Feedback geben und empfangenRegeln und Methoden für Feedback – mit einem Beispiel

Feedback geben: Wichtige Regeln

Ein ehrliches und konstruktives Feedback zu geben, fällt vielen Menschen schwer. Beim Feedback-Empfangen wiederum nehmen viele eine Verteidigungshaltung ein. Um Feedback möglichst wirksam einzusetzen, müssen bestimmte Regeln beachtet werden, die vor Beginn eines Feedbacks von den Beteiligten akzeptiert werden müssen.

„Wirksam“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die betroffene Person die Rückmeldungen annehmen kann, ohne verletzt zu werden.

Feedback nicht persönlich formulieren

Rückmeldungen über persönliches Verhalten sind ein Angebot, mehr darüber zu erfahren, wie andere einen wahrnehmen. Rückmeldungen sind keine objektiven Wahrheiten, keine Werturteile, sondern subjektive Wahrnehmungen.

Sie betreffen nicht die Persönlichkeit, sondern das Verhalten einer Person. Feedback sollte akzeptabel und umsetzbar sein. Es darf kein „Frust-Ablassen“ sein. Wertschätzung und Wohlwollen sind Voraussetzungen für wirksames Feedback.

Beschreiben – nicht bewerten oder interpretieren

Wer Feedback gibt, beschreibt seine Wahrnehmungen und Beobachtungen und das, was diese in ihm auslösen: Gefühle, Empfindungen, Fragen, Überlegungen, Meinungen. Wer Feedback gibt, interpretiert kein Verhalten, fällt keine Werturteile, macht keine Vorwürfe und moralisiert nicht.

Positives und Kritisches wiedergeben

Zum Feedback-Geben gehören positive und kritische Rückmeldungen. Einseitigkeit führt zu Verzerrungen. Außerdem soll Feedback nützlich sein, um daraus zu lernen. Das heißt, dass Feedback neue Informationen geben sollte.

Möglichst konkret sein

Feedback muss konkret, möglichst an einem bestimmten Beispiel oder nach einem Anlass gegeben werden. Wer Feedback bekommt, kann mit Allgemeinheiten wenig anfangen. Daher sollte Feedback immer klar und genau formuliert werden und sich auf einen Sachverhalt beziehen, der für die Gesprächspartner sichtbar, nachvollziehbar oder bekannt ist.

Jede Person spricht für sich selbst

Wer Feedback gibt, spricht per „ich“ und nicht per „man“. Feedback wird möglichst durch Ich-Botschaften oder Ich-Formulierungen wie in der folgenden Abbildung gegeben.

Auf die Zukunft ausrichten

Feedback sollte auf zukünftiges Verhalten gerichtet sein. Es soll unter anderem Potenziale aufzeigen, sodass sich der Feedback-Empfänger gegebenenfalls verändern und verbessern kann. Entsprechend kann es Handlungsoptionen aufzeigen.

Bei Störungen Signal geben

Feedback sollte erwünscht und – wenn möglich – freiwillig sein. Wer sich verletzt fühlt oder sich durch die aktuelle Situation verunsichert fühlt, teilt dies über Feedback der anderen Person mit.

Feedback erhalten: Wichtige Regeln

Damit Feedback wirkt und man aus der Rückmeldung etwas lernen kann, muss sich der Empfänger ebenfalls an Regeln halten.

Feedback annehmen und nicht diskutieren

Wer Feedback bekommt, sollte sich anhören, was die andere Person zu sagen hat. Menschen tendieren dazu, Rückmeldungen zu diskutieren und sofort zu reagieren. Damit wird aber die Rückmeldung implizit infrage gestellt.

Zum Feedback-Annehmen gehört, diese Person ausreden zu lassen und sich für das Feedback zu bedanken – selbst wenn man die Kritik nicht teilt. Wichtig ist, das Gesagte anzunehmen und nicht eine Haltung einzunehmen, in der man sich verteidigt oder rechtfertigt.

Jede Person ist für sich selbst verantwortlich

Rückmeldungen sind keine Befehle oder Anweisungen für Verhaltensänderungen, sondern Angebote zur Selbstüberprüfung. Wer Feedback empfängt, entscheidet selbst, ob und was und wie er etwas verändern möchte.

Allerdings: Wenn ein Vorgesetzter seiner Mitarbeiterin oder seinem Mitarbeiter Feedback gibt, dann wird damit oft erwartet, dass der Feedback-Nehmer sein Verhalten anpasst – insbesondere bei einem kritischen Feedback. Die Erwartung kann reichen von: „Lassen Sie das mal auf sich wirken“ bis „Wir vereinbaren also Folgendes …“ (als Teil der Zielvereinbarung).

Strikte Vertraulichkeit für alle Beteiligten

Alles, was im Rahmen von individuellem Feedback gesprochen wird, bleibt ausschließlich im Kreis der Anwesenden und wird nicht nach außen weitergetragen.

Feedback geben: Beispiele

Anhand des folgenden Beispiels soll deutlich werden, wann Feedback positiv und motivierend wirkt und wann sich Feedback negativ auswirkt.

Beispiel: Unzufrieden mit der Leistung des Kollegen

Frau Bauer und Herr Schmidt sind Kollegen aus der Softwareabteilung eines Unternehmens und sollen ein von Ihnen gemeinsam erstelltes Programm der Firmenleitung vorstellen. Bei einer guten Präsentation können sie damit rechnen, dass die Firmenleitung Gelder zur weiteren Entwicklung des Programms zur Verfügung stellt.

Herr Schmidt erscheint zur Präsentation in Strickpulli und Jeans, was schon die ersten kritischen Blicke vonseiten der Firmenleitung einbringt. Er trägt das gemeinsame Ergebnis vor, hat die Präsentation offensichtlich aber nur wenig vorbereitet.

Die Folien sind lustlos mit viel Text heruntergeschrieben, er stockt im Vortrag, verliert den Faden und sucht dann lange in seinen Unterlagen, bis er weiß, wie es weitergeht. Die Firmenleitung lehnt nach dieser Präsentation ab, noch weiteres Geld in die Entwicklung des Programms zu investieren. Und Frau Bauer – ist sauer!

Da Frau Bauer noch weitere gemeinsame Präsentationen mit Herrn Schmidt vor sich hat, würde sie gerne Herrn Schmidt Feedback geben, damit beim nächsten gemeinsamen Auftritt nicht noch einmal das Gleiche passiert.

Negativbeispiel: Feedback, wie Sie es vermeiden sollten

Wenn Feedback nicht richtig geäußert wird, hat das meist negative Konsequenzen und führt nicht zum Ziel, wie folgendes Beispiel zeigt.

Frau Bauer ist noch immer so wütend, dass ihr Versuch eines konstruktiven Feedbacks leider völlig daneben geht:

„Herr Schmidt, das war wirklich das Allerletzte. Sie kommen da angelatscht in ihren abgewrackten Klamotten, und dann kriegen Sie noch nicht mal Ihren Vortrag auf die Reihe! Unmöglich!

Und was ich Ihnen schon immer sagen wollte: Die Qualität Ihrer Arbeit lässt auch sonst zu wünschen übrig. Aber dieses Mal; das war wirklich das Allerletzte! Und ich hänge mit drin! Was haben Sie sich eigentlich dabei gedacht? Wahrscheinlich mal wieder gar nichts.

Demnächst sollten Sie sich bei der Präsentation besser krankmelden. Wenn ich das allein gemacht hätte, dann hätten wir jetzt unser Geld.“

Herr Schmidt ist daraufhin erst einmal beleidigt und denkt gar nicht daran, sich von Frau Bauer belehren zu lassen.

Positivbeispiel: Feedback, wie Sie es geben können

Bitte denken Sie daran: Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, Feedback zu geben! Hier ein Beispiel:

„Herr Schmidt, Ihre Präsentation am vergangenen Donnerstag brachte ja leider nicht das von uns gewünschte Ergebnis. Ich würde Ihnen gerne dazu ein Feedback geben. Sind Sie dazu bereit?

Sie hatten einen Pullover und Jeans an. Meiner Meinung nach ist dies nicht die geeignete Kleidung für so einen wichtigen Termin. Auf mich hat Ihre Kleidung so gewirkt, als wäre Ihnen dieser Termin nicht sehr wichtig.

Ihre Folien waren voll mit Text und kaum zu verstehen. Außerdem mussten Sie lange nach den passenden Unterlagen suchen und Sie haben öfter den roten Faden verloren. Auf mich wirkten Sie sehr unvorbereitet und es fiel mir schwer, Ihren Ausführungen zu folgen. Mein Eindruck war, dass auch die Geschäftsleitung Mühe hatte, unser Anliegen und unsere Botschaften zu verstehen.

Da ich mit Ihnen in Zukunft erfolgreich zusammenarbeiten möchte, biete ich Ihnen meine Hilfe an, wenn Sie terminliche oder sonstige Gründe haben, die Sie daran hindern eine erfolgreiche Präsentation vorzubereiten.

Wie sehen Sie die Präsentation jetzt im Nachhinein? Wie stellen Sie sich unsere weitere Zusammenarbeit vor?

… Ich danke Ihnen für dieses Gespräch.“

Auch in diesem Fall bleibt es Herrn Schmidt überlassen, wie er auf dieses Feedback reagiert und welche Folgerungen er daraus zieht. Vermutlich wird er aber nicht in eine Abwehrhaltung wechseln, sondern über das Gesagte zumindest nachdenken.

Welche Wirkungen das Feedback hat, hängt auch davon ab, wie kollegial das bisherige Verhältnis zwischen Herrn Schmidt und Frau Bauer ist und wie die Kultur der Zusammenarbeit im Team und im Unternehmen insgesamt ist.

Feedback als Frage formulieren

Sie können als Feedback-Geber auch Fragen an Ihren Gesprächspartner stellen, um zu erkennen, wie der oder die andere die Situation wahrgenommen hat. So kann ein Feedbackgespräch in Dialogform entstehen.

Beispiele für Feedback-Fragen sind:

Wie haben Sie diese Situation empfunden?

Was hat Sie dazu bewogen, ...?

Wozu haben Sie ...?

Was hätten Sie aus Ihrer Sicht anders gemacht?

Wie haben Sie nach Ihrer Einschätzung auf ... gewirkt?

Was Sie beim Feedbackgespräch außerdem beachten sollten

Achten Sie bei Feedback auch auf die Rahmenbedingungen, unter denen das Gespräch stattfindet. Es sollte nicht plötzlich und zwischen Tür und Angel stattfinden. Achten Sie also auf den richtigen Zeitpunkt und die passende Umgebung.

Das richtige Timing

Allerdings sollte nicht zu viel Zeit zwischen Anlass und Feedback liegen. Um die ersten Emotionen nach einer kritikwürdigen Situation nicht zu stark wirken zu lassen, empfiehlt es sich, eine Nacht darüber zu schlafen und am nächsten Tag anzubieten:

Darf ich dir zu der Veranstaltung gestern noch eine Rückmeldung geben?

Achten Sie dabei auf die jeweilige Situation. Ist Ihr Gesprächspartner gerade sehr beschäftigt oder hat er gleich wieder einen Termin, sollte das Feedbackgespräch auf später verlegt werden.

Den geeigneten Raum

Auch der Ort für das Feedbackgespräch sollte geeignet gewählt werden. Das Gespräch sollte vertraulich sein und unter vier Augen stattfinden. Außerdem sollten Sie und Ihr Gesprächspartner nicht durch äußere Einflüsse, Umgebungsgeräusche oder Störungen unterbrochen werden.

Ebenfalls hilfreich: Wählen Sie einen neutralen Ort. Positionieren Sie sich so, dass Sie auf gleicher Höhe sind. Sie müssen aber nicht frontal Ihrem Gesprächspartner gegenübersitzen. Oft ist eine Sitzposition über eine Tischecke am besten geeignet.

Vielleicht will sich der Feedback-Nehmer Notizen machen. Dann sollte dafür eine Gelegenheit (Tisch) vorgesehen werden.

Gestik, Mimik, Tonfall

Ihre Gestik, Mimik und der Tonfall signalisieren Ihrem Gesprächspartner – bewusst oder unbewusst – Ihre innere Haltung und die Einstellung. Achten Sie deshalb auf äußere Signale, die Sie aussenden. Auch hier sollten sich Wertschätzung und Wohlwollen ausdrücken.

Wenn Sie loben, schauen Sie in die Augen. Wenn Sie Kritik äußern, schauen Sie auf einen neutralen Punkt, um den anderen nicht als Person, sondern um den Sachverhalt anzusprechen.

Feedback zwischendurch

Nicht immer braucht es einen formalen Rahmen für das Feedbackgespräch, wie es das regelmäßige Mitarbeitergespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden ist. Feedback kann jederzeit angeboten werden und erfolgen.