Wie Sie mit Online-Unterschriften Arbeitsprozesse effizienter gestalten

Die Arbeitswelt ist heute bereits zu weiten Teilen digital gestaltet. Der Faktor Effizienz ist mehr denn je gefragt. Die Arbeitsprozesse werden immer stärker optimiert, um dadurch sowohl Zeit als auch Ressourcen zu sparen. Kompromisse bei der Qualität und der Genauigkeit müssen dabei dank innovativer, digitaler Tools nicht mehr in Kauf genommen werden.

Ein Bereich, der in diesem Zusammenhang jedoch noch immer oft unterschätzt wird, stellt die Unterschrift dar: Von Verträgen über Genehmigungen bis hin zu internen Freigaben ist sie ein unverzichtbares Element in vielen Geschäftsprozessen. Mit der Einführung von Online-Unterschriften wird der gesamte Ablauf nicht nur wesentlich vereinfacht, sondern auch beschleunigt.

Aber was genau macht digitale Signaturen so wertvoll und wie können Unternehmen diese Innovation sinnvoll in ihren Alltag integrieren?

Warum Online-Unterschriften einen großen Unterschied machen

Traditionelle Unterschriftenprozesse fallen häufig sehr zeitintensiv aus und können den gesamten Workflow dadurch unnötig verlangsamen. Die entsprechenden Dokumente müssen gedruckt, manuell unterschrieben, gescannt und an die Empfänger zurückgeschickt werden – ein Verfahren, das nicht nur umständlich, sondern auch sehr fehleranfällig ist.

Online-Unterschriften machen diese Schritte heute jedoch obsolet. Sie ermöglichen es, Dokumente in Echtzeit zu unterzeichnen. Auf diese Weise werden große Mengen an Papier eingespart, und es lässt sich zudem auf den aufwendigen Versandprozess verzichten.

Laut dem Anbieter Docusign können durch den Einsatz digitaler Signaturen die Durchlaufzeiten von Verträgen und Formularen um bis zu 80 Prozent reduziert werden. Dies bietet eine erhebliche Entlastung für alle Unternehmen, die tagtäglich zahlreiche Dokumente verwalten müssen.

So erstellen Sie eine online Unterschrift und steigern die Flexibilität

Das Erstellen von Unterschriften online bietet sowohl den Mitarbeitenden als auch den Kunden eine effiziente Möglichkeit, Dokumente jederzeit und überall rechtsgültig zu unterzeichnen. Die hohe Flexibilität, die dadurch entsteht, ist besonders vorteilhaft, wenn es um Abteilungen geht, die standortübergreifend arbeiten, oder externe Partner eingebunden sind.

Der Zugang zu einer zentralen Plattform wie Docusign, auf der sich die digitalen Unterschriften mühelos und rechtssicher erstellen lassen, bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich und erhöht gleichzeitig die Transparenz. Jede Unterschrift wird digital erfasst, dokumentiert und archiviert – das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern sorgt auch für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.

Ein zusätzlicher Vorteil: Alle Beteiligten haben stets Zugriff auf die aktuellste Version des jeweiligen Dokuments.

Sicherheitsaspekte und rechtliche Rahmenbedingungen

Ein häufiges Argument gegen die Online-Unterschrift ist auch heute noch die Sorge um die Sicherheit und die Rechtsgültigkeit.

Tatsächlich sind digitale Unterschriften jedoch ebenso sicher − wenn nicht sogar sicherer − als herkömmliche Unterschriften. Anbieter wie Docusign bieten umfassende Sicherheitsmaßnahmen, darunter fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien und die Möglichkeit, den gesamten Unterschriftsprozess detailliert zu protokollieren. Diese Funktionen schützen nicht sensible Informationen umfassend und stärken gleichzeitig auch die Authentizität und Integrität jedes Dokuments.

Digitale Signaturen sind heute darüber hinaus gesetzlich anerkannt und erfüllen die Anforderungen der EU-Verordnung eIDAS. Dies qualifiziert sie für den Einsatz in den unterschiedlichsten Geschäftsfeldern.

So optimieren Online-Unterschriften den Workflow in Unternehmen

Die Implementierung von Online-Unterschriften in den täglichen Workflow bringt noch einige weitere Vorteile, die über die bloße Zeitersparnis hinausgehen.

Mit einer digitalen Signaturplattform kann der gesamte Unterschriftsprozess strukturiert und zentralisiert werden. Unternehmen berichten dadurch unter anderem von einer verbesserten Zusammenarbeit und einem klareren Überblick über ihre Dokumentenverwaltung.

Die Möglichkeit, alle Unterschriftsprozesse auf nur einer Plattform zu bündeln, sorgt für eine vereinfachte Kommunikation und macht es leichter, den Status eines Dokuments jederzeit nachzuverfolgen. So wissen alle Teams genau, welche Schritte noch offen sind und können gezielt auf etwaige Verzögerungen reagieren.