Meetings moderierenWie Sie an einem Meeting aktiv teilnehmen und sich einbringen
Auf die Teilnahme am Meeting vorbereiten
Nicht nur diejenigen, die eine Besprechung leiten oder moderieren, sollten sich vorbereiten. Gute Ergebnisse erzielen Sie erst dann, wenn sich auch die Teilnehmenden vorbereiten. Denn sie bestimmen maßgeblich mit, ob eine Besprechung erfolgreich ist oder nicht. Wenn alle gut vorbereitet sind und im Meeting konstruktiv mitwirken, trägt das zur Besprechungskultur eines Unternehmens entscheidend bei.
Die Teilnehmenden erhalten aus Besprechungen dann etwas zurück, wenn sie selbst bereit sind, durch ihre Vorbereitung und aktive Mitarbeit zu investieren.
Außerdem wollen Sie als Teilnehmerin oder Teilnehmer die Besprechung für Ihre Ziele nutzen und einen Nutzen daraus ziehen. Sie wollen wichtige Informationen erhalten, die Meinung der anderen kennenlernen und Ihre eigene Meinung oder Ihr Fachwissen und Ihre Erfahrungen einbringen. Auch dafür sollten Sie sich gründlich vorbereiten – so wie die Moderation.
Teilnehmende vorbereiten lassen
Als Moderator eines Meetings oder einer Veranstaltung sollten Sie allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern ermöglichen und sie aktiv dazu auffordern, sich selbst vorzubereiten. Liefern Sie dazu alle Informationen vorab, zumindest die Ziele und Tagesordnungspunkte des Meetings. Senden Sie diese Informationen rechtzeitig zu. Ändern Sie Ihre Tagesordnung und die Themen nicht kurzfristig – außer es gibt zwingende Gründe dafür.
Formulieren Sie bei Bedarf konkrete Fragen, auf die sich die Teilnehmenden vorbereiten und zu denen sie als Experten Antworten mitbringen können. Motivieren Sie Ihre Teilnehmenden, sich auf Ihr Meeting vorzubereiten, indem Sie sagen, welchen Vorteil alle damit haben.
Sind wichtige Informationen zum Meeting vorhanden?
Klären Sie für sich folgende Aspekte oder Fragen, bevor Sie an einer Besprechung teilnehmen:
Ziele der Besprechung klären
Kennen Sie Ihre Ziele und die des Einladenden oder des Moderators für die Besprechung? Sprechen Sie Ihre Teilnahme bei Bedarf mit dem Moderator ab, wenn Ihnen unklar ist, warum Sie teilnehmen sollen.
Andere Teilnehmende kennen und einschätzen
Lernen Sie die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Besprechung kennen. Sie können dies bereits vor der Besprechung tun, sollten dies aber spätestens zu Beginn tun. Bitten Sie den Moderator um eine kurze Vorstellungsrunde.
Eigene Ziele und Erwartungen einbringen
Nennen Sie Ihre Ziele zu Beginn der Veranstaltung, wenn diese abgefragt werden. Bedenken Sie: Bringen Sie nur die Ziele ein, die im Zusammenhang mit dem Thema stehen. Ansonsten werden vielleicht Ihre Ziele diskutiert, aber die Ziele der Veranstaltung werden nicht erreicht.
Ergänzen Sie bei Bedarf die Themenstellung und die Agenda, wenn Sie überzeugt sind, dass ein wichtiger Aspekt fehlt. (Ist das nicht möglich, weil der Moderator oder die Mehrzahl der Teilnehmenden das ablehnt, dann können Sie dazu ein eigenes Meeting einberufen und leiten.)
Im Meeting konstruktiv mitarbeiten
Moderator um Klärung bitten
Wenn der Moderator loslegen möchte, ohne dass Ihnen das Ziel klar ist, fragen Sie nach:
„Können Sie mir noch einmal die Zielsetzung der Besprechung erklären?“ oder:
„Entschuldigen Sie bitte, aber mir ist noch nicht ganz klar, was wir jetzt eigentlich erreichen wollen – können wir das kurz klären?“
Selbst zum Thema beitragen und mitdiskutieren
Beachten Sie bei Ihren mündlichen und schriftlichen Beiträgen, dass diese klar und verständlich sind. Nutzen Sie Bilder und Vergleiche. Seien Sie kurz und prägnant. Strukturieren Sie Ihre Beiträge:
- Was ist Ihr Thema oder Anliegen?
- Warum ist das wichtig?
- Welche einzelnen Punkte müssen die anderen dazu unbedingt wissen?
- Wofür kann Ihr Beitrag jetzt in der Besprechung oder später hilfreich sein?
Die anderen Teilnehmenden danken es Ihnen, wenn Sie Ihre Diskussionsbeiträge oder Informationen und Antworten kurz, bündig, verständlich und eindeutig formulieren.
Ergebnisse einfordern
Drängen Sie in der Besprechung darauf, dass ausreichend visualisiert wird und dass die Ergebnisse festgehalten werden. Machen Sie bei Bedarf eigene Vorschläge zum methodischen Vorgehen.
„Könnten Sie dieses Ergebnis/ diesen Punkt auf dem Flipchart notieren? Dann vergessen wir das später nicht/ dann haben wir das schon einmal festgehalten.“
Bemühen Sie sich, beim Thema zu bleiben. Sprechen Sie zur Sache. Unterbrechen Sie, wenn Sie den Zusammenhang oder den „roten Faden“ verloren haben. Fragen Sie freundlich nach, wenn Sie glauben, dass ein anderer Beitrag nicht zum Thema gehört:
„Können Sie mir kurz erklären, was der Zusammenhang zum Thema ist?“
Nach dem Protokoll fragen
Fragen Sie am Ende nach den Ergebnissen, nach dem weiteren Vorgehen und nach dem Protokoll. Achten Sie als Teilnehmer auf konkrete Vereinbarungen. Fordern Sie einen Maßnahmenplan ein.
Tragen Sie zur Stimmung und zur positiven Einstellung bei
Bedenken Sie: Wenn sozial zwischen den Teilnehmenden einer Besprechung nichts läuft, wird auch in der Sache nur wenig laufen!
Sprechen Sie deshalb die anderen Teilnehmenden mit Namen an. Wenn Sie eine Frage stellen, erklären Sie, warum Sie diese stellen. Hören Sie aktiv zu: Körperhaltung, Blickkontakt, Nicken, „mmh“, „a-ja“, fragen Sie nach. Sagen Sie etwas Positives, wenn Sie etwas als positiv empfinden:
„Das ist ein gutes Argument. Dem schließe ich mich an.“
Aber: Bringen Sie Ihre Meinung ein und vertreten Sie diese. Auch wenn diese nicht zur Meinung anderer Teilnehmer passt.
Unterstützen Sie den Moderator in seinem Bemühen, Vielredner zu bremsen und stille Teilnehmer einzubeziehen.
Überlegen Sie am Ende der Besprechung für sich:
- Was hat Ihnen die Besprechung gebracht?
- Haben Sie sich positiv eingebracht?
- Was hätten Sie als Teilnehmer anders machen können?
- Können Sie sich mit dem Ergebnis und dem Maßnahmenplan innerlich einverstanden erklären?
Geben Sie dem Moderator Ihre Rückmeldung zur Besprechung, wenn dieser dies wünscht. Seien Sie dann konkret mit Ihrer Kritik und konstruktiv mit Ihren Vorschlägen. Sprechen Sie in Ich-Botschaften.
Für Ihre Meeting-Teilnahme können Sie sich mit der folgenden Vorlage gut vorbereiten.
