UrlaubEinen Urlaubsantrag stellen

Bevor Sie einen Urlaubsantrag stellen, setzen Sie sich in diesem Beitrag mit den wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen und dem korrekten Vorgehen auseinander. Mit der Word-Vorlage zur Beantragung des Urlaubs teilen Sie Ihrem Arbeitgeber direkt mit, wann Sie freibekommen möchten. Falls Sie selbst Arbeitgeber sind, können Sie das Muster ebenfalls verwenden.

Was gehört in den Urlaubsantrag?

Um als korrekt und vollständig zu gelten, sollte der Urlaubsantrag bestimmte grundlegende Informationen enthalten. Die wesentlichen Bestandteile eines Urlaubsantrags sind:

Persönliche Informationen:

vollständiger Name des Antragstellers
Abteilung oder Team
Personalnummer (falls vorhanden)

Daten des beantragten Urlaubs:

Beginn des Urlaubs (Datum erster Urlaubstag)
Ende des Urlaubs (Datum letzter Urlaubstag)
Anzahl der Urlaubstage (Summe der in diesem Zeitraum liegenden Arbeitstage)

Grund des Urlaubs: Dies ist optional. Manche Unternehmen verlangen eine kurze Angabe des Grundes (zum Beispiel: Erholungsurlaub, Familienangelegenheiten, Weiterbildung).

Vertretungsregelung: Name des Vertreters, der während der Abwesenheit des Antragstellers die Aufgaben übernimmt

Kontaktinformationen: Hilfreich für den Fall, dass der Antragsteller im Notfall kontaktiert werden muss.

Unterschriften: Eine Unterschrift braucht es nicht zwingend. Um Missverständnissen vorzubeugen, kann der Antragsteller den Urlaubsantrag unterschreiben und der Vorgesetzte die Genehmigung durch seine Unterschrift bestätigen.

Der Antrag kann auch Platz für Anmerkungen oder zusätzliche Informationen enthalten, die für die Bearbeitung des Urlaubsantrags relevant sein könnten.

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt und vollständig sind, bevor Sie den Antrag einreichen.

Vorlage oder Muster für Urlaubsantrag nutzen

Nutzen Sie das folgende Muster im Word-Format, um es auszudrucken, auszufüllen und einzureichen; oder erzeugen Sie daraus eine PDF-Datei und senden Sie diese per E-Mail an Ihre Personalstelle und Ihren Vorgesetzten.

Sofern einzelne Informationen nicht bekannt sind oder aus anderen Gründen nicht eingetragen werden sollen, tragen Sie einen Strich „–“ ein.

FormularFormular Urlaubsantrag und Genehmigung

Sofort verwendbar ▪ übersichtlich und vollständig ▪ für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

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Wann muss der Urlaub beantragt werden?

Laut § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können eine davon abweichende Regelung vereinbaren, zum Beispiel: Resturlaub darf bis zum Mai des Folgejahres „mitgenommen“ werden.

Wann der Urlaub stattfinden soll und wie lange er dauert, dürfen Sie als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer frei wählen. Allerdings kann der Arbeitgeber den Antrag auf Urlaub ablehnen, wenn betriebliche Gründe dagegensprechen.

Wie lange im Voraus Arbeitnehmer den Antrag stellen müssen, schreibt das Gesetz nicht vor. Halten Sie sich im Zweifel an die Vorgaben des Unternehmens. Manche große Unternehmen geben Beschäftigten zum Beispiel vor, dass der Urlaub bereits im Dezember des laufenden Jahres für das kommende Jahr beantragt werden muss.

Wie muss der Urlaubsantrag eingereicht werden?

Reichen Sie den Urlaubsantrag schriftlich oder elektronisch bei Ihrem direkten Vorgesetzten oder bei der Personalabteilung ein. Stellen Sie den Antrag rechtzeitig und beachten Sie betriebliche Belange, sofern das vom Arbeitgeber gefordert wird und von Ihnen erfüllbar ist.

In einigen Unternehmen müssen Sie sich außerdem mit Ihrer Vertretung abstimmen, damit Sie nicht beide gleichzeitig in den Urlaub gehen.

Einige große Unternehmen verfügen über eigene Richtlinien und Formulare, die bei der Personalabteilung oder im Intranet zu finden sind. Falls Sie noch neu im Unternehmen sind, fragen Sie explizit danach.

Wann muss der Urlaub genehmigt oder abgelehnt werden?

Wenn Sie den Urlaub mündlich beantragen, muss Ihr Vorgesetzter den Urlaub sofort genehmigen oder ablehnen. Das legt § 147 BGB allgemein fest. Alternativ dazu kann er Sie bitten, den Antrag schriftlich einzureichen.

Es gibt keine allgemeingültige Frist, ab welcher ein Urlaubsantrag als angenommen gilt, falls sich der Arbeitgeber nicht äußert. Keine Antwort bedeutet in diesem Fall (aus rechtlicher Sicht) eine Ablehnung. Natürlich kann es auch sein, dass Ihre Vorgesetzte oder Ihr Vorgesetzter schlicht vergessen hat, den Antrag zu genehmigen.

Was tun, wenn der Urlaub nicht genehmigt wird?

Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten, um die Gründe zu klären und alternative Termine zu finden.

Kann der Antrag zurückgezogen werden?

Wenn der Antrag auf Urlaub eingereicht ist, kann er nicht mehr zurückgezogen werden. Anders sieht das aus, wenn der Arbeitgeber einer Verschiebung ausdrücklich zustimmt.

Umgekehrt kann das Unternehmen einen einmal genehmigten Urlaub im Nachhinein nur in besonderen Ausnahmefällen wieder streichen. Im Allgemeinen gilt: Wurde dem Urlaub zugestimmt, sind beide Seiten daran gebunden.

Was, wenn Sie während Ihres Urlaubs krank werden?

Reichen Sie eine Krankmeldung und ein ärztliches Attest ein. Die Krankheitstage werden nicht als Urlaubstage gewertet (§ 9 BUrlG).

Wenn die Rückmeldung zum Urlaubsantrag ausbleibt

Formulieren Sie eine freundliche, knappe Erinnerung per E-Mail oder fragen Sie mündlich bei Ihrem Vorgesetzten nach.

Formulierungsbeispiel für eine E-Mail:

Sehr geehrte/r [Name], ich wollte nach dem Stand meines Urlaubsantrags für [Zeitraum] fragen. Bitte geben Sie mir bis Ende der Woche eine kurze Rückmeldung, damit ich meinen Urlaub planen kann. Vielen Dank und freundliche Grüße, [Ihr Name].