VollmachtenVertretungsvollmacht in Unternehmen – Arten und Regeln
Unternehmen agieren notwendigerweise nicht allein über gesetzliche Vertreter, sondern in vielen Fällen über Bevollmächtigte, also beispielsweise Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigte. Zur Ausgestaltung im Einzelnen stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung.
Allgemeine Grundsätze zur Vertretung
Grundsätzlich gilt, dass der gesetzliche Vertreter eines Unternehmens, der eine Vollmacht oder Prokura erteilt, dies nur in dem Umfang tun darf, wie er selbst zur Vertretung der Gesellschaft befugt ist. So darf beispielsweise ein Geschäftsführer, der zur Vertretung der Gesellschaft nur gemeinsam mit einem anderen Geschäftsführer befugt ist, alleine keine Einzelprokura oder Einzelvollmacht erteilen – dies dürfen in dem gewählten Beispielsfall nur zwei Geschäftsführer der Gesellschaft gemeinsam.
Ob eine Vollmacht, die unter Überschreitung der gesellschaftsinternen Kompetenzordnung erteilt worden ist, die Gesellschaft im Außenverhältnis bindet, ist nach den Grundsätzen der Duldungs- oder Anscheinsvollmacht zu entscheiden.
Des Weiteren ist zu beachten, dass Bevollmächtigte und sonstige Vertreter eines Unternehmens grundsätzlich nicht zu sogenannten „In-Sich-Geschäften“ berechtigt sind. Dies sind Geschäfte, bei denen der Bevollmächtigte nicht nur einseitig für die Gesellschaft, sondern auch auf der Seite des anderen Vertragsteils (auf eigene Rechnung oder gleichzeitig auch als Vertreter eines Dritten handelt) agiert.
Hierfür benötigt der Bevollmächtigte ausdrücklich eine generelle Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB oder eine Befreiung für den Einzelfall.
Prokura
Die Prokura wird durch den gesetzlichen Vertreter erteilt und muss im Handelsregister eingetragen werden. Damit verbunden ist die Berechtigung zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtsgeschäften des Unternehmens, auch zu branchenfremden. Ausgenommen vom Handlungsumfang sind:
- Geschäftsauflösung
- Veräußerung von Grundstücken
- Aufnahme neuer Gesellschafter
- Unterzeichnung der Firmenbilanz
Zulässig ist die Prokura in Form der Einzelprokura und der Gesamtprokura. Das heißt, die Vertretung ist nur gemeinsam mit einem Geschäftsführer und/oder anderen Prokuristen möglich. Möglich ist auch eine Filialprokura. Das bedeutet eine Beschränkung der Prokura auf eine einzelne Niederlassung. Weitere Einschränkungen der Prokura sind nicht möglich. Aber: Dies gilt nur im sogenannten Außenverhältnis, also gegenüber Dritten, damit sich diese auf die entsprechende Eintragung im Handelsregister verlassen können.
Einschränkungen im Innenverhältnis sind zulässig und weit verbreitet. Man denke an die vielen „Titularprokuristen“, bei denen diese Positionsbezeichnung mehr eine innerbetriebliche „Anerkennung“ denn eine handelsrechtliche Vollmacht bedeutet. Hier ist Vorsicht geboten, denn: Verpflichtet dieser Prokurist die Gesellschaft zu mehr als er im Innenverhältnis darf, haftet er der Gesellschaft gegenüber im Zweifel persönlich.
Beispiel für Prokura
Seine Unterschrift unter einen Liefervertrag und die Annahme der Ware sind gegenüber dem Partner rechtsgültig, im Innenverhältnis ist er dazu jedoch nicht entscheidungsbefugt. Eine GmbH könnte ihn also im Schadensfall gegebenenfalls haftbar machen.
Eine weitergehende Beschränkung im Innenverhältnis gilt ausnahmsweise auch für Dritte (im Außenverhältnis), wenn sie von der bestehenden Beschränkung wissen.
Handlungsvollmacht
Die Handlungsvollmacht ist vom Umfang her unterhalb der Prokura angesiedelt. Sie ermächtigt zu einer bestimmten Art von Geschäften (sogenannte „Artvollmacht“), also beispielsweise im Bereich Personal oder Einkauf. Die Handlungsvollmacht kann aber auch nur zu einzelnen, zum Unternehmen gehörenden Geschäften berechtigen („Spezialvollmacht“), beispielsweise zu bestimmten Bankgeschäften.
Wird eine Handlungsvollmacht erteilt, erstreckt sie sich auf alle Geschäfte, die diese Art der Handlungen gewöhnlich mit sich bringen. Das kann sogar so weit gehen, dass sie als sogenannte „Generalvollmacht“ fast mit dem Umfang einer Prokura deckungsgleich ist, ohne dass sie im Handelsregister eingetragen wird. Ausgenommen vom Bereich der (regulären) Handlungsvollmacht sind folgende Punkte:
- Veräußerung oder Belastung von Grundstücken
- Eingehen von Wechselverbindlichkeiten
- Darlehensaufnahme
- Prozessführung
Eine solche Befugnis muss ausdrücklich erteilt werden. Wichtig: Da Handlungsvollmachten nicht im Handelsregister eingetragen sind, sollten sie gegebenenfalls durch Vorlage einer entsprechenden Berechtigung des gesetzlichen Vertreters nachgewiesen werden. Vom Handlungsbevollmächtigten selbst kann diese Vollmacht nicht auf Dritte übertragen werden.
Einzelvollmacht
Falls von den zuvor genannten handelsrechtlichen Vollmachten nicht Gebrauch gemacht wird, sind grundsätzlich die Regelungen des allgemeinen Zivilrechts maßgebend. Danach gelten erteilte Vollmachten nur exakt für den Vorgang und Zeitraum, für den sie erteilt werden und erlöschen danach wieder.
Duldungsvollmacht
Die Duldungsvollmacht ist eine Form der Vollmacht, bei der ein Vertretener das eigentlich nicht rechtsgültige Handeln eines Mitarbeiters kennt, aber hierzu nicht ausdrücklich ermächtigt hat – eine Situation, die in der täglichen Betriebspraxis häufig vorkommt.
Beispiel für Duldungsvollmacht
Ein Sekretär tätigt im laufenden Geschäftsverkehr ohne ausdrückliche Ermächtigung immer wieder Bestellungen, so dass der Geschäftspartner auf eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vertrauen kann. Schon im Interesse des Vertragspartners muss der Vertretene die Folgen dieser Handlungen akzeptieren und dafür einstehen, so als hätte er wirksam eine Vollmacht erteilt.
Im Zweifel wirkt eine solche Duldung auch nach innen. Für das Beispiel heißt das: Ein Regress gegen den handelnden Sekretär ist ausgeschlossen.
Anscheinsvollmacht
Die Anscheinsvollmacht geht einen Schritt weiter. Hier hat der Vertretene (bewusst oder unbewusst) dem anscheinend Bevollmächtigten eine Stellung eingeräumt, aus welcher der Dritte schließen durfte, dass zu daraus folgenden Rechtsgeschäften tatsächlich eine Bevollmächtigung vorliegt. Auch diese Konstellation kommt im Unternehmensalltag immer wieder vor.
Beispiel für Anscheinsvollmacht
Schon allein die Ausstattung eines Mitarbeiters mit einer Visitenkarte und der Funktion „Einkauf“ begründet im Zweifel einen Anschein, zulasten der Gesellschaft Einkäufe tätigen zu dürfen. Wird der Anschein bewusst gesetzt und im Innenverhältnis keine abweichende Regelung getroffen, scheidet ein Regress gegen den handelnden Mitarbeiter aus.
Wird dagegen im Innenverhältnis festgelegt, dass der Mitarbeiter keine wirkliche Einkaufsberechtigung hat, haftet er der Gesellschaft auf Schadensersatz, sofern er dennoch Bestellungen tätigt und der Dritte sich auf den Anschein und die damit erteilte Vollmacht nach außen verlässt.
Untervollmacht
Soll eine Vollmacht „weitergegeben“ werden, bedarf dies einer entsprechenden Ermächtigung des Vollmachtgebers. Dies betrifft in der Regel Fälle der Abwesenheit des Bevollmächtigten wegen Urlaub, Krankheit oder auch Geschäftsreisen.
Aber: Untervollmachten sind nur dann wirksam, wenn der ursprüngliche Vollmachtgeber seinen Vertreter ausdrücklich ermächtigt hat, eine solche Untervollmacht erteilen zu können. Lediglich bei der "Generalvollmacht" gilt eine solche Befugnis zur Erteilung einer Untervollmacht regelmäßig als erteilt.
In der Praxis wird das Problem der Vertretung von Abwesenden häufig durch für ein Unternehmen geltende Unterschriftsregelungen, die zugleich die Vertretung darstellen, gelöst. Beispiel: Die in Bankfilialen im Eingangsbereich für jeden Besucher gut sichtlich platzierten Zeichnungsberechtigungen.
Auch bei der Erteilung einer Untervollmacht gilt, dass Untervollmacht nur in dem Umfange gewährt werden darf, wie der Untervollmachtgeber zur Vertretung des Unternehmens berechtigt ist.
Wer unterschreibt wie?
Gesetzlicher Vertreter
Mit Funktion als Unterschriftszusatz: Inhaber, Vorstand, Geschäftsführer oder geschäftsführender Gesellschafter
Prokurist
ppa. (per Prokura), §§ 48 - 53 HGB
Handlungsbevollmächtigter
i.V. (in Vollmacht), §§ 54 - 58 HGB
Berechtigter mit Vollmacht
i.A. (im Auftrag), § 167 BGB
Unterschrift von zwei Personen
Der Ranghöhere steht links, DIN 5008
Bei E-Mails
Auch hier mit Unterzeichnungsvollmacht
Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Bevollmächtigung
Beim Abschluss von Verträgen durch nicht ausreichend ermächtigte Vertreter ist der Vertrag (zunächst) nicht wirksam. Er ist schwebend unwirksam und bleibt unwirksam, wenn der Berechtigte – etwa die Gesellschaft, vertreten durch den Geschäftsführer – ihn nicht nachträglich genehmigt (§ 177 BGB). Wird eine solche Genehmigung nicht erteilt, bleibt der Vertrag für den nicht richtig Vertretenen, also die Gesellschaft, unwirksam.
Jedoch kann der Vertreter, also der seine Befugnis überschreitende Arbeitnehmer, vom Vertragspartner auf Erfüllung oder Schadensersatz (§ 179 BGB) in Anspruch genommen werden (Haftung des Vertreters ohne Vertretungsmacht).
Wichtig bei einseitigen Willenserklärungen, insbesondere Kündigungen: Dem Erklärungsempfänger (Vertragspartner) sollte stets nachgewiesen werden, dass der Erklärende ordnungsgemäß bevollmächtigt ist. Denn durch Bevollmächtigte ausgesprochene einseitige Willenserklärungen, insbesondere Kündigungen, können vom Empfänger zurückgewiesen werden, wenn die Vollmacht nicht bekannt oder die Urkunde nicht im Original beigefügt ist (§ 174 BGB).
Dies hat mitunter gravierende Rechtsfolgen: Kündigt ein Nichtberechtigter einen Vertrag kurz vor Fristablauf, und wird diese Erklärung wegen nicht vorgelegter Vollmachtsurkunde zurückgewiesen, kann möglicherweise nur zu dem danach liegenden nächsten Termin gekündigt werden.
