KennzahlenWas ist der Unterschied zwischen KPI und PI?
Kurz und knapp: KPI oder PI?
KPIs sind Schlüsselkennzahlen, die den Fortschritt in Bezug auf die strategischen Ziele eines Unternehmens messen, während PIs spezielle Leistungskennzahlen sind, die vorwiegend operative Prozesse bewerten. KPIs sind somit von übergeordneter Bedeutung und stärker auf den Unternehmenserfolg ausgerichtet, während PIs zur Kontrolle und Bewertung einzelner Prozesse verwendet werden.
Was bedeuten die Begriffe KPI und PI?
KPI steht für Key Performance Indicator und bezeichnet Kennzahlen, die besonders kritisch für den Erfolg einer Organisation sind. Man nennt diese Kennzahlen auch Schlüsselkennzahlen. KPIs werden verwendet, um zu messen, ob die besonders wichtigen Unternehmensziele erreicht werden. Sie sind vorwiegend für die Planung von Maßnahmen zur Zielerreichung wichtig.
PI oder Performance Indicator ist eine allgemeine Leistungskennzahl, welche den Erfolg und die Qualität in einem durchführenden Bereich oder für einen bestimmten Prozess misst. Sie werden auch Prozessindikatoren und (seltener) Prozesskennzahlen genannt. Mit diesen Kennzahlen wird eine bestimmte Leistung überwacht und kontrolliert, um bei Abweichungen steuernd einzugreifen.
Sind KPIs oder PIs wichtiger?
KPIs haben einen hohen Stellenwert, da sie die Faktoren identifizieren, die den Erfolg des Unternehmens insgesamt beeinflussen.
PIs sind weniger kritisch und können sich auf alle möglichen Aspekte einer Prozessleistung beziehen. Sie spielen eine untergeordnete Rolle bei der Bewertung des Gesamterfolgs.
In großen Unternehmen sind KPIs oft mit der Gesamtstrategie und der langfristigen Planung verbunden, während PIs in den einzelnen Abteilungen oder Einheiten verwendet werden, um tägliche Abläufe zu überwachen. In kleinen Unternehmen überschneiden sich KPIs und PIs häufig, da strategische und operative Ziele näher beieinander liegen.
Welcher Zusammenhang besteht zwischen KPIs und PIs?
KPIs und PIs stehen oft in einem wechselseitigen Verhältnis. Ein erfolgreiches Management von PIs auf operativer Ebene kann zu einer besseren Leistung bei KPIs führen. Beispielsweise könnte eine Verkürzung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit (PI) zu einer höheren Kundenzufriedenheit (KPI) führen.
Beispiele für KPIs
Typische KPIs sind die Umsatzwachstumsrate, die Kundenzufriedenheit oder die Rentabilität eines Unternehmens, da diese Zahlen für das Erreichen der langfristigen Ziele entscheidend sind.
Weitere Beispiele für KPIs sind:
- Gewinnmarge (Verhältnis von Gewinn zu Umsatz)
- Kundenbindung (Prozentsatz der Kundinnen und Kunden, die wiederkehren)
- durchschnittlicher Auftragswert
- Kosten pro Akquisition (CPA): Kosten, um einen neuen Kunden zu gewinnen
- Return on Investment (ROI): Verhältnis von Gewinn zu investiertem Kapital
KPIs beziehen sich zunächst auf das gesamte Unternehmen und dessen strategischen Ziele. Sie können dann heruntergebrochen werden auf einzelne Geschäftseinheiten, Fachbereiche oder Abteilungen. Wichtig ist, dass deren KPIs einen direkten Bezug zu den Unternehmenszielen haben.
Beispiel: Der Unternehmens-KPI „Kundenbindung“ bedeutet für den Fachbereich Produktion, dass es möglichst wenig Kundenreklamationen gibt. Der Produktions-KPI wäre dann „Anzahl Kundenreklamationen“.
Beispiele für PIs
Ein beispielhafter PI ist die Anzahl der abgeschlossenen Verkaufsanrufe pro Tag oder die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Supportanfragen. Diese Kennzahlen liefern wichtige Informationen zur Wirtschaftlichkeit oder zur Prozessqualität, sagen aber nicht direkt etwas über die Erreichung der strategischen Unternehmensziele aus.
Weitere Beispiele für PIs sind:
- Anzahl der Verkäufe
- Lieferzeit
- Produktionsmenge
- Website-Traffic
Woher kommen die Daten zur Berechnung?
Um KPIs und PIs sinnvoll zu berechnen, benötigen Sie korrekte, relevante und vollständige Daten. Oft werden die folgenden Datenquellen verwendet:
Interne Datenquellen
ERP-Systeme bieten eine zentrale Datenbank für Geschäftsprozesse (zum Beispiel: Finanzen, Einkauf, Produktion). Diese Systeme enthalten oft viele relevante Daten für KPIs wie Umsatz, Kosten, Produktionszahlen usw.
Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) liefern Daten zu Kundinnen und Kunden sowie Verkäufen, die für KPIs wie Kundenakquisition, Umsatzwachstum oder Customer Lifetime Value (CLV) genutzt werden.
Personalmanagementsysteme enthalten Daten über Mitarbeitende, deren Leistung, Fluktuationsrate und andere Kennzahlen aus dem Bereich Personalwesen.
Finanzabteilungen nutzen Buchhaltungssysteme für KPIs wie Gewinnmarge, Umsatzkosten, EBITDA und Liquidität.
Produktionssysteme und Maschinen erfassen oft direkt Produktionsdaten, Ausfallzeiten und Effizienzwerte, die für betriebliche KPIs und PIs genutzt werden.
Externe Datenquellen
Sie können Daten aus Marktforschungsberichten und Branchenreports externer Anbieter wie Gartner, Statista oder McKinsey beziehen, um Ihre KPIs mit Branchenbenchmarks zu vergleichen.
Für Kennzahlen, die auf makroökonomischen Faktoren beruhen, können Daten von staatlichen Stellen (zum Beispiel: Statistisches Bundesamt), Zentralbanken oder internationalen Organisationen wie der OECD oder der Weltbank relevant sein.
Externe Kundenzufriedenheitsumfragen von Dienstleistern oder Tools zur Ermittlung des Net Promoter Scores (NPS) liefern wertvolle Daten zur Kundenzufriedenheit und Markenloyalität.
Manuelle Erhebung
Oftmals müssen für bestimmte KPIs und PIs Daten direkt im Unternehmen erhoben werden, zum Beispiel durch Audits, Zeitstudien oder manuelle Prozessüberwachung.
Kunden- oder Mitarbeiterumfragen können eine direkte Datenquelle für KPIs sein, insbesondere im Bereich Kundenzufriedenheit oder Mitarbeiterengagement.
Ziehen Sie in Erwägung, Daten aus verschiedenen Quellen zu kombinieren, um umfassende sowie aussagekräftige KPIs und PIs zu berechnen.
