BudgetplanungProbleme bei der Budgetplanung

Budgetplanung und Budgetverhandlung als Ritual

So wichtig Budgets für die Steuerung eines Unternehmens und für die Umsetzung geplanter Aktivitäten in den einzelnen Bereichen sind, so gewichtig sind die damit verbundenen Probleme. Deshalb ist die traditionelle Budgetierung seit vielen Jahren in die Kritik geraten.

Denn oft sind Budgetplanung und Budgetverhandlung ein starres Ritual. Jedes Jahr nach der Sommerpause werden mehr oder weniger die gleichen Pläne vorgelegt und abgesegnet.

Nur wenn die Mittel knapp werden, weil es dem Unternehmen insgesamt nicht mehr so gut geht, dann beginnen zähe Verhandlungen, die großes Konfliktpotenzial bergen. Das Risiko ist groß, dass sich die Mächtigen im Unternehmen durchsetzen oder diejenigen, die zu den Entscheidern in der Geschäftsleitung einen guten Draht haben. Sachliche Gründe für die Budgetverteilung treten dann in den Hintergrund.

Mängel und Schwachstellen der Budgetplanung

Aber es gibt auch sachliche und in der Methode der Budgetplanung angelegte Gründe, die zu einer falschen Verteilung von Geld und anderen Ressourcen führen können. Zum Beispiel:

• Budgets werden vom Vorjahr fortgeschrieben. Das ist zu kurz gedacht. Die Ziele und Strategien für die Zukunft werden viel zu wenig berücksichtigt.
• Budgets werden an einer Messzahl wie dem Umsatz festgemacht, mit dem sie inhaltlich nichts zu tun haben. Dann können Budgets reduziert werden, obwohl gerade das Gegenteil notwendig wäre.
• Budgets werden einmal im Jahr zwischen den Akteuren ausgehandelt und dann starr festgeschrieben. Dann handeln alle streng nach einem langfristigen Budgetplan, aber nicht nach den Erfordernissen der aktuellen Situation. Das Unternehmen kann kaum auf kurzfristige Entwicklungen reagieren.

Daraus leiten sich auch die Schwächen dieser Art der Budgetplanung ab:

Budgetplanung ist unflexibel

Das Budget ist zu starr und zu fixiert auf eine Geschäftsperiode. Wenn zwischendurch ein besonderes Ereignis eintritt, wird nicht angepasst.

Beispiel: Die wichtige Schulung für einen Mitarbeiter fällt wegen zu wenig Teilnehmenden aus. Bevor das Budget dafür verfällt, wird halt eine beliebige andere Schulung besucht.

Budgetplanung achtet zu wenig auf die Ziele

Die Verbindung zu den wichtigen Zielen geht verloren, wenn nur die Entwicklungen der Vergangenheit und der Ist-Stand fortgeschrieben werden. Die Budgets orientieren sich an dem, was in der Vergangenheit passiert ist und nicht an dem, was in der Zukunft erreicht werden soll.

Budgetplanung ist Besitzstandswahrung

Budgets werden auf der Grundlage der vorhandenen Kapazitäten und des Personals, das beschäftigt sein will, aufgestellt. Der Bezug zum Markt, zu Absatzpotenzialen und zu Verkaufszielen geht oft verloren.

Budgetplanung ist zu detailliert

Die Abstimmungsprozesse sind umständlich und langwierig. Oft werden Budgets und die damit verbundenen Pläne viel zu detailliert entwickelt. Das braucht sehr viel Zeit und muss immer wieder hinterfragt und abgestimmt werden.

Budgetplanung ist teuer

Diese Art der Planung führt zu einem hohen Aufwand im Controlling, aber auch in den Fachabteilungen. Budgetplanung wird sehr zeitaufwendig und damit teuer.

Budgetplanung dient persönlichen Zielen, aber nicht dem Unternehmen

Oft geht es bei den Verhandlungen nicht um die Sache, also die Unternehmensziele, sondern um die persönlichen Interessen. Was zählt, ist: Besitzstandswahrung statt Marktorientierung, Planerfüllung statt Problemlösung.