ProjektmanagementWie Projektleiter Stress vermeiden

Viele Projektleiterinnen und Projektleiter sind Perfektionisten. Sie verlieren sich in Details. Das führt zu Stress während des Projekts. Welche Mechanismen verursachen Stress? Wie wird der Projekterfolg trotz des Drucks gesichert? Besonnene Projektleiter konzentrieren sich auf ihre Führungsrolle.

Wodurch ensteht Stress bei der Projektleitung?

Immer wieder geraten Projektleiter in eine Projektkrise. Schuld daran ist häufig ihr Perfektionismus: Vor lauter Arbeit an den Details einzelner Arbeitspakete haben sie die Prioritäten ihres Projekts aus den Augen verloren und treiben Unwichtiges zur Perfektion.

Ihr Hang zum Perfektionismus hindert sie auch daran, Aufgaben zu delegieren. Vieles von dem, was andere übernehmen könnten, erledigen sie selbst. So sitzen sie fast täglich bis spät abends bei der Arbeit. Dennoch bleibt Wichtiges unerledigt.

Wie Projektleiter bei Stress im Projektalltag reagieren

Im Projektalltag versuchen viele Projektleiter, schwierige Situationen mit vertrauten Reaktionsmustern in den Griff zu bekommen – unabhängig davon, ob das verinnerlichte Verhaltensmuster in der konkreten Situation tatsächlich hilft. Diese Reaktionsmuster sind so sehr verinnerlicht, dass sie quasi automatisch „anspringen“.

Einer dieser inneren Antreiber lautet: „Sei perfekt!“ Wer ihn verinnerlicht hat, schaltet schnell auf Perfektion. Deshalb versäumt es der Projektleiter, überlegt zu handeln und bewusst zu entscheiden, ob er eine Aufgabe jetzt wirklich perfekt ausführen sollte.

Der Antreiber „Sei perfekt!“ verlangt Vollkommenheit, fordert eine andauernde Übererreichung der Projektziele. Dem gilt es entgegenzuwirken – das heißt: manche Dinge nur „gut“ oder „ausreichend“ erledigen, auch einfach mal Fünfe gerade sein lassen!

Das Konzept der inneren Antreiber

„Innere Antreiber“ sind Denk- und Verhaltensmuster, die uns prägen. Sie lauten: Sei perfekt! Streng Dich an! Sei stark! Beeil Dich! Sei gefällig!

Wenn Ihnen diese Aufforderungen nur allzu bekannt vorkommen, ist das kein Wunder. Die genannten fünf inneren Antreiber sind Botschaften und Glaubenssätze, die uns in früher Kindheit eingeschärft wurden. Heute, viele Jahre später, wirken sie noch immer auf unsere Wahrnehmung, unser Denken, unsere Entscheidungen. Damit beeinflussen sie natürlich auch unseren Lebens- und Arbeitsstil. Meist positiv. In Belastungssituationen können sich die inneren Antreiber aber auch als Schwächen erweisen.

Stärken und Schwächen von Perfektionismus bei Projektleitern

Perfektionismus ist nicht per se schlecht. Wer sowohl die Vorteile als auch die Nachteile kennt, kann sich selbst besser reflektieren und kontrollieren.

Vorteile:

arbeitet sorgfältig und genau
vermeidet Fehler
arbeitet vorausschauend
hohe Planungskompetenz

Nachteile:

Angst vor Fehlern
Detailversessenheit
Übererfüllung von Zielen
Hang zur Pedanterie

Wie sich der innere Antreiber „Sei perfekt“ auswirkt

Der Antreiber „Sei perfekt“ verlangt Vollkommenheit in allem, was wir tun. Er ist ein permanenter Aufruf zu übermäßiger Detailverliebtheit und hindert uns deshalb daran, eine Aufgabe auch einmal nur „quick & dirty“ zu erledigen. Der Antreiber „Sei perfekt“ lässt einen Fehler als Katastrophe erscheinen, also versuchen wir mit allen Mitteln, Fehler unbedingt zu vermeiden.

Natürlich hat der Antreiber auch seine positive Seite: Er hilft uns, Projektaufgaben sorgfältig und genau zu erledigen und dadurch gute oder sogar außergewöhnliche Leistungen zu erzielen. Nur geschieht das nicht aufgrund einer freien und bewussten Entscheidung, eine Aufgabe perfekt auszuführen – sondern getrieben vom inneren Zwang, immer noch besser werden zu müssen.

Wie die Perfektionismus-Falle beim Projektmanagement zu Stress führt

Dumm nur: Ausgerechnet in Stresssituationen neigen wir dazu, unseren inneren Antreibern die Regie zu überlassen. Mit Blick auf den Antreiber „Sei perfekt“ heißt das: Ein Projektleiter will in seinem Projekt immer alles sehr gründlich machen; er neigt dazu, die Projektziele überzuerfüllen. Ohne Rücksicht auf Kosten und Aufwand wird das Projekt der Perfektion geopfert.

Ein von Perfektion getriebener Projektleiter konzentriert sich viel zu sehr auf Details. Bevor er eine Entscheidung trifft, sammelt er akribisch alle Hintergrundinformationen und Einzelheiten.

Mit der Zeit verengt sich sein Blick auf das, was zur Perfektion noch fehlt – anstatt zu sehen, was er mit seinem Team bereits geleistet und gut erledigt hat. Die Sicht durch diese „Negativ-Brille“ kann dazu führen, dass positives und erfolgreiches Handeln im Projektalltag einfach vorausgesetzt wird.

Die negativen Auswirkungen der Projektfalle Perfektion

In Stress- und Belastungssituationen fällt der Hang zur Perfektion besonders negativ auf. Das hat oft zur Folge, dass sich die betreffenden Projektleiter als Mensch und in ihrer Rolle nicht mehr geschätzt fühlen. Deshalb entwickeln sie Strategien, um diesem „Nicht-Okay-Gefühl“ zu entrinnen.

Dabei folgen sie häufig einer fatalen Idee: „Ich bin wieder okay, wenn ich perfekte Ergebnisse abliefere.“ Fast zwanghaft wollen sie jetzt erst recht alles perfekt machen! Diese Projektleiter überlassen erneut ihrem Antreiber „Sei perfekt“ das Feld. Auf diese Weise wird jedoch ihr Unwohlsein nicht weggehen, ganz im Gegenteil: Der Zwang, jetzt alles noch besser machen zu wollen, verschlimmert die Lage im Projekt.

Gerade in einer Stress-Situation, wenn ein Projekt in Schieflage zu geraten droht, wirkt das Streben nach perfekten Ergebnissen völlig kontraproduktiv – und mit den Misserfolgen in der Projektarbeit verstärkt sich auch das Nicht-Okay-Gefühl.

Wie Sie den inneren Antreiber neutralisieren

Sie erkennen sich wieder? Dann lohnt es sich, den Antreiber „Sei perfekt“ endlich in den Griff zu bekommen. Niemand sollte sich seinen Antreibern für immer ausliefern. Zu jedem Antreiber gibt es einen inneren Gegenspieler, einen „Erlauber“, dessen Position es zu stärken gilt.

Seine Stimme existiert genauso wie die des Antreibers. Nur ist seine Stimme gerade in schwierigen Projektsituationen leider oft zu leise und wird vom Antreiber übertönt. Ihre Aufgabe besteht also darin, Ihrem Erlauber im Projektalltag wieder mehr Gehör zu verschaffen.

Tipps zur Stressvermeidung als Projektleiter

Ein gewisser Perfektionismus ist auch eine Gabe – am Ende geht es aber um die angemessene Dosis. Lassen Sie ruhig auch mal Fünfe gerade sein!

Machen Sie sich bewusst, dass Ihr Umfeld vermutlich nicht so hohe Anforderungen an Sie und Ihre Projektergebnisse stellt, wie Sie es vielleicht selbst tun.

Hören Sie auf, sich überzogene Selbstvorwürfe zu machen, wenn im Projekt etwas nicht so funktioniert hat, wie Sie es geplant hatten.

Denken Sie daran – niemand kann perfekt sein. Fürchten Sie sich nicht vor Fehlern. Überprüfen Sie stattdessen bei Ihrer Arbeit das Verhältnis von Aufwand und Nutzen.

Stecken Sie Ihre Ziele nicht zu hoch. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen präzises Arbeiten oder höchste Qualität nicht unbedingt erforderlich sind.

Beginnen Sie, Ihrem Antreiber eine neue Botschaft entgegenzuhalten, die da lautet: „Ich darf auch mit 80 Prozent zufrieden sein.“ Gut ist schließlich gut genug.