Multiprojektmanagement (MPM)Aufgaben im Project Management Office (PMO) und wie sie erfüllt werden

Wofür braucht es ein Project Management Office (PMO)?

Wenn in einem Unternehmen viele Projekte gleichzeitig durchgeführt werden und dabei immer wieder Probleme auftauchen, kann die Einrichtung eines Project Management Office (PMO) sinnvoll sein. Denn das PMO

• hat immer einen aktuellen Überblick über alle geplanten, laufenden und abgeschlossenen Projekte,
• informiert entsprechend die Lenkungskreise, Product Owner und die Stakeholder der einzelnen Projekte,
• kann erklären, was die Projekte zu den Unternehmenszielen beitragen,
• ermittelt, wie die Projekte zusammenpassen,
• hilft den Projektleitungen und den Projektteams bei ihren Problemen,
• liefert wichtige Informationen an die Geschäftsleitung, damit diese gute Entscheidungen zur Auswahl, zur Freigabe oder zum Abbruch von Projekten trifft.

Das PMO hat im Unternehmen demnach eine Art Assistenzfunktion – sowohl für die Geschäftsleitung und die Entscheider als auch für die Projektteams. Deshalb wird es auch Projektbüro, Projektsekretariat oder Projektassistenz genannt.

Ziel ist, ein „Durcheinander“ bei Projekten zu vermeiden und dabei zu helfen, dass Projekte wirtschaftlich sind und „in time“ und „in budget“ durchgeführt werden. Das PMO kann außerdem dazu beitragen, dass die Projektziele aufeinander abgestimmt sind, die Qualität der Projektergebnisse sichergestellt ist und diese im Unternehmen auch verwendet werden.

Ausrichtung des PMO festlegen

Wenn Sie erstmalig ein Project Management Office einführen wollen, überlegen Sie:

• Welche drei dringendsten und größten Probleme tauchen in den Projekten Ihres Unternehmens immer wieder auf?
• Welche Unterstützung braucht es, damit diese Probleme gelöst werden?
• Warum versanden Projekte?

Darauf sollten Sie das PMO zunächst und vor allem ausrichten.

Welche Aufgaben fallen im PMO an?

Die Aufgaben des Project Management Office leiten sich aus den Zielen und Zwecken ab, die mit seiner Einrichtung verbunden sind. Stellen Sie dazu die Frage:

Welche Informationen und welche Unterstützung brauchen die Geschäftsleitung und die Projektteams, damit die richtigen Projekte erfolgreich abgeschlossen werden?

Auch wenn die genaue Zuordnung in den Unternehmen variieren kann, kann ein PMO folgende Aufgabenbereiche und dazugehörende Aufgaben übernehmen:

Strategisches Projektmanagement fördern

Mit den Aufgaben zum strategischen Projektmanagement soll das PMO dazu beitragen, dass die für das Unternehmen richtigen Projekte durchgeführt werden und sich die Projektorganisation und die Qualität des Projektmanagements verbessern. Im Einzelnen kann das PMO dafür Folgendes leisten:

• Verfahren planen und durchführen, um Projekte auszuwählen und zu priorisieren
• Kriterien für die Auswahl von Projektideen und die Projektfreigabe entwickeln und Nutzwertanalysen durchführen
• in Abstimmung mit der Geschäftsleitung Rahmenbedingungen für Projekte festlegen
• Projekt-Portfolio erstellen als Übersicht der Projekte, Projektthemen, Projektziele und (geplanten) Projektergebnisse
• Geschäftsleitung beraten, wenn es um die Auswahl und Freigabe von Projekten geht
• Fachabteilungen bei der Erstellung von Projektanträgen unterstützen
• Personalabteilung unterstützen, wenn es um Personalentwicklung und Karrierewege in der Projektorganisation geht
• Projektmarketing betreiben, sodass die Bedeutung der Projekte im Unternehmen und im Außenraum verständlich ist und Projekte akzeptiert werden
• Projektkommunikation gegenüber externen Stakeholdern organisieren
• Maßnahmen entwickeln, wie sich die Projektorganisation insgesamt verbessern lässt; dafür Benchmarkings durchführen und Erfahrungsaustausch organisieren

Projektmethoden und Prozessbeschreibungen definieren und pflegen

Damit Projekte im Unternehmen geordnet ablaufen und das Vorgehen von den Projektteams nicht jedes Mal „neu erfunden“ werden muss, kann es hilfreich sein, wenn bestimmte Projektprozesse standardisiert werden. Das PMO erarbeitet und pflegt diese Standards. Dazu soll das PMO insbesondere

• Projektprozesse definieren,
• ein Projektmanagement-Handbuch erstellen und pflegen und
• Tools (Software und Vorlagen oder Templates) für die Projektplanung und Projektdurchführung zur Verfügung stellen

Projektportfolio überwachen

Jedes Projekt und die jeweiligen Projektleitungen sind für das Projektcontrolling selbst verantwortlich. Das PMO verfolgt projektübergreifend, wie die Projekte ablaufen und ob die Projektziele erreicht werden.

Grundlage dafür ist ein Projektportfolio. Es zeigt alle Projekte in der Übersicht mit den wichtigen Statusangaben zum Zeitplan, Budgetverbrauch und zu den Projektergebnissen. Damit kann die Geschäftsleitung erkennen, wann und warum sie in den Projektablauf eingreifen muss. Die entsprechenden PMO-Aufgaben sind:

• Fortschritt in den einzelnen Projekten überwachen auf der Basis regelmäßiger Statusmeldungen
• Überblick über Termine und Projektmeilensteine behalten
• Budgetverbrauch (Projektkosten) verfolgen
• gegebenenfalls bei (weiteren) Budgetverhandlungen unterstützen
• Konflikte bei der Ressourcennutzung erkennen
• bei der Verteilung der (knappen) Ressourcen auf die Projekte unterstützen
• Empfehlungen geben zur Steuerung der Projekte – an die jeweiligen Projektleitungen und bei Bedarf an die Geschäftsleitung
• Projekte, die aus dem Ruder laufen, rechtzeitig erkennen
• Projektaudits durchführen
• Informationen zusammenstellen und aufbereiten für Geschäftsleitung, Lenkungskreis und andere Entscheidungsgremien und Stakeholder

Projektteams unterstützen

Das Project Management Office kann unterschiedliche Assistenz- und Serviceaufgaben für die Projektteams übernehmen. Das gilt insbesondere dann, wenn in den Projekten entsprechende Kompetenzen fehlen, die Mitarbeitenden oder die Projektleitung überlastet sind oder eine zentrale Abwicklung im PMO einfacher und wirtschaftlicher ist.

Entsprechende Assistenzaufgaben sind:

• Allgemein Projektteams bei Problemen helfen, wenn sich diese damit an das PMO wenden
• Bestimmte Aufgaben der Projektteams übernehmen; zum Beispiel: Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern erstellen, Infrastruktur zur Verfügung stellen, Meeting-Räume buchen
• Die Projektleitung bei ihren Aufgaben unterstützen; zum Beispiel beim Berichte erstellen, Daten für das Projektcontrolling zusammenstellen, Engpässe erkennen, mit der Linienorganisation abstimmen, Teammitglieder auswählen
• Projektcontrolling (zeitweise) übernehmen
• Workshops, Projektmeetings oder Project Reviews moderieren
• Konflikte mit Abteilungen (Linienorganisation) erkennen und auflösen helfen
• Sicherstellen, dass Projekte nicht einschlafen, sondern die gewünschten Ergebnisse liefern

Wichtig ist, dass die Projektleitungen und die Projektteams das PMO wirklich als Hilfe und Unterstützung sehen – und nicht als unnötigen Bürokratieaufwand oder als jemand, der sich ständig ins Projekt einmischt. Das PMO muss von den Projektteams akzeptiert werden.

Trainings und Coaching anbieten und durchführen

Eine besondere Form der Projektunterstützung sind Trainings, Schulungen oder Coachings rund um das Projektmanagement. Das PMO hilft den Projektteams, wenn diese spezielle Kompetenzen benötigen. Es fördert damit aber auch insgesamt das Projektmanagement-Know-how im Unternehmen.

Das Project Management Office kann dazu:

• Allgemein Weiterbildung im Bereich Projektmanagement organisieren (intern oder extern)
• Für Projektmitarbeitende spezielle Trainings durchführen; zum Beispiel zu Software-Tools, Moderation oder Mitarbeiterführung
• Coaching und Beratung bei speziellen Problemen in den Projekten anbieten; zum Beispiel, wenn Konflikte in einem Projektteam oder mit Personen außerhalb auftauchen, Mitarbeitende überlastet sind, Verhandlungen mit externen Partnern oder Kunden geführt werden müssen

Welche Verantwortung und Befugnisse hat das PMO?

Das PMO und seine Mitarbeitenden sind nicht dafür verantwortlich, dass die Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Diese Verantwortung verbleibt bei den Projektteams und insbesondere bei der Projektleitung und dem jeweiligen Lenkungskreis.

Dementsprechend hat das PMO auch keine Befugnisse, was die Planung, Steuerung und Entscheidungen im Projekt selbst angeht. Es kann allenfalls Empfehlungen geben und zu einzelnen Aspekten der Projektdurchführung Erwartungen aussprechen; zum Beispiel, dass es mit den notwendigen Informationen aus den Projekten versorgt wird.

Verantwortung trägt das PMO dafür, dass es seine Aufgaben korrekt erledigt. Im Hinblick auf seine Informationsfunktion gegenüber der Geschäftsleitung, dem Lenkungskreis und den Stakeholdern bedeutet dies: Informationen müssen

• korrekt,
• vollständig,
• aktuell und
• verständlich sein.

Außerdem muss das PMO dafür sorgen, dass es den Projektteams die Unterstützung bietet, die diese benötigen. Es muss also immer wieder klären:

• Welche Probleme haben die Projekte, die mithilfe des PMO gelöst werden können?
• Welche Erwartungen haben die Projekte an die Unterstützung im Hinblick auf Art, Schnelligkeit und Umfang?

Hier trägt das PMO und insbesondere die PMO-Leitung die Verantwortung, Antworten auf diese Fragen regelmäßig einzuholen.

Welche Kompetenzen werden im PMO benötigt?

Aus den Aufgaben des Project Management Office leiten sich die notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen der PMO-Mitarbeiter ab. Je nach Größe des PMO, also der Anzahl der Mitarbeitenden, kann eine Spezialisierung auf bestimmte Aufgaben erfolgen, sodass nicht jeder alle Kompetenzen mitbringen muss.

Grundsätzlich sollten sich alle Mitarbeitenden im PMO mit Projektmanagement auskennen. Sie sollten die grundlegenden Methoden und die eingesetzten Tools kennen und beherrschen. Die „Senior-PMO-Mitarbeiter“ sollten zudem eigene Erfahrungen mit Projekten haben und selbst Projekte bereits geleitet haben.

Hilfreich ist zudem, wenn einige Mitarbeitende im PMO Kenntnisse und Erfahrungen zu den Fachthemen haben, die in den Projekten bearbeitet werden. Also beispielsweise Fachwissen zur Technik, wenn es um Technik-Projekte geht, Kompetenzen zu Organisations- und Personalentwicklung, wenn es um Change-Management-Projekte geht.

Weitere hilfreiche PMO-Kompetenzen sind:

• Erfahrungen mit Controlling-Methoden und Controlling-Tools
• Analytische, strategische Fähigkeiten sowie Problemlösefähigkeit
• Fähigkeit, Resultate zusammenzufassen und Stakeholdern zu unterbreiten
• Führungsqualitäten, um gegenüber Projektleiterinnen und Projektleitern selbstbewusst aufzutreten
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Aufmerksamkeit für Details

Wenn im Project Management Office entsprechende Kompetenzen nicht vorhanden sind, sollten die Mitarbeitenden geschult werden und Möglichkeiten zur Weiterbildung haben. Denkbar wäre auch, dass sie in ausgewählten Projekten direkt mitarbeiten, um Erfahrungen zu sammeln. Sie können dort insbesondere Controlling-Aufgaben übernehmen.

Welches Gehalt bekommen Mitarbeitende im PMO?

Die Angaben zum Gehalt im Project Management Office schwanken erheblich. Sie hängen ab von:

• Erfahrungen im Projektmanagement
• Verantwortung innerhalb des PMO
• Sitz des Unternehmens
• Größe des Unternehmens
• Anzahl der verwalteten Projekte

Auf der Junior-Ebene können Mitarbeitende im PMO bis zu 43.000 EUR brutto pro Jahr verdienen. Als Leiterin oder Leiter im Project Management Office verdienen sie zwischen 55.000 und 77.000 EUR brutto pro Jahr, sagt die Personalberatung Hays.

Welche Methoden werden für die PMO-Aufgaben eingesetzt?

Projektmanagement-Methoden

Das Project Management Office setzt zunächst die gleichen Methoden ein, die auch in den einzelnen Projekten verwendet werden und dort notwendig sind. Dazu gehören:

• Projektstrukturpläne zeigen, was in den Projekten gemacht wird, welche Aufgaben anstehen und welche Ressourcen benötigt werden.
• Mit den Zeit- und Terminplänen der Projekte erkennt das PMO, welche Projekte in Verzug sind und wo gleichzeitig auf ein und dieselbe Ressource zugegriffen wird.
• Die Budgetpläne zeigen dem PMO, wann die Projekte wie viel Geld benötigen.
• Der Vergleich von Plan-Kosten und Ist-Kosten eines Projekts signalisiert im PMO, wenn die Abweichungen zu groß werden.

Die jeweiligen Informationen für die Pläne und Berichte bekommt das PMO aus den Projekten selbst. Das PMO führt diese Informationen zusammen und verschafft sich so einen projektübergreifenden Blick. Es erkennt, wo

• es Schnittstellen gibt und wo vielleicht doppelte Arbeit gemacht wird,
• Risiken oder Konflikte auftreten,
• der Bedarf der Projekte nicht mehr zu den Rahmenbedingungen und zu den Möglichkeiten des Unternehmens insgesamt passt.

Es meldet diese Ergebnisse an die Projekte selbst und die Lenkungskreise sowie gegebenenfalls an die Geschäftsleitung. Diese entscheidet, ob ein Projekt, das hohe Risiken hat oder seine Ziele nicht mehr erreicht, noch zu Ende geführt wird oder nicht.

Methoden zur Datensammlung, Datenanalyse und für das Reporting

Da das PMO viele Daten sammelt und aufbereitet und daraus Berichte (Reports) erstellt, sind Methoden für die Datenanalyse und das Reporting hilfreich. Sie sollen helfen, aktuelle Daten so aufzubereiten, dass sie für die Empfänger verständlich und nützlich sind. Das PMO arbeitet entsprechend mit:

• Methoden für die Berichterstellung
• statistischen Methoden
• KI-Techniken zur Datenanalyse und Datenaufbereitung
• Visualisierungstechniken
• Methoden für das Schreiben von verständlichen Texten und Präsentationen

Datenbank pflegen mit Projektmanagement-Kompetenzen im Unternehmen

Das PMO kann – in Abstimmung mit der Personalabteilung – eine Datenbank einrichten und regelmäßig pflegen, in der Projektmanagement-Kompetenzen von Personen im und außerhalb des Unternehmens erfasst sind.

Zum Projektstart kann die jeweilige Projektleitung auf dieser Grundlage prüfen, welche Personen sie in ihr Projekt und das Projektteam einbinden will.

Weitere PMO-Methoden

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl weiterer Methoden, die Mitarbeitende im Project Management Office nutzen können. Dazu gehören:

• Bewertungsmethoden wie die Nutzwertanalyse
• Moderationstechniken für Meetings
• Methoden für Schulungen und Trainings
• Methoden zur Konfliktlösung
• Führungstechniken
• Problemlösetechniken

Welche Tools helfen bei den PMO-Aufgaben?

Für das Projektmanagement gibt es eine Vielzahl an Tools und entsprechenden Anbietern. Dabei ist zu unterscheiden zwischen Tools, die für die

• Planung, Durchführung und Steuerung eines einzelnen Projekts gedacht sind und die hauptsächlich von der Projektleitung eingesetzt werden;
• Überwachung vieler Projekte im Project Management Office und dessen Aufgaben eingesetzt werden können.

Die erste Art von Tools stellt das PMO den Projekten zur Verfügung. Sie gehören entsprechend zur Standard-Software des Unternehmens und sind im Projektmanagement-Handbuch und in den Projektprozessen genannt und beschrieben. Bei Bedarf schult das PMO die Projektmitarbeiter in der Anwendung eines Tools.

Die zweite Art von Tool wird im PMO selbst eingesetzt. Sie ermöglichen, dass Informationen aus vielen Projekten zusammengeführt und für das Multiprojekt-Controlling aufbereitet werden. Außerdem stellen Sie das aktuelle Projektportfolio und die jeweiligen Projektstatus dar. Beispiele für entsprechende PMO-Tools sind:

• Confluence
• ClickUp
• TPG ProjectPowerPack
• monday work management | For PMO
• TimO
• PMO365

Viele Projektmanagement-Tools bieten Funktionen für einzelne Projekte und gleichzeitig auch für das projektübergreifende Projektcontrolling im PMO sowie für die Steuerung von Projektportfolios.

Wie sichern Sie die Akzeptanz des PMO?

In manchen Unternehmen ist das Project Management Office nicht besonders geschätzt. Die Projektleiterinnen und Projektleiter sehen nur den zusätzlichen Aufwand, den sie haben, wenn sie Daten liefern oder Berichte für das PMO erstellen sollen. Sie fürchten, dass das PMO sich zu sehr in die Projektsteuerung einmischt und schlecht laufende Projekte bei der Geschäftsleitung „anschwärzt“.

Deshalb ist es von Beginn an wichtig, dass der Nutzen des PMO für die Projektteams sichtbar und erlebbar wird. Das PMO muss hilfreichen, schnellen und unbürokratischen Service bieten, wenn die Projekte diesen benötigen.

Die trotzdem nötigen Berichtspflichten können vom PMO übernommen werden, wenn durch geeignete Tools die in den Projekten ohnehin erfassten Daten automatisch übertragen werden.

Zur Akzeptanz des PMO bei den Projekten trägt außerdem bei:

• wenn erfahrene Projektleiterinnen und Projektleiter schon in die Einrichtung eines PMO eingebunden werden und ihre Anforderungen einbringen,
• die PMO-Mitarbeitenden den Alltag in den Projekten aus eigener Erfahrung kennen,
• die angebotenen Methoden, Tools und Hilfestellungen für die Projekte geeignet sind,
• praktikable Trainings oder Maßnahmen zur Personalentwicklung, zum Stressabbau oder zur Konfliktlösung angeboten werden,
• das PMO als Fürsprecher der Projekte im Unternehmen, gegenüber der Geschäftsleitung und anderen Stakeholdern agiert.