MeetingsKostenlose Vorlage für ein Besprechungsprotokoll
Diese Word-Vorlage ist geeignet für Besprechungen aller Art. Die Muster-Vorlage kann direkt verwendet werden und enthält alle erforderlichen Angaben für typische Besprechungen. Die Vorlage ist einfach anpassbar.
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Aufbau des Besprechungsprotokolls
Das Protokoll beginnt mit dem Protokollkopf. Im Kopf werden die allgemeinen Informationen über die Besprechung festgehalten: Thema, Ort und Zeit des Meetings, die Namen der an- und abwesenden Personen, der Besprechungsleitung und der Protokollführung. Die Tagesordnung enthält alle Themenpunkte, die laut Agenda behandelt werden sollen.
Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) muss im Protokoll vermerkt werden. Wenn TOPs entfallen, wird das im Protokoll vermerkt. Die Gliederung eines Tagesordnungspunktes kann unterschiedlich ausfallen. Je nach Art des Protokolls und Art der Besprechung können unterschiedliche Aspekte wichtig sein: Problembeschreibung, erwartetes Ziel oder Ergebnis der Besprechung, Zahlen, Daten, Fakten, Meinungen, Diskussionsverlauf (bei Verlaufsprotokollen), eingebrachte Anträge, erzielte Ergebnisse, festgelegte Aufgaben mit Benennung der Verantwortlichen und Termine sowie Beschlüsse oder das Ergebnis bei einer Abstimmung.
Protokoll schreiben und fertigstellen
Wenn Sie gleichzeitig zuhören und schnell tippen können, erstellen Sie das Protokoll gleich am Notebook. Oder Sie schreiben bei der Besprechung von Hand mit und tippen das Protokoll im Anschluss ab.
Erstellen Sie die endgültige Version des Protokolls so bald wie möglich nach dem Meeting. Sie werden sich noch gut an den Verlauf des Meetings erinnern und sind nicht allein auf Ihre Aufzeichnungen angewiesen. Prüfen Sie die Rechtschreibung und die Schreibweise der Namen der Teilnehmenden. Lassen Sie das Protokoll gegebenenfalls von einer anderen Person korrekturlesen.
Ist die Freigabe des Protokolls erforderlich, wird es der zuständigen Person vorgelegt. Abschließend wird das Protokoll verteilt an die eingeladenen Teilnehmenden oder deren erschienene Vertreter. Die Leitung des Meetings kann weitere Personen bestimmen, die das Protokoll erhalten sollen.
Tipps für effizientes Protokollieren
- Bereiten Sie für Fragen und Unklarheiten ein gesondertes, andersfarbiges Blatt Papier vor.
- Legen Sie für häufig verwendete Wörter Abkürzungen fest.
- Lassen Sie zwischen den Notizen und am Rand ausreichend Platz für Ergänzungen und Korrekturen.
- Stellen Sie Namensschilder auf, wenn Sie nicht die Namen aller Teilnehmenden kennen.
- Wird im Meeting mit Flipchart und Whiteboard gearbeitet, können Sie Fotos zur Dokumentation machen und dem Protokoll anhängen.
