PräsentationZahlen wirkungsvoll präsentieren

Wie präsentieren Sie abstrakte Zahlen anschaulich und verständlich in Vorträgen? Auf welche Weise können Sie die gewünschte Wirkung beim Publikum erzielen? Und wie nutzen Sie Vergleichswerte geschickt? Fünf essenzielle Tipps mit Beispielen für Ihre nächste Präsentation.

Zahlen in der Präsentation sollen Sachverhalte verdeutlichen und Argumente untermauern. Doch oft verpufft ihre Wirkung. Die folgenden Tipps helfen, Zahlen für das Publikum greifbar, anschaulich und eindrucksvoll zu verpacken.

1. Nur die wichtigen Zahlen präsentieren

Überlegen Sie sich vor Ihrer Präsentation genau, welche Botschaft Sie vermitteln möchten. Zeigen Sie im Vortrag nur die Kennzahlen, die dieses Ziel tatsächlich unterstützen. Alle anderen lassen Sie weg.

Angenommen, Sie wollen sich bei der Belegschaft im Rahmen einer Mitarbeiterversammlung für die gute Umsatzentwicklung bedanken. Bei solchen Präsentationen werden immer wieder viele Balkendiagramme verwendet, die neben den Ultimo-Zahlen auch über Quartalsergebnisse, Beiträge der einzelnen Produktgruppen und Vertriebsbereiche sowie prozentuale und absolute Veränderungen informieren.

Diese Daten sind unbestritten nützlich und wertvoll für ein vernünftiges Controlling. Für den geplanten Anlass aber reicht es völlig aus, die Abschlusszahlen der letzten fünf Jahre vorzustellen. Fünf Zahlen – pro Jahr eine einzige – das ist kurz und knackig. So lenken Sie den Blick auf das Wesentliche und reduzieren das Risiko, dass sich die Zuhörer in der Zahlenflut verlieren.

2. Vergleichswerte nutzen

Im Vortrag nennen Sie eine Zahl dann, wenn Sie Ihnen wichtig ist:

„Durch das neue Service-Center konnte die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden auf einen Tag verkürzt werden.“

Oder:

„Bei der Messe haben wir 50 neue Kunden gewonnen.“

Doch das Gefühl, das Sie als Vortragender für eine Zahl haben, überträgt sich nicht automatisch auf Ihr Gegenüber. Ihr Publikum weiß wahrscheinlich nicht, wie es die genannten Zahlen bewerten soll. Ist ein Tag für die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden kurz oder lang? Sind 50 Neukunden nach einem Messeauftritt viel oder wenig?

Stellen Sie sicher, dass Ihr Publikum die präsentierten Zahlen so groß oder klein empfindet, wie Sie sich das wünschen. Die Lösung: Nennen Sie eine Vergleichszahl. Das Verhältnis von zwei Werten können wir uns bildlich vorstellen:

Welcher Wert liegt niedriger, welcher höher?
Liegen die beiden Zahlen dicht beieinander oder weit auseinander?

Beispiele: Vergleichswerte in der Präsentation nutzen

„Die Bearbeitungsdauer von Kundenbeschwerden beträgt in unserer Branche im Schnitt drei Tage. Mit dem neuen Service-Center konnten wir die Bearbeitungsdauer deutlich reduzieren – auf einen Tag.“

„Bei der Messe wollten wir 100 neue Kunden gewinnen. Es wurden nur 50.“

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie einen Vergleichswert finden. Vergleichen Sie die Zahl mit der Vorjahreszahl oder mit dem Wert eines Wettbewerbers, mit der Zielvorgabe, dem vorher erwarteten Wert oder mit dem Durchschnittswert in der Branche.

3. Entwicklung der Zahlen nachzeichnen

Wenn Sie im Vortrag Kennzahlen und Werte besonders hervorheben möchten, nennen Sie nicht gleich die aktuelle Zahl. Beginnen Sie mit einem Ausgangswert und zeigen Sie die Entwicklung der Zahl. Sie arbeiten sich gemeinsam mit dem Publikum bis zur aktuellen Zahl vor. Das wirkt wie eine kleine Geschichte und sichert Ihnen die Aufmerksamkeit der Zuhörer.

Die Wirkung können sie noch verstärken, wenn Sie die Zahlen nicht nur nennen, sondern parallel zum Sprechen groß auf ein Flipchart schreiben.

Beispiel: Entwicklung der Zahlen im Vortrag nachzeichnen

„Für das laufende Quartal hatten wir ein Umsatzwachstum von 75.000 EUR zum Ziel.“

Dabei schreiben Sie die Zahl auf das Flipchart, bevor Sie die Zahl aussprechen. Dann streichen Sie die Zahl schwungvoll mit einem roten Stift durch.

„Vergessen Sie das! Durch die Präsenz auf der Messe konnten wir unseren Umsatz deutlich steigern …“

Drei Sekunden Pause. Jetzt schreiben Sie das Ergebnis sehr langsam auf das Flipchart, bevor Sie es verkünden:

„… auf 140.000 EUR!“

4. Zahlen für Vorträge runden

Zahlen müssen eingängig sein. Im Vortrag erreichen Sie das zum einen durch Runden: Anstelle von 98.873 EUR sprechen Sie von „knapp Hunderttausend“ – solange Sie kein Forschungsergebnis präsentieren, bei dem es auf die dritte Stelle nach dem Komma ankommt.

Das Publikum kann Ihre Informationen so schneller verarbeiten und Ihnen einfacher folgen.

Zum anderen erleichtern Sie das Zuhören, wenn Sie Zahlen auf kleinere Einheiten herunterbrechen und Ihre Aussagen damit greifbarer machen. Nehmen wir an, Sie möchten ein Plädoyer für eine gesündere Ernährung halten, dann könnten Sie Ihr Publikum mit folgender Aussage konfrontieren:

„Pro Jahr konsumiert jeder Deutsche im Durchschnitt ungefähr 60 Kilogramm Fleisch. Das ist eindeutig zu viel!“

Das ist eine klare Aussage und völlig korrekt. Die Zuhörerschaft wird es allerdings in folgender Form besser nachvollziehen können:

„Die Deutsche Gesellschaft für Ernährung empfiehlt, pro Woche höchstens 300 bis 600 Gramm Fleisch zu essen. Tatsächlich konsumiert jeder Deutsche im Durchschnitt über ein Kilogramm pro Woche. Das ist eindeutig zu viel!“

So kann jeder Einzelne direkt erkennen, ob das auch auf ihn zutrifft. Was auf eine Woche bezogen noch relativ leicht nachvollziehbar ist, ist auf Jahressicht ein doch eher hoffnungsloses Unterfangen. An dieser Stelle wirkt gleichzeitig die Technik des Vergleichswertes.

5. Zahlen auf anschauliche Größen umrechnen

Immer wieder gibt es Zahlen, die alle vertrauten Dimensionen sprengen und damit für die meisten Menschen nicht mehr greifbar sind. Beispiel:

„Rund 2.621 Milliarden EUR parken die privaten Haushalte in niedrig verzinste Sicht-, Termin- und Spareinlagen sowie Bargeld. Das sind rund 40 Prozent des Geldvermögens.“

Diese Zahl mit neun Nullen stellt eine abstrakte Information dar, die im Gehirn keine Bilder entstehen lässt. Daran ändert auch der Zusatz nichts, dass es sich bei der genannten Summe um 40 Prozent des Geldvermögens handelt.

Solange wir uns aber bei einer Information nichts Konkretes vorstellen können, wird sie auch keine Gefühle auslösen – und somit ohne Wirkung bleiben. Erwecken Sie also jedes noch so abstrakte Zahlenmonster zum Leben, indem Sie Ihrer Zuhörerschaft direkt ein passendes Bild anbieten.

Beispiel: Zahlen in der Präsentation veranschaulichen

„Rund 2.621 Milliarden EUR parken die privaten Haushalte in sehr niedrig verzinsten Sicht-, Termin- und Spareinlagen sowie Bargeld. Das bedeutet umgerechnet, dass derzeit jeder der rund 80 Millionen Deutschen einen neuen VW Golf mit solider Ausstattung ungenutzt vor seiner Tür parkt.“

Bei der Suche nach dem passenden Bild sind Ihrer Fantasie keine Grenzen gesetzt. Denken Sie zum Beispiel an Einwohnerzahlen und Flächen von Städten oder Ländern, Entfernungen auf der Autobahn, Türme, Berge, Schwimmbecken, Badewannen oder Fußballfelder.

Je weiter das gewählte Bild inhaltlich von Ihrer eigenen Botschaft entfernt ist, desto besser. Eine solche Vorgehensweise macht Ihren Vortrag kurzweilig und die Zuhörer freuen sich über Beispiele aus dem „normalen“ Leben.