Besser präsentierenWie Sie eine Präsentation erstellen

Diese Fragen klären Sie vor der Präsentation

Bereiten Sie Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag systematisch vor, indem Sie folgende Fragen beantworten:

1. Was ist das Thema, zu dem Sie sprechen wollen oder sollen?
2. Was ist das Ziel der Präsentation? Wollen Sie informieren, vermitteln, überzeugen oder motivieren? Was sollen die Zuhörer anschließend tun?
3. Wer ist die Zielgruppe? Wen wollen Sie einladen? Auf wen müssen Sie sich einstellen? Müssen Sie Besonderheiten berücksichtigen? Welche Interessen könnte die Zielgruppe, das Publikum, haben?
4. Warum wurden gerade Sie als Präsentator oder Rednerin gewählt? Was erwartet das Publikum von Ihnen?
5. Welche Inhalte wollen Sie präsentieren? Was ist wichtig, um das Ziel zu erreichen?
6. Was ist die Kernbotschaft? Wenn die Zuhörenden sich genau eine Botschaft Ihrer Präsentation merken könnten, welche sollte das sein?
7. Wie ist der Ablauf Ihrer Präsentation oder der Veranstaltung? Wann werden Sie präsentieren? Wie lange sollen oder wollen Sie präsentieren?
8. Was muss bezüglich Technik, Raum und anderen Rahmenbedingungen vorbereitet werden?

Präsentation inhaltlich vorbereiten

Zur Vorbereitung des Inhaltes sollten Sie zunächst Ihre Kernbotschaft bestimmen: Woran sollen sich die Zuhörerinnen und Zuhörer in jedem Fall erinnern? Was ist also die wichtigste Aussage Ihres Vortrags? Darauf bauen Sie Ihre Geschichte auf und Ihre Inhalte.

Sie sammeln Ihren Stoff, selektieren, komprimieren und visualisieren. Beschränken Sie sich auf die Inhalte, die neu sind, Ihre Zielgruppe interessieren könnten und die Ihrem Ziel dienen. Achten Sie zudem auf Ihre Argumentationskette:

• Inwiefern ergänzt der Inhalt das zuvor Gesagte?
• Folgen auf Ihre Aussage ein bis zwei Argumente und Belege (Zahlen oder Beispiele)?
• Leiten sich Ihre Kernaussage und Schlussfolgerung aus den dargestellten Inhalten ab?

Präsentation aufbauen: Eröffnung, Hauptteil und Schluss

Orientieren Sie sich am klassischen dreiteiligen Schema mit entsprechender Gewichtung (kurz – ausführlich – kurz), um Ihre Inhalte darzustellen:

1. Eröffnung: Begrüßen Sie die Zuhörenden (gegebenenfalls anwesende Personen, Gruppen bei einer Feierlichkeit), nennen Sie das Thema und Ihr Ziel, Ihre Frage- oder Problemstellung oder die Ausgangssituation. Sagen Sie in wenigen Sätzen, warum Ihre Präsentation für die Zuhörenden wichtig ist und alle aufmerksam zuhören sollten (aber nicht belehrend).
2. Hauptteil: Hier liefern Sie die zentralen Inhalte, Lösungen, Argumente, Begründungen, Belege, Beispiele und wichtige Informationen wie Statistiken. Gliedern Sie Ihren Stoff und bedenken Sie, dass weniger mehr ist. Visualisieren Sie, stellen Sie Fragen und sorgen Sie für Abwechslung.
3. Schluss: Nennen Sie Ihre Kernbotschaft, die Sie Ihrem Publikum mitgeben wollen. Zeigen Sie nächste Schritte auf, appellieren Sie und fordern Sie zum Handeln auf.

Welche Inhalte sich für die Eröffnung der Präsentation eignen

Für die Eröffnung Ihres Vortrags können Sie eine für Ihre Zielgruppe relevante aktuelle Meldung bringen, die die Aufmerksamkeit Ihres Publikums erhöht. Klassisch können Sie in der Eröffnung ein Zitat einer bekannten Persönlichkeit nennen, auf das Sie sich auch im weiteren Verlauf Ihres Vortrags beziehen.

Um Ihr Publikum zum Nachdenken anzuregen, eignen sich Fragen wie:

„Haben Sie eine Vorstellung davon, wie häufig ...?“

„Wissen Sie, warum wir ...?“

Beantworten Sie die Frage selbst und leiten Sie so zu Ihrem Thema über.

Möglich ist auch ein provokanter Einstieg, womit Sie es spannend machen und mit der Abschwächung Ihrer provokanten Aussage zum Hauptteil überleiten. Wichtig dabei: Das Publikum, aber auch abwesende Personen dürfen nicht persönlich attackiert werden.

Erlaubt für den Einstieg sind auch: eine Falschmeldung, die vom Vortragenden berichtigt wird; eine humorvolle Bemerkung (keine Witze) oder das Erzählen von persönlichen Erlebnissen, die im Kontext des Themas stehen. 

Welche Inhalte sich für den Schluss der Präsentation eignen

Am Ende Ihrer Präsentation fassen Sie das Wichtigste kurz zusammen. Nutzen Sie jedoch keine Formulierungen wie:

„… nun habe ich alles Wesentliche gesagt.“

Gelungen wirkt ein Vortrag, wenn Sie Ihren Gedanken oder Ihre Frage aus dem Einstieg am Schluss noch einmal aufgreifen und zu Ende führen oder abschließend beantworten. Mit den letzten Sätzen richten Sie einen Appell an Ihr Publikum, fordern Sie es auf, selbst aktiv zu werden:

• über das Thema nachdenken
• das Budget freigeben
• Sie bei Ihrem Projekt unterstützen …

Machen Sie dann für fünf Sekunden eine Sprechpause, um zu signalisieren: Der Vortrag ist zu Ende. Erst dann bedanken Sie sich fürs Zuhören. Falls gewünscht, können Sie anschließend zu Fragen oder zu einer Diskussion auffordern.

Die folgende Abbildung 1 zeigt die Struktur einer gut gegliederten Präsentation. Wie Sie diese Schritt für Schritt aufbauen, lesen Sie im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels sowie im Kapitel zu Präsentationsfolien.

Diskussion vorbereiten

Wenn Sie nach Ihrer Präsentation eine Diskussion führen wollen, sollten Sie sich auf mögliche Fragen und Einwände vorbereiten. Art und Inhalt der Diskussionsbeiträge hängen von Ihrem Thema ab. Überlegen Sie im Vorfeld, was Ihre Zuhörenden fragen und einwenden könnten.

Überlegen Sie auch, welche Erfahrungen Sie bereits mit Ihrem Thema gesammelt haben – das gibt Ihnen Hinweise auf mögliche Beiträge aus dem Publikum. Behalten Sie während der Diskussion Ihre Aufgaben als Vortragender im Hinterkopf:

• Führen Sie eine zielführende Diskussion.
• Begrenzen Sie die Diskussion zeitlich.
• Koordinieren Sie Wortmeldungen und legen Sie eine Reihenfolge fest.
• Fassen Sie den Diskussionsbeitrag für das Publikum zusammen (vor allem, wenn dieser schlecht zu hören war).
• Diskutieren Sie sachlich und fordern Sie das auch von Ihrem Publikum, wenn es sein muss.
• Schließen Sie eine Diskussion ab, indem Sie für Sie zwei wichtige Diskussionsbeiträge noch einmal nennen und eine Schlussfolgerung oder Handlung für sich selbst ableiten.

Beispiel: Diskussion nach Präsentation abschließen

„Vielen Dank für Ihre Fragen, Kommentare und Beiträge zu ... Das werde ich in meinem Konzept ... einbauen. Damit gebe ich das Wort wieder an ... (die Moderation der Veranstaltung)."

Im Publikum sitzen Experten mit mehr Erfahrung

Während einer Diskussion nach Ihrer Präsentation kann deutlich werden, dass einige Personen im Publikum tatsächlich mehr wissen und mehr Erfahrungen mit diesem Thema haben als Sie. Machen Sie sich schon vorab bewusst, dass dies kein Makel sein muss.

Denn es geht nicht darum, diesen Experten zu beweisen, dass Sie mehr wissen und ihnen noch etwas vermitteln können. Vielmehr geht es um alle anderen im Publikum, die mehr über das Thema erfahren wollen – und das in diesem Fall von Ihnen.

Ihre Kompetenz besteht darin, das Thema in der verfügbaren Zeit so aufbereitet zu haben, dass die Mehrheit der Teilnehmenden davon profitiert. Wenn ein Experte im Publikum sitzt und sich während der Diskussion meldet, klären Sie die Situation.

Experte will sein Wissen einbringen

Weißt diese Person auf einen Aspekt hin, den Sie in der Tat gar nicht, zu kurz oder nicht korrekt dargestellt haben, greifen Sie dies auf und bitten Sie die Person, diesen Aspekt aus ihrer Sicht – kurz und genauer – zu erklären. Sie sagen zum Beispiel:

Vielen Dank für diesen Hinweis. Das hatte ich bislang in der Tat gar nicht so gesehen. Bitte erläutern Sie für uns alle doch kurz, welche Erfahrungen Sie dabei gesammelt haben.

Experte will sich selbst darstellen oder profilieren

Geben Sie dieser Person – ganz kurz(!) – Zeit, sein Expertentum ebenfalls zum Besten zu geben. Wenn das zu einem langen Co-Vortrag wird, unterbrechen Sie und weißen Sie darauf hin, dass vielleicht auch andere Anwesende noch Fragen haben, die Sie gerne beantworten würden. Sie sagen zum Beispiel:

Ich sehe, wir haben noch einen Experten im Publikum. Sagen Sie doch in zwei Sätzen, was Sie für alle beisteuern können.

Wenn es mehr als zwei Sätze werden:

Entschuldigen Sie, dass ich Sie an dieser Stelle unterbreche. Ich würde gerne noch andere Fragen oder Anregungen aus dem Publikum behandeln. Sie können sich gerne an die Moderation des heutigen Tages wenden und Ihre Erfahrungen als einen weiterführenden Vortrag anbieten.

Achten Sie darauf, dass der jeweilige Aspekt immer sachlich und nützlich für die Anwesenden behandelt wird. Lassen Sie keine Angriffe auf Ihre Person zu.

Sich vor der Präsentation mit Raum und Technik vertraut machen

Schaffen Sie sich einen Heimvorteil, indem Sie sich mit dem Raum und der Technik für Ihre Präsentation vertraut machen. Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen:

• Wie groß ist der Raum?
• Wie viele Zuhörende erwarten Sie?
• Kann Ihr Publikum Sie sehen?
• Sieht Ihr Publikum Ihre Präsentationsfolien?
• Kann Ihr Publikum alles lesen?
• Gibt es ein Rednerpult?
• Wo stehen Sie nicht im Bild?
• Werfen Pflanzen oder Gegenstände einen Schatten auf die Projektionsfläche?
• Welche Medien brauchen Sie: Flipchart, Pinnwand, Projektor, Laptop, Stifte, Zeigestock oder Laserpointer und Mikrofonanlage?
• Haben Sie die Medien zur Verfügung, die Sie benötigen?
• Funktionieren diese einwandfrei?
• Kommen Sie damit zurecht?

Stellen Sie sich auch darauf ein, dass ein Medium plötzlich ausfällt: Überlegen Sie im Voraus, was Sie dann tun können.

Bereiten Sie bei Bedarf die Unterlagen vor, die Sie an die Teilnehmer austeilen wollen.

Auf Störungen und Blockaden während des Vortrags vorbereiten

Bereiten Sie sich auf mögliche Störungen bei Präsentationen vor, indem Sie vor Ihrer jeweiligen Präsentation überlegen: Was könnte passieren?

Beispiele: Auf Störungen während des Vortrags reagieren

• Teilnehmer kommt nicht oder zu spät: Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen. Begrüßen Sie kurz durch Blickkontakt.
• Teilnehmerin stellen Fragen zum Ablauf: Gehen Sie gezielt darauf ein. Oder verweisen Sie ruhig und freundlich auf das Ende Ihres Vortrags.
• Sie versprechen sich: Korrigieren Sie und fahren Sie fort. Sie müssen sich dafür nicht entschuldigen.
• Bestimmte Begriffe fallen Ihnen nicht ein: Umschreiben Sie, was Sie sagen wollten. Oder fassen Sie das Gesagte noch einmal zusammen.
• Sie haben einen Blackout und wissen nicht mehr weiter: Bleiben Sie ruhig und sehen Sie in Ihren Notizen nach, was Sie sagen wollten. Wiederholen Sie den letzten Satz und fahren Sie fort. Möglich ist auch, dass Sie sagen, dass Sie den Faden verloren haben und kurz nachsehen.
• Teilnehmende stellen Fragen zum Inhalt: Gehen Sie kurz und gezielt auf die Frage ein. Nicht zum Thema gehörende Fragen verweisen Sie ruhig und freundlich auf das Ende oder an die Stelle Ihres Vortrags, wo dies behandelt wird. Wenn Sie keine Antwort wissen, geben Sie dies zu. Sie können anbieten, den Frager dazu noch einmal nachträglich zu informieren.
• Teilnehmende führen untereinander ein Seitengespräch: Versuchen Sie durch Blickkontakt die Aufmerksamkeit wiederzugewinnen. Oder sprechen Sie die Störung direkt, aber freundlich an.
• Teilnehmende äußern Killerphrasen: Gehen Sie darauf gar nicht ein. Bieten Sie an, am Ende in der Runde dies noch einmal zur Diskussion zu stellen.
• Es entstehen technische Pannen: Verzichten Sie auf das Hilfsmittel. Oder machen Sie eine Pause, bis die Störung behoben ist.
• In der Diskussion kommen unsachliche Beiträge: Nehmen Sie jeden Beitrag ernst. Fragen Sie nach, wie der Frager es gemeint hat, warum er dieser Auffassung ist. Fragen Sie nach Beispielen und Gründen. Sie sollten sich nicht persönlich angegriffen fühlen. Bleiben Sie sachlich.
• In der Diskussion drängt sich ein Zuhörer in den Vordergrund: Antworten Sie kurz. Vermeiden Sie Blickkontakt mit ihm. Nehmen Sie Blickkontakt zu anderen auf. Bitten Sie auch die anderen Anwesenden um Fragen. Bieten Sie gegebenenfalls an, seine Fragen später im persönlichen Gespräch zu beantworten.

Präsentation nachbereiten

Bereiten Sie Ihre Präsentation nach, indem Sie folgende Fragen reflektieren:

• Haben Sie Ihr Ziel erreicht?
• Entsprachen Ihre Inhalte und die Aufbereitung den Erwartungen der Teilnehmenden?
• Kamen die Eröffnungs- und Schlussworte überzeugend an?
• Waren die Inhalte gut strukturiert? War ein „roter Faden“ erkennbar?
• War die Visualisierung verständlich?
• War Ihr Medieneinsatz erfolgreich?
• Haben Sie angemessene Mimik und Gestik verwendet?
• Haben Sie deutlich, frei und dynamisch gesprochen?
• Konnten die Fragen in der Diskussion beantwortet werden?
• Wie war die Beziehung zu den Teilnehmenden? Hielten Sie Blickkontakt? Waren die Teilnehmenden interessiert?
• Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrem Vortrag und Ihrem Auftreten?
• Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

Bedenken Sie: Präsentieren basiert auf Übung. Jede Gelegenheit, eine Präsentation zu halten, verschafft Ihnen eine Gelegenheit zum Trainieren. So werden Sie immer besser.