MitarbeitergesprächeOne-on-One-Gespräche führen in 8 Schritten
Für regelmäßige One-on-One-Gespräche gibt es gute Argumente. Diese vier-Augen-Gespräche zeigen den Mitarbeitern, dass ihr Feedback, ihre Einschätzungen und Bedenken und ihre persönliche Weiterentwicklung im Unternehmen ernst genommen werden.
Bei persönlichen Treffen können Sie als Führungskraft Fragen stellen, die Körpersprache deuten und Antworten bemessen. All das, während Sie gleichzeitig eine persönliche Atmosphäre schaffen.
Die Meetings haben außerdem einen positiven Effekt auf die Produktivität. Sie können das Engagement der Mitarbeiter dauerhaft erhöhen und das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Team stärken.
Es folgt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie One-on-One-Gespräche vorbereiten, durchführen und abschließen.
Schritt 1: Zeit fest einplanen
Der erste Schritt für das Führen erfolgreicher One-on-One-Gespräche ist das Priorisieren. Auch wenn Ihr Terminkalender bereits gefüllt ist, sollten Sie genügend Zeit für regelmäßige Mitarbeitergespräche einplanen. Gegebenenfalls können Sie andere Aufgaben delegieren oder verschieben.
Einzelgespräche sollen Ihnen dabei helfen, mehr Zeit im Kalender zu bekommen. Durch solche Gespräche stellen Sie sicher, dass sich jeder Mitarbeiter auf die richtigen Aufgaben konzentriert und die eigene Produktivität erhöht.
Halten Sie vereinbarte Termine immer ein. Sie dürfen ein Gespräch keineswegs kurzfristig verschieben oder gar absagen. Pünktlichkeit ist ein Muss. Nur so fühlt sich der Gesprächspartner wertgeschätzt und spricht auch größere Probleme an.
Wie häufig sollen One-on-One-Gespräche stattfinden und wie lange soll ein Termin dauern? Zur Häufigkeit und Dauer gibt es unterschiedliche Meinungen. Die Dauer variiert meistens zwischen 15 Minuten und einer Stunde. Die Häufigkeit variiert meistens zwischen einmal wöchentlich und einmal im Quartal.
Passen Sie die Dauer und Frequenz auf Ihre Situation an. Das hängt auch davon ab, wie groß Ihr Team ist oder ob Sie remote arbeiten. Beziehen Sie außerdem Ihr Team ein, um Dauer und Frequenz zu bestimmen.
Schritt 2: Agenda entwickeln
Eine Agenda ist wichtig. Sie ermöglicht Ihnen und den Mitarbeitern, sich vorzubereiten. Beide Seiten haben es einfacher, wenn die Agenda über die Gespräche hinweg gleich bleibt. Mit einem Punkt auf der Agenda für offene Themen bleiben Sie dennoch flexibel.
Sie sollten die Agenda zusammen mit den Mitarbeitern entwickeln. Schließlich ist das Gespräch vorrangig für die Unterstützung Ihres Teams da und weniger für Sie selbst.
Eine Beispiel-Agenda für ein 30-minütiges Mitarbeitergespräch könnte so aussehen:
- Gesprächsbeginn (4 Minuten)
- Herausforderungen des Mitarbeiters (7 Minuten)
- Lösungserarbeitung des Mitarbeiters (8 Minuten)
- Weiterentwicklung des Mitarbeiters (5 Minuten)
- Offene Themen (5 Minuten)
- Gesprächsabschluss (1 Minute)
Während des Arbeitsalltags können Sie Ihre Mitarbeiter dazu motivieren, Themen auf die Agenda für das nächste One-on-One-Meeting zu setzen, wenn es aktuell an der nötigen Zeit fehlt.
Schritt 3: Erwartungshaltung einnehmen
Für ein optimales Mitarbeitergespräch sollten Sie sich vor dem Meeting die Zeit nehmen, die richtige Erwartungshaltung für das anstehende Meeting einzunehmen. Machen Sie sich nochmals bewusst, was Sie mit dem Gespräch erreichen möchten.
Außerdem sollten Sie eine generelle Erwartungshaltung an den Mitarbeiter haben: Wie würde die Spitzenleistung für die ideale Person in dieser Rolle aussehen? Welche Arbeit muss getan werden, um vom aktuellen Stand zum Ideal zu kommen? Das hilft Ihnen, mit einer genauen Vorstellung in das Gespräch zu gehen und das Meeting zielgerichtet zu führen.
Eine konkrete Erwartung hilft Ihnen außerdem, zielgerichteter mit den Informationen umzugehen, die Sie von Ihren Mitarbeitern bekommen. Sie wollen schließlich Problemlösungen erzielen, sodass der Mitarbeiter die Spitzenleistung erbringen kann. Dafür müssen wissen, wie die Spitzenleistung aussehen kann.
Schritt 4: Präsent sein
Während des Gesprächs müssen Sie konzentriert und fokussiert sein. Es ist wichtig, dass Sie nicht nur körperlich, sondern auch geistig im Gespräch anwesend sind. Das Gespräch darf keineswegs zur lästigen Pflicht werden.
Dafür hilft es, vor dem Meeting einen Moment der Achtsamkeit zu nehmen und sich als Führungskraft bewusst zu machen: „Ich bin hier, um einen Unterschied im Leben dieser Person zu machen.“
Diese simple Technik wird die Qualität des Gesprächs und die Zufriedenheit Ihres Gesprächspartners deutlich erhöhen. Um die Aufmerksamkeit nicht zu stören, sollten Sie Smartphones, E-Mail-Programme und alles, was Sie sonst ablenken könnte, stumm schalten. Ansonsten können die Störungen das Meeting für den Mitarbeiter schnell zu einer negativen Erfahrung machen.
Konzentrieren Sie sich darauf, was der Mitarbeiter sagt und hören Sie beim Gespräch aktiv zu. Dazu gehört die uneingeschränkte Aufmerksamkeit, eine offene Körpersprache, den Mitarbeiter nicht zu unterbrechen und aufrichtiges Interesse an dem, was der Mitarbeiter sagt.
Schritt 5: Gespräch positiv beginnen
Beginnen Sie das One-on-One-Gespräch stets mit etwas Positivem. So vermeiden Sie, dass der Mitarbeiter gleich zu Beginn in die Defensive gerät, aus der er nur schwer wieder herauskommt. Durch einen positiven Start in das Meeting erzeugen Sie positive Energie. Lassen Sie sich von den jüngsten Erfolgen berichten, loben Sie eine Charaktereigenschaft, die positiv zum Vorschein kam oder erwähnen Sie eine gemeinsame Errungenschaft.
Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Ich weiß, dass Sie hart an Ihrem Projekt gearbeitet haben, und es macht den Eindruck, dass es sehr gut läuft. Darüber freue ich mich sehr.“
Schritt 6: Probleme lösen
Das One-on-One-Gespräch ist hauptsächlich für den Mitarbeiter da. Ein wichtiger Bestandteil des Gesprächs ist daher, dass Sie aktiv zuhören und Probleme lösen.
Nachdem Sie das Gespräch mit einem positiven Aspekt gestartet haben, geht es im nächsten Schritt darum, als Führungskraft der lernende Teil des Gesprächs zu sein. Das bedeutet herauszufinden, was aktuelle Herausforderungen Ihres Mitarbeiters sind. Dazu gehören fachliche Herausforderungen und zwischenmenschliche.
Diesen Punkt können Sie durch Delegation weiter optimieren. Bitten Sie den Mitarbeiter darum, Problemlösungen für Herausforderungen im Vorfeld zu erarbeiten und im Meeting zu präsentieren. Das gibt dem Treffen mehr Wichtigkeit und Sie drücken Wertschätzung für den Mitarbeiter aus.
Schritt 7: Mitarbeiterentwicklung forcieren
Eine weitere wichtige Komponente für ein erfolgreiches One-on-One-Meeting ist die stetige Mitarbeiterentwicklung. Dabei bezieht sich die Mitarbeiterentwicklung auf die kurzfristige sowie langfristige Zielerreichung des Teams. Vor allem die langfristige Karriereentwicklung und die persönliche Entfaltung des Mitarbeiters werden von vielen Führungskräften häufig vernachlässigt.
Fachlich sollten Sie gemeinsam Handlungspunkte definieren, die dem Mitarbeiter dabei helfen, die gesetzten Ziele zu erreichen. Sowohl Soft Skills als auch Hard Skills können weiterentwickelt werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um das Erlernen einer neuen Softwareanwendung handeln oder um die Entwicklung der Präsentationsfähigkeiten.
Um Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen zu binden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Karriereziele erreichen können und sich persönlich entfalten können. Einzelgespräche können dafür eine gute Gelegenheit sein, dass sich Mitarbeiter genaue Gedanken über ihre Karriere und ihr Leben machen und das mit Ihnen besprechen.
Wichtig ist, dass Sie diesen Schritt vorher kommunizieren. Denn Karrierepläne und persönliche Entfaltung erfordern Reflexion und Nachdenken.
Schritt 8: Dankbarkeit ausdrücken
Schließen Sie das Meeting so ab wie Sie es begonnen haben: mit etwas Positivem. Sie müssen keine Rede halten, die sich nicht authentisch anfühlt, und nichts sagen, was Sie nicht auch ehrlich meinen.
Ein simples „Danke für Ihr Engagement. Ich weiß es sehr zu schätzen.“ kann bereits ausreichen. Vergessen Sie nicht, dass Bestätigung anderen Menschen viel bedeutet.
