PräsentationZahlen präsentieren – Tipps und Beispiele
Zahlen präsentieren: Dieser Einstieg ist unpassend
Wer Zahlen präsentiert, verliert das Publikum oft schon mit dem ersten Satz. Der lautet häufig so oder so ähnlich: „Meine lieben Kolleginnen und Kollegen, im Anschluss stelle ich Ihnen unser Jahresergebnis vor und die Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr.“
Das ist eine präzise Beschreibung dessen, was kommt. Als Einstieg ist eine solche Beschreibung aber ungeeignet. Warum?
Die ersten Sätze einer Präsentation sollen die Neugier des Publikums wecken und die Frage beantworten, die sich alle Zuhörenden stellen: „Lohnt es sich, zuzuhören?“ Spätestens, wenn nach diesen Worten die erste Tabelle an die Wand geworfen wird, wird die Frage von vielen mit „Nein“ beantwortet.
Tipp 1: Beim Einstieg Spannung erzeugen
Wie schaffen Sie es, mit trockenen Zahlen Neugier zu wecken? Ein starker Einstieg gibt Ihrem Publikum Rätsel auf. Er macht Ihr Publikum neugierig. Zeigen Sie mit Ihren ersten Sätzen, welche Wissenslücken die Zuhörenden haben, von denen sie bis dato noch nichts wussten. Alle wollen dann die Lösung wissen – und schon haben Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörerschaft.
Beispiel für den Einstieg
Die Controllerin der Gartenbaufirma Baumwurzelbewegung nutzt einen solchen Einstieg und beginnt ihre Präsentation so: „Liebe Kolleginnen und Kollegen, bei der Analyse des Jahresergebnisses ist uns eine in dieser Höhe unerwartete und beunruhigend stark gestiegene Kostenposition aufgefallen, die bereits in den Vorjahren eine leichte Aufwärtstendenz aufwies. Was das für Auswirkungen auf unser Geschäft im kommenden Jahr hat und wie wir diese Kosten wieder in den Griff bekommen können, stelle ich Ihnen nun vor.“
Tipp 2: Zahlen anschaulich machen
Wenn Sie mit einem solchen Beispiel die Aufmerksamkeit Ihres Publikums geweckt haben, ist die erste Hürde genommen. Nun sollten Sie Ihre Inhalte verständlich und leicht merkbar präsentieren. Nur leider sind Zahlen abstrakt. Und der für abstraktes Denken zuständige Hirnbereich ist ziemlich klein. Viel größer ist der Bereich für visuelles Denken. Stellen Sie sich daher immer die Frage: Wie kann ich meine Zahlen sichtbar machen? Ein gutes Hilfsmittel sind Charts und Grafiken, um Zahlen leicht verständlich darzustellen. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten: Sie können auch Fotos einsetzen, um Ihre Aussage zu unterstreichen.
Beispiel: Zahlen anschaulich machen
Die Controllerin der Gartenbaufirma will ihre Kolleginnen und Kollegen für den stark veralteten Fuhrpark sensibilisieren, der die erheblich gestiegenen Reparaturkosten verursacht hat. Sie kann ein Chart zeigen mit der Entwicklung des durchschnittlichen Alters des Fuhrparks über die letzten zehn Jahre, das beständig steigt. Sie kann stattdessen auch ein Foto von einem völlig verrosteten, am Straßenrand liegen gebliebenen Kleintransporter zeigen, der vor Jahrzehnten in einer unwirtlichen Gegend seinem Schicksal überlassen wurde. Dieses Foto und damit ihre Aussage wird allen im Gedächtnis bleiben.
Tipp 3: Nutzen Sie Vergleiche und erzeugen Sie Bilder im Kopf
Für starke Bilder benötigen Sie nicht unbedingt Fotos. Sie können Bilder auch im Kopf entstehen lassen – denn die wirksamsten Bilder entstehen in der Fantasie des Betrachters. Lassen Sie Ihre Zahlen greifbar und lebendig werden, indem Sie sie in Bezug zu bekannten Größen setzen und Ihre Zahl mit einem bekannten Gegenstand vergleichen. Der höchste vermessene Baum der Welt war 132 Meter hoch. Hmm, ist schon hoch – aber wie hoch? Stellen Sie diesen Baum neben das Berliner Reichstagsgebäude mit der bekannten Glaskuppel: Das würde von diesem Baum um das Doppelte überragt. Haben Sie nun ein Bild vor Augen?
Beispiel: Zahlen vergleichen und Bilder im Kopf erzeugen
Das funktioniert auch bei abstrakteren Umsatzgrößen: Durch schlechten Service ist einer Brauerei ein wichtiger Kunde abgesprungen – was zu einem erwarteten Verkaufsrückgang von Zehntausend Litern Bier im kommenden Jahr führt. Wie können Sie daraus ein Bild machen? Stapeln Sie die Bierkisten. Zehntausend Liter Bier ergeben so einen 300 Meter hohen Stapel – das entspricht der Höhe des Eiffelturmes.
Tipp 4: Subjektivität von Vergleichen ausnutzen
Ein Vergleich ist immer subjektiv. Die Zahl selbst ist neutral, aber sobald Sie sie verständlich und greifbar machen, interpretieren Sie sie und bewerten sie damit. Sie vermitteln dem Publikum Ihre Sicht auf die Zahl, indem Sie mit dem Vergleich oder dem Bild sagen: Das ist (zu) viel. Oder das ist (eher) wenig.
Diese Bewertung können Sie mit der Auswahl Ihrer Vergleiche und Bilder bewusst verdeutlichen. Auch Zehntausend Liter Bier müssen nicht viel sei: Wenn Sie den Inhalt der Flaschen des Bierkistenturms in ein olympisches Schwimmbecken kippen, ist der Boden nur knapp einen Zentimeter hoch bedeckt. Diese Variante würde vielleicht der Vertriebsleiter wählen, um zu betonen, dass der Schaden leicht zu verkraften ist.
Tipp 5: Fakten mit Emotionen verknüpfen
Die Controllerin der Baumwurzelbewegung hat sich mit ihrem Foto des Rostautos sicher nicht bei allen beliebt gemacht. Eines ist ihr jedoch gelungen: Sie hat damit Emotionen hervorgerufen. Überraschung, Erheiterung – oder auch Empörung. Wenn Sie mutig sind, dürfen Sie auch mal provozieren. Denn Ereignisse oder Aussagen, die mit Emotionen verknüpft sind, bleiben stärker im Gedächtnis haften. Diesen Aspekt können Sie sich nicht nur mit Fotos zunutze machen, sondern vor allem, indem Sie Geschichten erzählen: Persönliche Ereignisse statt nackter Zahlen wirken deutlich stärker.
Auch die Controllerin aus dem Beispiel macht sich diesen Effekt zunutze, um die weiteren Konsequenzen des veralteten Fuhrparks drastisch zu schildern. Ihre Auswertung ergibt, dass fünf Prozent aller Aufträge abgesagt oder verschoben werden müssen, da Kleinlaster oder Bagger in der Werkstatt stehen anstatt bei den Kunden im Garten.
Tipp 6: Geschichten mit Emotionen bleiben im Gedächtnis
Eine Zahl hört sich nicht sonderlich beunruhigend an und ist nach der Präsentation meist vergessen. Die Brisanz der Situation wird deutlich, wenn sie stattdessen aus der Sicht eines Kunden geschildert wird. Zum Beispiel mit folgender Geschichte:
Ein viel beschäftigter Zahnarzt, der sich schon lange auf seinen neuen Garten freut, hat sich für die Gestaltung seiner Grünanlagen die gesamte Woche von Terminen freigeschaufelt. Am Montag früh wartet er ungeduldig auf die Ankunft des Bautrupps. Stattdessen ein Anruf: „Unser Bagger ist leider ausgefallen. Wir müssen den Beginn der Arbeiten verschieben. Wir melden uns, sobald wir näheres von der Werkstatt wissen.“ Mitte der Woche die erlösende Nachricht: „Wir können am Donnerstag beginnen. Leider sind wir die folgenden drei Wochen aber schon ausgebucht, sodass wir die Arbeiten erst in vier Wochen abschließen können …“ Damit wird nachvollziehbar, warum zunehmend auch langjährige Kunden Aufträge absagen.
Die Controllerin der Firma Baumwurzelbewegung wird mit ihrem Appell zur Erneuerung des Fuhrparks auf offene Ohren stoßen.
