FlottenmanagementWartung und Pflege im Fuhrparkamangement

Vorbeugende Wartung und Pflege der Fahrzeugflotte im Unternehmen spart Geld und erhöht die Einsatzbereitschaft der Fahrzeuge. Dabei helfen insbesondere ein zentraler Ansprechpartner sowie die Auswertung von Fahrzeugdaten und eine exakte Terminplanung.

Mit regelmäßiger Wartung und Pflege im Fuhrparkamangement lassen sich Ausfallzeiten bei Maschinen und Produktionsanlagen vermeiden oder verkürzen und der Einsatz von Personal für Wartungstechnik effektiver gestalten. Diese Form des vorbeugenden Qualitätsmanagements wird für eine größere Fahrzeugflotte für Logistik oder Außendienst im Unternehmen ebenfalls schon länger praktiziert – oft aber wenig geplant und eher intuitiv betrieben.

Bedeutung von Wartung im Flottenmanagement

In der Luftfahrt hat sich seit Jahrzehnten ein System etabliert, das feste und standardisierte Wartungsarbeiten bei Erreichen bestimmter Meilensteine vorsieht. Bei Flugzeugen werden die Wartungsintervalle oft nach Flugstunden festgelegt. Beim Pkw oder Lkw hat sich dagegen bisher eine Mischung bewährt:

Manche Wartungsmaßnahmen werden nach einer vergangenen Anzahl an Monaten oder Quartalen durchgeführt.
Verschleißteile hingegen haben meist eine Kilometerleistung, nach deren Zurücklegen gründlich geprüft werden sollte, ob Handlungsbedarf besteht.

Herausforderungen für die Wartung und Pflege der Flotte

Erstaunlicherweise sind viele der dafür benötigten Daten vorhanden. Oft auch die Erfahrung einer teuren Reparatur (für Gelenkwellen oder Zahnriemen), die bei vorbeugender Wartung erheblich günstiger ausgefallen wäre.

Dabei bewegt sich der Betrieb der Fahrzeuge immer im Spannungsfeld aus:

Kosten
hoher Einsatzbereitschaft oder Fahrzeugverfügbarkeit
Erhalt der Fahrzeuge für einen späteren Wiederverkauf

Das Qualitätsmanagement mit Wartung und Pflege der Fahrzeugflotte ist für die Fahrer oftmals nicht direkt sichtbar. Das Auto fährt sich irgendwie unverändert, obwohl beispielsweise alle Verbrauchsflüssigkeiten wie Öl und Kühlwasser (für den Motor überlebenswichtig) oder Bremsflüssigkeit (für die Verkehrssicherheit unabdingbar) gerade erst mit zugelassenen, hochwertigen Produkten aufgefüllt worden sind.

Ziele zur Wartung und Prüfung von Geschäftsfahrzeugen

Insbesondere wenn gewerbliche Mitarbeitende aus dem Bereich Technik oder aus dem Außendienst Kunden besuchen, dann kann mangelhafte Wartung schnell zu hohen Kosten führen.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter mit seinem Fahrzeug liegenbleibt, muss der Pannendienst gerufen werden, es geht wertvolle Arbeitszeit und der Kunde ist verärgert, weil vielleicht sogar seine Produktion stillsteht und er auf diesen einen Mechaniker wartet. Noch höher sind die Kosten, wenn das Fahrzeug zu einer Werkstatt abgeschleppt werden muss, der Mitarbeiter einen Mietwagen benötigt und das Fahrzeug umladen muss.

Neben den direkt entstehenden Kosten lässt sich durch solche Ausfälle das Vertrauen bei Kunden verspielen, was erst langsam wieder zurückgewonnen werden muss. Die Ziele der Organisation der eigenen Fahrzeugflotte sollten deshalb sein:

Kostenbewusstsein zeigen: Eingangsrechnungen sollten zwar pünktlich bezahlt werden, deren Höhe aber immer hinterfragt oder verglichen werden.
Prozesse und Verfahren etablieren, die eine hohe Bereitschaft und einen angemessenen technischen Stand der Fahrzeugflotte garantieren.
Verderben oder Verschlechterung der transportierten Ladung durch perfekte Wartung der Kühlung vermeiden (im Lebensmittel-Transport).

Denn letztendlich sind die Fahrzeuge auch eine Visitenkarte für das Unternehmen und neben dem optischen Eindruck zählt auch die Zuverlässigkeit des Transports.

Zentralen Ansprechpartner für die Wartung der Fahrzeugflotte etablieren

Fast jeder Mittelständler kennt die Situation: Einige Mitarbeiter kümmern sich von selbst um Ihr Fahrzeug, weil es eben mehr als nur ein rollender Arbeitsplatz ist. Es gehört zu einem guten Arbeitsumfeld dazu. Andere denken sich: Wird ja alles im regelmäßigen Kundendienst gemacht.

Doch dies wäre falsch: Zu wenig Motoröl kann nicht nur zu leichteren Beeinträchtigungen des Motors führen, sondern zu einem kapitalen Motorschaden. Spätestens beim Verkauf würde sich beispielsweise bei einem Benziner anhand des Kompressionsdiagramms zeigen: Für dieses Fahrzeug ist ein kräftiger Preisabschlag fällig.

Der zentrale Ansprechpartner bringt gemeinsam mit den Fahrern die Fahrzeugflotte auf einen hohen Standard, was die Einsatzbereitschaft und auch den späteren Wert beim Verkauf als Gebrauchtwagen betrifft. Er sorgt zudem dafür, dass der technische Zustand aller Fahrzeuge in etwa gleich gut ist.

Der zentrale Ansprechpartner für die vorbeugende Wartung kann stattdessen anhand einiger weniger im Betrieb ohnehin anfallender Zahlen und Daten die Prozesse für die wichtigsten Arbeiten oder Kurzaufenthalte der Fahrzeuge in der Werkstatt standardisieren. Aus Tankkarten- oder Kraftstoffabrechnungen entnimmt er den Kilometerstand und kann so hochrechnen, wann spätestens der Fahrer das Öl selbst nachfüllen soll. Oder wann die Werkstatt mit einem Ölwechsel beauftragt wird.

Termine für Wartungsarbeiten planen

Offensichtlich für alle Betroffenen sind Termine für die fällige Hauptuntersuchung oder Abgasuntersuchung. Hier reichen die Einträge in einen Fristenkalender, wann denn die Fahrzeuge fällig sind. Aufgrund der hohen Kontrolldichte im fahrenden und ruhenden Verkehr ist dies auch eine Maßnahme, die viel Arbeitszeit und Bußgelder sparen kann.

Ähnliches gilt für die Frage, ab wann der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht zur Bereitstellung technisch sicherer Geräte noch intensiver nachkommen soll. Bei bestimmten Kilometerständen sollte es Standard sein, Reifen auf die Profilhöhe zu prüfen. Der zentrale Ansprechpartner sammelt im Laufe der Zeit einen großen Erfahrungsschatz, was die notwendige Wartung angeht. Aber auch wo ein „Zu viel an Wartung“ zu hohe Kosten verursacht.

In 3 Schritten die Wartung der Fahrzeugflotte verbessern

Ein vorbeugendes Qualitätsmanagement für die Fahrzeugflotte beginnt mit einer gut organisierten Verarbeitung der Daten, die durch den Betrieb der Flotte anfallen. Weiterhin leisten folgende Maßnahmen einen Beitrag zur vorbeugenden Wartung der Fahrzeugflotte:

1. Mit Fahrerinnen und Fahrern sprechen

Regelmäßiges Anfragen bei den das Fahrzeug nutzenden Mitarbeitern, ob es Auffälligkeiten bei der Fahrzeugnutzung gibt. Dabei sollte der Grundsatz gelten: Lieber einmal zu viel etwas melden, als eine Reparatur zu lange verschieben und Folgeschäden riskieren. Dieses Feedback kann dadurch unterstützt werden, wenn etwa die Plastikhülle der Fahrzeugpapiere einen QR-Code bekommt, mit dem sich ein entsprechendes Formular zur Terminanfrage aufrufen lässt.

2. Alle Wartungsarbeiten und Termine in einem Logbuch erfassen

Betriebsorganisation und IT entwerfen eine Vorlage, die für jedes Fahrzeug einzeln und sauber getrennt die bisherigen wesentlichen Wartungsarbeiten, Besonderheiten und die nächsten Wartungstermine enthält. Im Zeitablauf entsteht dann ein wertvoller Erfahrungsschatz darüber, welcher Fahrzeugtyp oder welche ausführende Werkstatt hohe Wartungskosten verursachen. Damit lassen sich Empfehlungen für die zukünftige Fahrzeugbeschaffung entwickeln.

3. Verlässliche technische Experten nutzen

Rahmenverträge mit Kfz-Gutachtern können doppelt produktiv sein: Einerseits können Sie Schäden gut dokumentieren und eine Empfehlung für die maximal entstehenden Reparaturkosten abgeben. Andererseits zeigt der Einsatz des Kfz-Profis den Vertragspartnern, dass sich das Unternehmen um die Fahrzeuge kümmert. Was zu mehr Leistung und Rechnungsdisziplin bei den Lieferanten anspornen kann.