BesprechungenZiele definieren für effiziente Meetings
Wer ein Meeting plant, macht sich meist über folgende Fragen Gedanken:
- Was ist der Anlass?
- Welche Themen sollen auf die Agenda?
- Wer soll eingeladen werden?
- Wann haben alle Zeit?
Auch wenn diese Fragen zur Vorbereitung eines Meetings wichtig sind – die entscheidende Frage, die oft vergessen wird, ist: Welche Ziele verfolgen wir mit der Besprechung?
Mit der Zielsetzung beginnen
Beginnen Sie immer mit der Beschreibung dessen, was in dem Meeting erreicht werden soll. Damit gehen Vorteile einher: Sie sind gezwungen, das Ziel am Anfang gut zu durchdenken. Sie müssen Ziele – auf jeden Fall schriftlich – ausformulieren.
Die Zieldefinition am Anfang erleichtert weitere Vorbereitungen, denn von der Zielsetzung hängen alle weiteren Vorbereitungsschritte ab.
Konkrete Besprechungsziele statt allgemeine Ziele setzen
Bei der Zielsetzung geht es darum, was am Ende der Besprechung konkret anders ist als vorher. Ein typischer Fehler bei der Formulierung der Ziele: Es werden allgemeine Ziele für den Gesamtprozess festgelegt.
Findet die Besprechung zum Beispiel im Rahmen eines Kosteneinsparungsprojekts statt, ist es wenig hilfreich, Ziele zu formulieren wie „Kosteneinsparungen von drei Millionen Euro“. Dieses Ziel hat zwar für das Projekt seine Berechtigung und kann als Orientierung für die Ziele des Meetings dienen, kann aber am Ende einer Besprechung niemals erreicht werden.
Formulieren Sie das Ziel stattdessen so, dass konkret das Ergebnis dieses einen Meetings klar wird.
Beispiel: „Einsparpotenzial finden“ als konkretes Ziel
„Es soll die Entscheidung getroffen werden, welche Abteilungen in welchem Umfang Kosten sparen“.
Die Zielformulierung „Es sollen mögliche Einsparungsfelder identifiziert und in ihrem Sparpotenzial abgeschätzt werden“, hätte dagegen eine völlig andersgeartete Besprechung zur Folge, obwohl beide der gleichen Projektzielsetzung dienen können.
Ist das Meeting wirklich nötig?
Sie werden bei der Formulierung des Ziels feststellen, ob die Besprechung überhaupt sinnvoll ist. Oft entdeckt man bereits bei der Zielformulierung, dass das Ziel zum Beispiel mit einer schriftlichen Information oder in einem Vieraugengespräch besser oder mit weniger Aufwand erreicht werden kann.
Außerdem gilt: Fällt Ihnen die Zielformulierung schwer, ist dies ein Zeichen dafür, dass die geplante Veranstaltung wahrscheinlich kein sinnvolles Ergebnis liefern wird. Wenn nach der Besprechung nichts anders ist als vorher, laden Sie lieber gar nicht erst dazu ein.
Ziele des Meetings kommunizieren und visualisieren
Wenn den Teilnehmenden die Zielsetzung bereits in der Einladung kommuniziert wird, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie vorbereitet zur Besprechung kommen. Sie haben dann eine klare Vorstellung davon, was dort erarbeitet werden soll. So kann jeder Teilnehmer für sich im Vorfeld überprüfen, welchen Beitrag er zur Zielsetzung leisten kann.
Auch für die Durchführung des Meetings ist eine klare Zielformulierung von Vorteil: Die Gefahr, in abschweifende Diskussionen zu geraten, ist deutlich geringer, wenn alle Teilnehmenden eine klare – und vor allem die gleiche – Vorstellung davon haben, was in der Besprechung erreicht werden soll.
Dazu ist es hilfreich, die Besprechungsziele während des Meetings dauerhaft, zum Beispiel auf einem Flipchart-Blatt, vor Augen zu haben. So lässt sich immer wieder darauf fokussieren, nicht nur vom Moderator oder der Moderatorin, sondern auch von den Teilnehmenden selbst. Damit werden Ihre Besprechungen im wahrsten Sinne des Wortes zielführender.
