VertretungsregelungRechtsverbindliche Unterschrift in Unternehmen
Rechtliche Grundlage zur rechtsverbindlichen Unterschrift in Unternehmen
Im Kontakt mit Geschäftspartnern und Kunden, insbesondere bei Vertragsabschlüssen, stellt sich die Frage, wer, wie, wo und wann für ein Unternehmen rechtsverbindlich agieren und Unterschriften leisten darf – und welche juristischen Konsequenzen dies hat.
Dies ist von enormer Bedeutung für die Verbindlichkeit, mithin der Rechtswirksamkeit einer abgegebenen Willenserklärung und der Gültigkeit eines Vertrags. Denn mit einer Unterschrift werden Verpflichtungen und Rechte begründet, für die ein Geschäftsinhaber einzustehen hat.
Jeder, der am Betriebsgeschehen und Geschäftsverkehr teilnimmt – ob Unternehmer, Einzelkaufmann, Geschäftsführer, Gesellschafter, Prokurist, Bevollmächtigter, Mitarbeiter oder Geschäftspartner – sollte deshalb die rechtlichen Grundzüge, Haftungsrisiken und Gestaltungsmöglichkeiten kennen.
Diese sind zwar, je nach Fallkonstellation, oft ähnlich, jedoch in verschiedenen Gesetzesvorschriften „versteckt“: im Handelsgesetzbuch (HGB), dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), dem GmbH-Gesetz, dem Aktiengesetz oder dem Vereins- und Stiftungsrecht.
Es können auch sehr unterschiedliche Regelungen nebeneinander existieren und zu beachten sein, beispielsweise bei der GmbH und Co. KG, der GmbH und der KG.
Was für die Gültigkeit einer Unterschrift maßgeblich ist
Wer Unternehmen in erster Linie vertritt (die Gesetze verwenden meist den Begriff der „Vertretungsmacht“) und in welcher Weise, wie dies beschränkt oder erweitert werden kann, richtet sich nach der Rechtsform, in der das betreffende Unternehmen handelt.
Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick über die Vorschriften zu den gesetzlichen Vertretern in den gebräuchlichsten Personengesellschaften und Körperschaften (Kapitalgesellschaften).
Ob eine Unterschrift und damit ein Vertrag oder eine Willenserklärung gültig ist, hängt davon ab, ob diese Person diese Unterschrift (allein) leisten darf. Das ergibt sich aus:
- der Rechtsform
- dem jeweiligen Gesellschaftsvertrag oder der jeweiligen Satzung (sofern vorhanden)
- den Eintragungen im Handels- oder Vereinsregister (sofern notwendig)
Diese müssen Sie im Zweifel prüfen.
Vertretungsberechtigung in einer GbR
Die Vertretungsberechtigung der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) richtet sich nach der Geschäftsführungsbefugnis. Diese steht gemäß § 709 BGB allen Gesellschaftern gemeinschaftlich zu und erfordert die Zustimmung aller Gesellschafter.
Soweit einem Gesellschafter nach dem Gesellschaftsvertrag (§ 714 BGB) auch die Befugnis zur Geschäftsführung zusteht, ist er im Zweifel auch allein ermächtigt, die anderen Gesellschafter Dritten gegenüber zu vertreten. Beschränkungen sind dennoch möglich.
Dies gilt jedoch nicht für Grundlagengeschäfte, wie die Änderung des Gesellschaftsvertrags oder die Aufnahme neuer Gesellschafter sowie für Geschäfte außerhalb des Geschäftszwecks. Die Vertretung der GbR ist nicht aus einem Register ersichtlich, weshalb die Vertretungsberechtigung im Zweifel durch Vorlage des Gesellschaftsvertrags nachgewiesen werden muss.
Selbst bei Vorlage des Gesellschaftsvertrags ist Vorsicht geboten, da der Gesellschaftsvertrag einer GbR im Zweifel auch formfrei geändert werden kann. Dies betrifft nicht nur die Vertretungsregelung, sondern sogar die Beteiligungsverhältnisse an der GbR.
Erleichterung verschafft für Grundstücksgeschäfte lediglich § 899a BGB, der den guten Glauben dahin schützt, dass die im Grundbuch eingetragenen Gesellschafter einer GbR tatsächlich deren Gesellschafter sind und darüber auch keine weiteren Gesellschafter existieren.
Vertretungsberechtigung in einer OHG
In einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG) steht jedem Gesellschafter grundsätzlich ein Einzelvertretungsrecht nach § 125 HGB zu, sofern er nicht durch Gesellschaftervertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist. Die Vertretungsmacht verbleibt dann bei den übrigen Gesellschaftern, wiederum als Einzelvertretungsbefugnis.
Im Gesellschaftsvertrag kann aber auch eine Gesamtvertretung vereinbart werden oder auch eine „unechte Gesamtvertretungsmacht“ (ein Gesellschafter gemeinsam mit einem Prokuristen). Der Umfang der Vertretungsmacht ist in § 126 HGB festgelegt, kann jedoch gegenüber Dritten nicht wirksam beschränkt werden.
Ersichtlich ist die Vertretung der OHG im Handelsregister, und zwar in der Abteilung A für Personengesellschaften (HRA).
Vertretungsberechtigung in einer KG
In einer Kommanditgesellschaft (KG) ist gemäß § 170 HGB der Kommanditist nicht zur Vertretung der KG ermächtigt. Dazu berechtigt sind nach §§ 161 und § 125 HGB allein die Komplementäre.
Grundsätzlich steht ihnen eine Einzelvertretung zu, sofern dies nicht durch den Gesellschaftsvertrag im Einzelfall ausgeschlossen ist. Dann steht die Vertretungsmacht nur den übrigen Gesellschaftern zu – und zwar weiterhin als Einzelvertretungsmacht.
Im Gesellschaftsvertrag kann aber, wie bei der OHG, auch eine Gesamtvertretung oder eine „unechte Gesamtvertretungsmacht“ (ein Gesellschafter gemeinsam mit einem Prokuristen) vereinbart werden.
Ebenso gilt: Der Umfang der Vertretungsmacht ist gesetzlich festgelegt und kann gegenüber Dritten nicht wirksam beschränkt werden. Die Vertretung der KG ist im Handelsregister ersichtlich, ebenfalls im HRA.
Vertretungsberechtigung in einer GmbH & Co. KG
Gemäß § 170 HGB sind nicht die Kommanditisten zur Vertretung der Gesellschaft ermächtigt. Dazu sind, wie bei einer KG, allein die Komplementäre berechtigt.
Zur Erläuterung: Komplementär bei der GmbH & Co. KG ist die GmbH. Die GmbH vertritt die KG und wird wiederum von ihrem Geschäftsführer nach den Vorschriften des GmbH-Gesetzes (GmbHG) vertreten.
Bei mehreren Geschäftsführern besteht grundsätzlich eine Gesamtvertretung, sofern im Gesellschaftsvertrag nichts Anderes bestimmt ist.
Die Vertretungsmacht der Geschäftsführer lässt sich nicht nach außen beschränken. Eingesehen werden können die Vertretungsregelungen der KG im Handelsregister in der Abteilung A (HRA), die der Komplementär-GmbH in der Abteilung B (HRB).
Also: Bei der GmbH & Co. KG sollten bei Bedarf immer zwei Handelsregisterauszüge geprüft werden – um bei der KG festzustellen, wer persönlich haftender Gesellschafter ist, und bei der GmbH, um festzustellen, wer diese vertritt.
Vertretungsberechtigung in einer Partnerschaftsgesellschaft
Gemäß § 7 Partnerschaftsgesellschaftsgesetz (PartGG) gelten die Vorschriften der OHG, sodass den Partnern Einzelvertretungsmacht zusteht, sofern nicht ein einzelner Partner durch den Gesellschaftsvertrag von der Vertretung ausgeschlossen ist.
Auch hier kann Gesamtvertretungsmacht vereinbart werden. § 125 Absatz 3 HGB ist aber aufgrund fehlender Prokuristen und Handlungsbevollmächtigter nicht anwendbar. Gemäß § 7 PartGG und § 126 HGB ist auch hier der Umfang der Vertretungsmacht gegenüber Dritten grundsätzlich nicht beschränkbar.
Für eine Partnerschaftsgesellschaft und ihre Vertretungsregelungen besteht die Pflicht, diese im Partnerschaftsregister (PR) des zuständigen Amtsgerichts zu hinterlegen.
Vertretungsberechtigung in einer GmbH
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) wird gemäß § 35 GmbHG vom Geschäftsführer vertreten. Bei mehreren Geschäftsführern besteht grundsätzlich eine Gesamtvertretung, sofern gesellschaftsvertraglich nichts anderes bestimmt ist, was aber nach außen nicht eingeschränkt werden kann.
Das Recht zur Vertretung der GmbH ergibt sich aus dem Handelsregister B, in dem die GmbH als Kapitalgesellschaft registriert sein muss.
Vertretungsberechtigung in einer AG
Die Vertretung der Aktiengesellschaft (AG) erfolgt gemäß § 78 Aktiengesetz (AktG) durch den Vorstand; im Zweifel besteht Gesamtvertretungsbefugnis. Durch die Satzung kann aber auch eine Einzelvertretungsmacht bestimmt werden.
Auch die AG ist im Handelsregister in der Abteilung B eingetragen, inklusive der Vertretungsregelungen.
Vertretungsberechtigung in einem Verein
Die Vertretung in einem eingetragenen Verein (e.V.) obliegt gemäß § 26 BGB dem Vorstand. Das Vertretungsrecht gegenüber Dritten kann jedoch durch die Satzung beschränkt werden. Als Besonderheit besteht beim Verein die Möglichkeit der Bestellung eines besonderen Vertreters nach § 30 BGB.
Dessen Vertretungsmacht erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihm zugewiesene Geschäftskreis gewöhnlich mit sich bringt. Ersichtlich ist das aus dem Vereinsregister, das beim Amtsgericht geführt wird.
Vertretungsberechtigung in einer Stiftung
Gemäß § 26 BGB obliegt die Vertretung der Stiftung dem Vorstand. Die Vertretungsmacht gegenüber Dritten kann durch die Satzung beschränkt werden.
Bei dieser Unternehmensform gibt es kein staatliches Register. Nach den jeweiligen Landesstiftungsgesetzen müssen die Zusammensetzung und jede Änderung der Stiftungsorgane der Stiftungsaufsicht angezeigt werden.
Diese bestätigt der Stiftung die Vertretungsberechtigung durch eine entsprechende Bescheinigung. Bei Zweifeln an der Vertretungsmacht des Unterzeichners sollte eine beglaubigte Abschrift der Vertretungsbescheinigung angefordert werden.
Die Stiftungsaufsicht ist in Deutschland Sache der Bundesländer. Sie ist, je nach Bundesland, anderen Behörden zugewiesen, wie etwa den Regierungspräsidien in Baden-Württemberg oder Hessen, den Bezirksregierungen in Bayern oder Nordrhein-Westfalen oder den Innenministerien in Niedersachsen oder Mecklenburg-Vorpommern.
Vertretungsregeln in sonstigen Personen- und Kapitalgesellschaften
Für die gesetzlichen Vertretungsregeln in den hier nicht behandelten Personen- und Kapitalgesellschaften, wie die Genossenschaften, die Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) oder die Société Européenne (SE), gelten in der Tendenz oft ähnliche, zum Teil aber auch andere Vorgaben.
Ungeschriebene Beschränkung der Vertretungsberechtigung
Grundsätzlich ist der gesetzliche Vertreter einer Personen- oder Kapitalgesellschaft nicht zu sogenannten „In-Sich-Geschäften“ im Sinne des § 181 BGB berechtigt. Dies sind Geschäfte, bei denen der Vertreter einer Gesellschaft nicht nur einseitig für die Gesellschaft, sondern gleichzeitig auch auf der Seite des anderen Vertragsteils (auf eigene Rechnung oder als Vertreter eines Dritten handelt) agiert.
Hierfür benötigt der Vertretungsberechtigte entweder eine generelle Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB oder eine Befreiung für den Einzelfall, die durch Gesellschaftsvertrag, Handelsregistereintragung oder Einzelfallbeschluss desjenigen Organs nachzuweisen ist, das für die Vertretung der Gesellschaft gegenüber dem Vertretungsberechtigten zuständig ist.
