Remote WorkWann und wie muss Homeoffice ermöglicht werden?

Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und Remote Work?

Die folgenden Begriffe, die beim Thema Homeoffice verwendet werden, sind synonym:

• mobiles Arbeiten
• Remote Work
• Remote-Arbeit

In allen Fällen sind Arbeitnehmer weder an den Arbeitsplatz zu Hause, noch an den Arbeitsplatz in der Firma gebunden. Und sie dürfen auch unterwegs arbeiten.

Beim Homeoffice arbeiten Beschäftigte an ihrem heimischen Arbeitsplatz – regelmäßig, sporadisch oder dauerhaft. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verfügen sowohl über einen Arbeitsplatz im Firmengebäude als auch über einen häuslichen Arbeitsplatz.

Je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ist der Arbeitsplatz im Unternehmen fest zugeteilt oder er wird (kurzfristig) ausgewählt, wenn Mitarbeitende im Betrieb sind. Letzteres ist in den Unternehmen üblich, die aufgrund von Homeoffice weniger Präsenz-Arbeitsplätze zur Verfügung stellen als Mitarbeitende im Unternehmen sind.

Eine rechtlich verbindliche Definition des Begriffes Homeoffice gibt es (aktuell) nicht. Der Gesetzgeber unterscheidet (noch) das mobile Arbeiten unterwegs oder zu Hause und die Telearbeit an einem dauerhaften und fest eingerichteten Arbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten.

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

Nein, es besteht derzeit in Deutschland kein Recht auf mobiles Arbeiten oder Homeoffice. Der Arbeitgeber entscheidet, wo die Mitarbeitenden ihre Tätigkeit ausführen.

Ausnahme: Wenn im Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag das Recht auf Homeoffice explizit verankert ist, kann der Arbeitnehmer dieses Recht im Zweifel geltend machen.

Laut § 16 Abs. 2 Bundesgleichstellungsgesetz (BGleiG) können Beschäftigte im öffentlichen Dienst einen Antrag auf Homeoffice stellen, wenn sie Pflege- oder Familienaufgaben wahrnehmen. Denn die Dienststellen müssen dann „im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten“ Telearbeit oder mobiles Arbeiten anbieten.

Kann der Arbeitgeber Homeoffice anordnen?

Die Arbeit im Homeoffice kann nicht pauschal, dauerhaft und ohne triftigen Grund vom Arbeitgeber oder von Vorgesetzten angeordnet werden. Stattdessen bedarf es einer vorherigen Vereinbarung, der sowohl Arbeitnehmer oder deren Interessenvertretung (zum Beispiel der Betriebsrat) als auch Arbeitgeber zustimmen.

Wann sollten Regelungen zum Homeoffice festgehalten werden?

Wenn der Arbeitgeber die Arbeit am heimischen Arbeitsplatz gestattet, sollte dazu eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden. Das kann eine Betriebsvereinbarung für alle Beschäftigten oder für einzelne Gruppen sein.

Das Recht auf Homeoffice kann auch im Arbeitsvertrag mit einzelnen Beschäftigten geregelt werden.

Was sollte in einer Homeoffice-Vereinbarung geregelt werden?

In jedem Fall sollten Sie Folgendes schriftlich festhalten:

• Gültigkeit und Dauer der Homeoffice-Regelung (gilt für ... von ... bis ...)
• der zeitliche Umfang der Arbeitszeit im Homeoffice (pro Woche),
• Regeln zur Erreichbarkeit,
• zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel und übernommene Kosten,
• Sicherstellung des Arbeitsschutzes und
• die Übertragung von Dokumentationspflichten zur Überprüfung der Arbeitsleistung.

Arbeitnehmer und Arbeitgeber können sich fortan auf die verbindliche Regelung berufen

Welche Homeoffice-Modelle sind üblich?

Nach der Coronapandemie haben sich sogenannte hybride Modelle durchgesetzt. Gerade in großen Unternehmen ist es üblich, dass Mitarbeitende – an fest vorgegebenen oder frei wählbaren Tagen – einen Teil der Wochenarbeitszeit im Büro und den anderen Teil zu Hause arbeiten.

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten zwei bis drei Tage im Büro und zwei bis drei Tage zu Hause. Manche Unternehmen haben eine 50-50-Regel etabliert; das heißt, in einem definierten Zeitraum (zum Beispiel ein Monat) kann der Beschäftigte die Hälfte der Arbeitszeit im Homeoffice sein.

Einige Unternehmen haben erkannt, dass sich durch Fully Remote (keine Präsenz im Unternehmen, kein fester Arbeitsplatz am Unternehmensstandort) Kosten sparen lassen. Außerdem kann dauerhaftes Homeoffice die Attraktivität als Arbeitgeber steigern und es macht beide Seiten standortunabhängig. Diese Unternehmen haben arbeitsvertraglich vereinbart, dass Mitarbeitende ausschließlich von zu Hause aus arbeiten.

Kann man Homeoffice steuerlich geltend machen?

Die aktuellen Regelungen finden Sie auf der entsprechenden Webseite der Bundesregierung: „Ab 2023 können bis zu 1.260 EUR als Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden. Damit sind künftig 210 statt 120 Homeoffice-Tage begünstigt.“

Neben der Erhöhung hat sich bei dieser Regelung ein wichtiges Detail verändert: Die Pauschale kann auch geltend gemacht werden, wenn kein häusliches Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Das war bis 2023 anders.

Was ist ein häusliches Arbeitszimmer?

Ein solcher Raum erfüllt folgende Bedingungen:

• Beim Arbeitszimmer muss es sich um einen separaten Raum (mit Tür) handeln.
• Die Einrichtung des Arbeitszimmers muss bürotypisch sein; mit Schreibtisch, Stuhl etc.
• Das betreffende Zimmer soll ausschließlich oder fast ausschließlich zum Arbeiten genutzt werden.

Trifft alles zu, handelt es sich aus steuerrechtlicher und arbeitsrechtlicher Sicht um ein häusliches Arbeitszimmer.

Was tun, wenn kein Homeoffice ermöglicht werden soll?

Aus Sicht des Arbeitgebers

Arbeitgeber sind arbeitsrechtlich nicht dazu verpflichtet, Homeoffice anzubieten. Bedenken Sie jedoch: Es handelt sich um eine einfache, kostengünstige und effektive Möglichkeit, Ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern.

Möchten Sie das Arbeiten von zu Hause nicht erlauben, weil Sie damit schlechte Erfahrungen gemacht haben? Haben Mitarbeitende – etwa während der Coronapandemie – bereits zu Hause gearbeitet und schlechtere Arbeitsergebnisse abgeliefert? Dann sollten Sie den Mitarbeitenden das Homeoffice-Verbot sachlich begründen.

Entweder alle Mitarbeitenden dürfen im Homeoffice arbeiten oder niemand. Ausnahme: Manche Stellen eignen sich aufgrund der Tätigkeit nicht für die Verlagerung ins Homeoffice, zum Beispiel im Bereich der Produktion. Erstellen Sie in diesem Fall einen Kriterienkatalog, an dem sich alle Personen im Unternehmen orientieren können. So sorgen Sie für Transparenz und Fairness.

Aus Sicht des Arbeitnehmers

Versuchen Sie, Ihren Vorgesetzten von den Vorzügen des heimischen Arbeitsplatzes zu überzeugen:

• Argumentieren Sie mit der Kostenersparnis für Ihren Arbeitgeber.
• Weisen Sie auf bessere Leistungen hin, wenn Sie zu Hause – anders als im Großraumbüro – in Ruhe arbeiten können.
• Kommunizieren Sie deutlich, dass sich die Homeoffice-Möglichkeit positiv auf Ihre Motivation und die Bindung zum Unternehmen auswirken wird.

In Zeiten des Fachkräftemangels sind das starke Argumente, wenn Ihr Arbeitnehmer Sie als geschätzten Mitarbeiter nicht an ein anderes Unternehmen verlieren möchte – nur weil der Konkurrent Homeoffice ermöglicht und man selbst nicht.