, doch die Mitgliedstaaten wenden unterschiedliche Steuersätze und Steuerbefreiungen an.

Außerhalb der EU verfügen Länder wie Kanada und Australien über eigene Systeme, die USA treiben zum Beispiel keine Umsatzsteuer auf Bundesebene ein, sondern eine Verkaufssteuer.

Internationale Transaktionen

Grenzüberschreitende Transaktionen können die Anforderungen verkomplizieren. Exportierte Waren sind oft steuerfrei, sodass keine Umsatzsteuer anfällt – Importe hingegen können der Umsatzsteuer unterliegen.

Anforderungen an Rechnungen laut UStG

Das Ausstellen von Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer spielt für Unternehmen eine wichtige Rolle, um die Einhaltung der Steuergesetze zu gewährleisten. Damit Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer in Europa Gültigkeit besitzen, müssen sie bestimmte Angaben enthalten.

Die Anforderungen können von Land zu Land leicht variieren, aber im Allgemeinen muss eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer folgende Informationen enthalten:

• Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung
• Rechnungsnummer: fortlaufende Nummer, welche die Rechnung eindeutig identifiziert
• Angaben zum Verkäufer: Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Angaben zum Käufer: Name, Adresse und (in bestimmten Fällen) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Menge und Stückpreis:  Menge der gelieferten Waren oder der Umfang der erbrachten Dienstleistungen und der Stückpreis ohne USt.
• Gesamtbetrag ohne USt.: für Waren oder Dienstleistungen zu zahlender Gesamtbetrag ohne USt.; der Nettopreis
• Umsatzsteuersatz: für Waren oder Dienstleistungen geltender Umsatzsteuersatz (zum Beispiel: Normalsatz, ermäßigter Satz)
• Gesamtbetrag der Umsatzsteuer: Betrag der zu zahlenden Umsatzsteuer
• Gesamtbetrag einschließlich USt.: zu zahlender Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer; der Bruttopreis
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsbedingungen, einschließlich des Fälligkeitsdatums
• Bankverbindung des Lieferanten: Bankverbindung für die Zahlung
• Rabatte, Skonto oder Nachlässe: alle anwendbaren Rabatte oder Nachlässe

Zusätzlich zu den Standardangaben müssen Rechnungen in Deutschland das Datum des Steuerzeitpunkts enthalten, also das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden.

Rechnungen in Frankreich müssen in französischer Sprache ausgestellt werden und spezifische Formulierungen für steuerbefreite Transaktionen enthalten, etwa „Exonération TVA du CGI“ für steuerbefreite Lieferungen.

Rechnungen in Italien müssen den „Codice Fiscale“ (italienische Steuernummer) des Lieferanten und des Kunden beinhalten, wenn es sich bei dem Kunden um ein italienisches Unternehmen handelt.

Im Vereinigten Königreich werden die Vorschriften von der britischen Steuerbehörde (HMRC) verwaltet und durch die Änderungen nach dem Brexit beeinflusst.

Innerhalb der EU gilt die Umsatzsteuerrichtlinie der EU, wobei jeder Mitgliedstaat die Richtlinie durch nationale Gesetze umsetzt.

In der Schweiz gelten die Regularien gemäß der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) mit spezifischen Mehrwertsteuervorschriften und -sätzen.

Arten von Rechnungen mit Umsatzsteuer

Um die Vorschriften einzuhalten und die Umsatzsteuer zurückfordern zu können, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten. Es existieren unterschiedliche Arten von Umsatzsteuerrechnungen für verschiedene Geschäftswerte und Szenarien, deshalb müssen Firmen unbedingt wissen, welche Rechnungsart zu welcher Geschäftstransaktion passt.

Vollständige Umsatzsteuerrechnung

Eine vollständige Umsatzsteuerrechnung (oft als „Standardrechnung“ bezeichnet) enthält alle oben genannten Angaben. Sie ist in der Regel für B2B-Transaktionen und alle Verkäufe erforderlich, bei denen der Kunde die Umsatzsteuer zurückfordern muss.

Vereinfachte Umsatzsteuerrechnung

Eine vereinfachte Rechnung kann für kleinere Transaktionen zum Einsatz kommen. Sie enthält weniger Details als eine vollständige Rechnung und wird in der Regel für Verkäufe im Einzelhandel und andere kleine Transaktionen unter einem bestimmten Wert verwendet.

Sie muss enthalten:

• den Namen und die Adresse des Unternehmens,
• das Datum,
• eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen,
• den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer und
• den Umsatzsteuerbetrag.

Modifizierte Umsatzsteuerrechnung

Die modifizierte Rechnung enthält zusätzliche Details oder Anpassungen, die auf spezifischen Gegebenheiten oder Anforderungen der Branche basieren. Dabei kann es sich um eine Variante der vollständigen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer handeln, die zur Erfüllung spezifischer Compliance- oder Branchenstandards dient.

Sie kann zusätzliche Daten wie Kundenreferenznummern, Projektcodes oder Vertragsdetails enthalten. Die modifizierte Rechnung kommt in einzelnen Branchen oder für spezielle Geschäftsvorgänge zum Einsatz, die zusätzliche Informationen erfordern.

Bestimmungen zur Umsatzsteuer in Europa

Die Regelungen zur Umsatzsteuer in Europa sollen Einheitlichkeit gewährleisten, aber auch nationale Abweichungen zulassen. Der Brexit hat für britische Unternehmen, die mit der EU Handel treiben, eine neue Komplexität mit sich gebracht – und erfordert erhebliche Anpassungen bei der Umsatzsteuerabrechnung und Berichterstattung.

Reverse Charge: Umsatzsteuer in EU-Mitgliedstaaten

Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist eine Methode zur Vereinfachung der Abrechnung der Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften in der EU. Zudem will die EU damit Umsatzsteuerbetrug bekämpfen.

Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft kommt bei risikoreichen Waren und Dienstleistungen (zum Beispiel: Bauleistungen, Mobiltelefone) zum Zug, um Umsatzsteuerbetrug innerhalb eines Mitgliedstaats zu verhindern. In diesem Fall trägt der Kunde und nicht der Lieferant die Verantwortung für die Umsatzsteuer.

Bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen, die in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten der Umsatzsteuer unterliegen, geht die Verantwortung für die Meldung der Umsatzsteuer vom Verkäufer auf den Käufer über. Der Lieferant berechnet keine Umsatzsteuer, sondern vermerkt auf der Rechnung, dass die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft gilt.

Der Käufer muss die Umsatzsteuer in seiner Steuererklärung angeben und sie somit als Ausgangs- und Vorsteuer selbst berechnen. Er meldet die Umsatzsteuer so, als hätte er die Waren selbst geliefert. Deshalb kann er sie häufig gleichzeitig zurückfordern, sodass keine Nettosteuerzahlung anfällt.

Für Dienstleistungen gelten ähnliche Regeln. Erbringt ein Unternehmen in der EU Dienstleistungen für eine Firma in einem anderen EU-Land, muss der Empfänger gemäß dem Reverse-Charge-Verfahren die Mehrwertsteuer in seinem eigenen Land abrechnen.

Vorschriften zur Umsatzsteuer mit E-Rechnung erfüllen

Einer der Gründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (auch: „E-Invoicing“ oder „E-Rechnung“) ist die Vereinfachung der Umsatzsteuererklärung durch die Standardisierung des Rechnungsformats und dessen Struktur.

Das stellt sicher, dass jede Rechnung alle erforderlichen Datenfelder für die Umsatzsteuer enthält, einschließlich der Felder für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Umsatzsteuersätze und die Umsatzsteuerbeträge. Häufig geschieht dies mithilfe standardisierter Formate wie XML (Extensible Markup Language) und UBL (Universal Business Language).

Die elektronische Rechnungsstellung für die Umsatzsteuererklärung hat einige Vorteile, zum Beispiel eine höhere Genauigkeit und Echtzeit-Berichterstattung. Sie erhöht die Effizienz und spart durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands Kosten ein. Durch digitale Prüfpfade und Aufzeichnungen lässt sich das Geschehen zudem besser nachverfolgen.

E-Invoicing-Lösungen können so konfiguriert werden, dass sie den spezifischen Umsatzsteuervorschriften jedes Landes genügen. So enthalten die erstellten Rechnungen automatisch alle von den örtlichen Steuerbehörden geforderten Informationen, was das Risiko von Verstößen verringert.

Ferner ermöglichen es die Systeme, die Richtigkeit der Umsatzsteuerinformationen automatisch zu überprüfen. So gleichen sie beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern mit offiziellen Datenbanken ab, um sicherzustellen, dass diese gültig und aktuell sind.