ArbeitszeitArbeitszeiten mit Excel erfassen

Was ist wichtig bei der Zeiterfassung mit Excel?

Die Arbeitszeiterfassung mit Excel verläuft unkompliziert, wenn die entsprechenden Formulare übersichtlich gestaltet und leicht verständlich sind, damit Nutzerinnen und Nutzer sofort erfassen, wie sie Daten korrekt eintragen.

Erfasst werden:

• Name, Vorname und Abteilung der Mitarbeitenden
• eindeutige Personalnummer
• aktueller Monat und aktuelles Jahr
• Arbeitsbeginn
• Arbeitsende
• Pausenzeiten
• Urlaub
• Feiertage
• Fehlzeiten wegen Krankheit
• sonstige Fehlzeiten

Daraus werden auf der Grundlage der vertraglich vereinbarten Soll-Arbeitszeit berechnet:

• Abweichungen von der Soll-Arbeitszeit (Überstunden oder Fehlstunden)
• insgesamt geleistete Arbeitsstunden pro Tag und Monat
• Übertrag der Überstunden oder Fehlstunden aus den Vormonaten und dem aktuellen Monat

Dokumentiert werden die Daten für jeden Arbeitstag. Auch Nicht-Arbeitstage sollten geführt werden, falls in Ausnahmefällen an diesen doch gearbeitet werden muss. Das kann wegen vorhergesehener (Beispiel: Inventur) oder aufgrund unvorhergesehener Umstände (Vertretung wegen Personalausfalls) passieren.

Die ausgefüllten Formulare werden regelmäßig, jeden Monat oder quartalsweise, an die Führungskraft oder direkt an die Personalabteilung übergeben, entweder per E-Mail oder durch die Ablage in einem geteilten Datei-Verzeichnis.

Speichern Sie die Dokumente als PDFs und legen Sie diese so ab, dass im Nachhinein nichts mehr geändert werden kann. Nur so verläuft die Dokumentation auch aus rechtlicher Sicht einwandfrei.

Achten Sie darauf, dass die Dateien eindeutig benannt sind, indem zum Beispiel die Personalnummer und der Nachname der Mitarbeitenden Teil des Dateinamens ist. Der Dateiname sieht dann zum Beispiel so aus:

Jahr-Monat-Personalnummer–Nachname

Die Excel-Tabelle ist besonders gut als Dienstplan nutzbar, weil Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten und den Urlaub bequem im Voraus planen können. Wann sich etwa das Planen eines Brückentages anbietet, sieht man das auf einen Blick. Außerdem wird automatisch erfasst, wie viel Urlaub bereits genommen wurde und wie viel Resturlaub zur Verfügung steht.

Individuelle Regelungen oder Vereinbarungen zu Arbeitszeiten und Pausen können vom Unternehmen hinterlegt werden, sodass automatisch eine Meldung in der Excel-Tabelle erscheint, wenn gegen die Arbeitszeitregeln verstoßen wird. So passieren Fehler seltener und Unregelmäßigkeiten werden sofort erkannt.

Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es außerdem?

Viele kleinere Unternehmen erfassen die Arbeitszeit mit Excel, weil es sich um eine kostengünstige, einfache, akzeptierte und flexible Lösung handelt. Gängige Alternativen zur Zeiterfassung sind:

Via App an Smartphone oder Tablet-PC

Auf diese Lösung greifen vorwiegend jene Unternehmen gerne zurück, deren Mitarbeitende häufig außer Haus und fernab des PCs arbeiten, Handwerksbetriebe zum Beispiel. Nutzerinnen und Nutzer melden sich mit der App zur Arbeit an und ab, je nachdem, wann sie gerade mit der Arbeit beginnen, die Arbeit beenden oder eine Pause einlegen.

Stundenzettel

Die händische Niederschrift zur Zeiterfassung gilt als umständlich. Trotzdem wird sie in kleineren Unternehmen gerade für Mitarbeitende mit geringfügiger Beschäftigung häufig eingesetzt, wenn diese keinen PC-Arbeitsplatz haben. Die Arbeitgeber möchten damit schlicht Zeit und Kosten sparen.

Elektronische Zeiterfassung

Große Unternehmen stellen Terminals zur Verfügung, an denen sich Mitarbeitende mit einer eigenen Chip-Karte oder mithilfe des Smartphones einloggen und entsprechend ausloggen, wenn sie den Arbeitsplatz erreichen oder verlassen. Eine Variante dazu ist die klassische Stempeluhr, die jedoch immer seltener genutzt wird.

Was gilt als Arbeitszeit?

Arbeitszeiten sind alle Zeiten, in denen Beschäftigte die vertraglich geschuldete Leistung erbringen oder dafür zur Verfügung stehen. Dementsprechend gelten auch Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienste zur Arbeitszeit. Ob Reisezeit oder Umkleidezeiten ebenfalls zur Arbeitszeit zählen, muss im Einzelfall entschieden werden. Oft gibt es zu solchen Zweifelsfällen eine Betriebsvereinbarung.

Aus rechtlicher Sicht gehören nicht zur Arbeitszeit:

• Raucherpausen,
• Wegezeiten und
• Zeit, die für freiwillige Fort- und Weiterbildungen genutzt wird.

Wer auf die Toilette geht, muss diese Zeit hingegen nicht erfassen – unabhängig davon, wie lange das dauert.

Manche Arbeitgeber erlauben ausdrücklich oder dulden stillschweigend, dass Mitarbeitende eine Zigarettenpause einlegen oder sich mit Kolleginnen und Kollegen in der Kaffeeküche austauschen, ohne dass diese Zeit explizit von der Arbeitszeit abgezogen werden muss.

Dieses Vorgehen dient einerseits der Mitarbeiterbindung, da der Arbeitgeber als kulant und mitarbeiterfreundlich angesehen wird. Außerdem profitieren Unternehmen, wenn sich Mitarbeitende auch außerhalb offizieller Meetings untereinander austauschen, denn das stärkt den Teamgeist und den Wissensaustausch.