Projektmanagement mit ExcelAbschließen: Projektabnahme organisieren und Projekt formal beenden
Projektabnahme organisieren
Ein besonders wichtiger Meilenstein in jedem Projekt ist die Übergabe der Ergebnisse oder Produkte. Der Auftraggeber des Projekts, der Projektsponsor oder andere relevante Personen nehmen das Projekt ab.
Sie überprüfen die Ergebnisse bezüglich der vereinbarten Leistungen und der Qualität, sowie der Kosten und Termine und vergleichen diese mit den zu Projektbeginn und mit dem Projektauftrag vereinbarten Zielen und Anforderungen (Lastenheft). Ist der Auftraggeber zufrieden, gilt der Projektauftrag als erfüllt. Das Projekt kann formal abgeschlossen werden. Dies wird durch ein Abnahmeformular schriftlich dokumentiert.
Für die Projekt- oder Produktübergabe wird meistens ein Termin vereinbart, bei dem die Projektergebnisse präsentiert, vorgeführt oder begutachtet werden. Teilweise werden einzelne Arbeitspakete oder Aufgaben einzeln übergeben und abgenommen. Der Projektabschluss erfolgt in Stufen.
Offene Punkte zum Abschluss abarbeiten
Mit der Projektabgabe und Projektabnahme tauchen häufig noch offene Punkte auf. Sie müssen noch abgearbeitet werden. Dazu wird gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Offene-Punkte-Liste zum Projektabschluss erstellt. Zudem müssen gegebenenfalls letzte Rechnungen bezahlt sowie Verträge beendet oder gekündigt werden.
Ebenfalls wichtig ist, dass die Projektleitung den Projektablauf und die Ergebnisse aus ihrer Sicht überprüft. Dazu werden folgende Fragen beantwortet:
- Wurden die Projektziele erreicht?
- Wie zufrieden sind der Auftraggeber und die Stakeholder?
- Entsprechen die Liefergegenstände und das Ergebnis den Erwartungen?
- Wurden Termine, Kosten und Qualitätsanforderungen eingehalten und erfüllt?
- Wie zufrieden sind die Projektpartner (Lieferanten) und die Projektmitarbeiter?
Was nicht beantwortet werden kann oder was noch fehlt, kommt auf die Offene-Punkte-Liste.
Projektabschlussbericht erstellen und besprechen
In einem Projektabschlussbericht werden die gesammelten Erfahrungen dokumentiert. Die Projektleitung erstellt eine Endabrechnung und überprüft, ob das Projekt wirtschaftlich durchgeführt wurde.
Diese Ergebnisse werden in einem Abschluss-Workshop mit dem Projektteam und mit dem Auftraggeber besprochen. Thema dieser Besprechung ist: „Was haben wir gelernt?“
Am Ende wird das Projektteam mit Dank aus dem Projekt entlassen.
Projekt vorzeitig abbrechen
Ein Projekt kann auch vor dem Erreichen der ursprünglich geplanten Ziele abgeschlossen oder abgebrochen werden. Das sollte dann geschehen, wenn die Projektleitung, Auftraggeber und gegebenenfalls ein Entscheidungsgremien davon ausgehen, dass die ursprünglich geplanten Projektziele nicht mehr erreicht werden. Es gilt für jedes Projekt: „Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende.“
Projekt formal beenden
Was auch immer die Gründe für das Projektende sind – jedes Projekt braucht einen formalen Abschluss. Der Projektabschluss wird zwischen Auftraggeber, Projektsponsor oder Geschäftsleitung einerseits und der Projektleitung andererseits dokumentiert. Bei einem erfolgreichen Projekt sollte dies auch mit dem gesamten Team gewürdigt und gefeiert werden.
Die folgenden Excel-Vorlagen helfen Ihnen als Projektleiter beim Projektabschluss.
Schreiben Sie als Projektleiterin oder Projektleiter auf, welche Aufgaben mit dem Projektabschluss aus Ihrer Sicht verbunden sind. Sie können mit der folgenden Excel-Vorlage überprüfen, was in Ihrem Falle wichtig ist und wie weit Sie mit den entsprechenden Abschlussarbeiten sind.
Projektabschlussbericht: Übersicht Ergebnisse
Was sind die Ergebnisse des Projekts? Wie ist es gelaufen? Wurden die Ziele bezüglich Zeit, Kosten und Qualität erreicht? Der Auftraggeber, aber auch das Projektteam, will eine einfache und klare Übersicht über das, was das Projekt geleistet hat. Dazu gehört eine Beschreibung (Dokumentation) der Liefergegenstände.
Mit der folgenden Vorlage können Sie dies anschaulich sichtbar machen. Ein Ampelsystem zeigt auf einen Blick, was gut lief und erreicht wurde und wo es Probleme und Mängel gab. Diese Kategorien werden dabei abgebildet:
- Sind alle Stakeholder des Projekts zufrieden?
- Wurden die Termine und Meilensteine sowie das Zeitbudget eingehalten?
- Wurde das Kostenbudget eingehalten?
- Wurden die inhaltlichen Ziele und die Qualitätsanforderungen eingehalten?
- Wie ist das Projekt insgesamt zu bewerten?
Projektabnahme und Produktübergabe
Organisieren Sie die Projektabnahme und die Produktübergabe. Zeigen Sie auf, dass alles erledigt wurde – oder was die noch offenen Punkte sind, die zum Projektende erledigt werden. Nutzen Sie dafür die folgende Übersicht. Hier wird unterschieden:
- erledigt: Alle Aufgaben sind erledigt, es gibt keine noch offenen Punkte.
- offen: Die Aufgaben sind erledigt; bei Projektübergabe wurden noch einige fehlende Punkte identifiziert und in der Offenen-Punkte-Liste festgehalten, die jetzt abgearbeitet wird.
- nicht möglich: Die Aufgabe ist noch nicht erledigt. Die Übergabe erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.
Nachfolgeprojekt
Manchmal zeigt sich im Projektverlauf oder mit Abschluss des Projekts, dass es ein Nachfolgeprojekt geben sollte. Denn es haben sich neue Aufgaben gestellt, einzelne Arbeitspakete konnten nicht erledigt werden, mussten ausgelagert werden oder wurden bereits vor Projektbeginn verschoben. Sie müssen jetzt in einem ergänzenden Projekt bearbeitet werden.
Damit ein Projekt nachhaltigen Erfolg für das Unternehmen bringt, müssen weitere Projekte anschließen. Aus Sicht des abgeschlossenen Projekts können dafür konkrete Vorschläge gemacht werden. Mit der folgenden Vorlage erläutern Sie:
- welche Aufgaben nach Projektende aus Ihrer Sicht nun angegangen werden müssten,
- welche Entscheidungen dafür getroffen werden müssten,
- welche Folgekosten und welche Folgenutzen damit verbunden sein könnten,
- welche Folgeprojekte Sie dazu vorschlagen.
Lernen im Projektteam und im Unternehmen
Jedes Projekt ist für die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch für das Unternehmen insgesamt eine hervorragende Gelegenheit, um zu lernen und um sich zu verbessern. Voraussetzung dafür ist, dass sich alle beteiligten Personen mit dem Abschluss des Projekts noch einmal ausreichend Zeit nehmen, um ihre Erfahrungen – die guten und die schlechten – zu reflektieren, zu diskutieren und zu dokumentieren.
Grundlage dafür kann eine einfache Liste aller Erfolge („Was lief gut?“) und aller Probleme („Was war nicht gut?“) im Projekt sein. Ein solches Resümee kann auch während des Projekts gezogen werden. Es bringt wichtige Einsichten für den weiteren Projektverlauf oder für zukünftige Projekte. Zunächst eine Übersicht:
Die Erfahrungen können unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden. Schon das schriftliche Festhalten und die offene und ehrliche Diskussion darüber können den Lernprozess besonders fördern. Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage:
Sehr aufschlussreich ist auch, wie die Projektmitarbeitenden und gegebenenfalls anderweitig im Projekt eingebundene Personen den Projektverlauf und die Projektergebnisse beurteilen. Dabei hilft der folgende Feedbackbogen.
