PersonalbeschaffungAnforderungsprofil und Stellenausschreibung passgenau erstellen

Anforderungsprofil erstellen – diese 6 Aspekte sind wichtig

Wer eine Stelle im Unternehmen besetzen will, sollte sehr genau wissen, was er sucht. Die wichtigste und schwierige Aufgabe der Personalbeschaffung ist es, das Anforderungsprofil zu entwickeln und schriftlich zu formulieren.

Beim Erstellen des Anforderungsprofils kommt es auf folgende Aspekte an:

1. Erfolgskritische Faktoren beschreiben

Beschreiben Sie für das Anforderungsprofil die erfolgskritischen Faktoren für die zu besetzende Stelle. Das sind die Anforderungen an die Bewerberin oder den Bewerber, die darüber entscheiden, ob der Job später sehr gut oder schlecht erfüllt wird. Halten Sie also fest: Was muss die Person an dieser Stelle in jedem Fall richtig und gut erfüllen und deshalb können?

Dabei ist hilfreich, wenn Sie sich zunächst diese Frage stellen: Was kennzeichnet eine Person, die über Jahre hinweg auf der zu besetzenden Stelle herausragende Leistungen zeigt – im Vergleich zu einer weniger erfolgreichen Person auf dieser Stelle?

2. Aufgaben und Tätigkeiten beschreiben

Bei der Beschreibung des Anforderungsprofils sind leere Schlagworte wie „dynamisch“, „leistungsbereit“ oder „teamfähig“ nicht sehr hilfreich. Wichtig ist, dass Sie so konkret wie möglich sagen, was damit gemeint ist. Um das herauszuarbeiten, müssen die Aufgaben und Tätigkeiten, die für die zu besetzende Stelle typisch sind, klar sein.

3. Anforderungsniveau bestimmen

Aus den Aufgaben und Tätigkeiten lässt sich das Anforderungsniveau ableiten. Es legt fest, in welcher Tiefe und wie umfassend oder selbstverständlich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter entsprechende Kompetenzen mitbringt; welche Erfahrungen wichtig sind, ob Grundkenntnisse ausreichen oder Expertenwissen in diesem Bereich entscheidend ist.

4. Zwischen Muss-Anforderungen und Kann-Anforderungen unterscheiden

Hilfreich für das Anforderungsprofil ist außerdem zu unterscheiden, ob die Anforderungen zwingend notwendig sind (Muss-Anforderungen) oder ob sie ergänzend helfen, sich schneller in den neuen Aufgabenbereich einzulernen, Schulungen zu sparen oder ob dann die Zusammenarbeit schneller und reibungsloser abläuft (Kann-Anforderungen).

5. Umfeld einbeziehen

Die meisten Menschen arbeiten nicht für sich allein. Sie müssen sich mit anderen Teammitgliedern und Vorgesetzten abstimmen und zusammenarbeiten. Prüfen Sie, auf welche Eigenschaften es deshalb ankommen kann.

• Gibt es besondere Persönlichkeiten im Team?
• Haben Vorgesetzte spezielle Erwartungen?
• Kommt es zu häufigen Abstimmungen und Gesprächen?
• Braucht es Fremdsprachenkenntnisse?

6. Zukünftige Anforderungen beachten

Schließlich können nicht nur solche Anforderungen relevant sein, die derzeit wichtig sind, sondern auch solche, die für die Zukunft Bedeutung haben. Der Blick nach vorn ist immer empfehlenswert. Klären Sie, inwiefern sich das Aufgaben- und Anforderungsprofil an der Stelle ändern können.

Wie dynamisch sind die Anforderungen? Dementsprechend sollte die Person flexibel und bereit sein, zukünftig neue oder andere Aufgaben zu übernehmen.

Stellenausschreibung richtig schreiben

Aus dem Aufgabenprofil und dem Anforderungsprofil können Sie nun die Stellenausschreibung ableiten und formulieren. Die Stellenausschreibung beschreibt die Stelle so, dass ein Kandidat erkennen kann, ob sein Profil sowie seine Anforderungen und Ziele zur ausgeschriebenen Stelle passen.

Schwierig bei der Stellenausschreibung ist,

• die Stellenausschreibung nicht zu allgemein zu halten, da sich sonst Kandidaten angesprochen fühlen und bewerben, die im Grunde aber nicht den Erwartungen des Unternehmens entsprechen;
• die Stellenausschreibung nicht zu speziell oder detailliert zu formulieren, da Kandidaten meinen, ihr Profil passe nicht zur Stellenbeschreibung und von einer Bewerbung absehen, obwohl sie die geeigneten Personen sind.

Gegebenenfalls gibt es Betriebsvereinbarungen, die vorgeben, wie eine Stellenbeschreibung aussehen muss. Dann gilt es zu prüfen, inwiefern dies für die jeweilige Stellenausschreibung passt.

Was gehört in eine Stellenausschreibung?

Die Stellenausschreibung sollte die für Bewerberinnen und Bewerber wichtigen Informationen auf den Punkt bringen. Bedenken Sie, dass es darum geht, dass sich die Personen von Ihrer Stellenbeschreibung angesprochen fühlen, die für Ihre Stelle perfekt geeignet wären und genau zu den Anforderungen passen.

Die Stellenausschreibung sollte deshalb nicht missverständlich, nicht zu allgemein und nicht zu einschränkend und speziell sein. Sie sollte folgende Inhalte umfassen und genau benennen:

• Bezeichnung der Position und der Stelle, wie sie bei möglichen Bewerberinnen und Bewerbern geläufig ist
• Aufgaben und Tätigkeiten, die der zukünftige Stelleninhaber erledigen soll
• Anforderungsprofil mit den Kenntnissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die dafür benötigt werden
• Befugnisse und Verantwortlichkeiten
• Eingliederung in die Struktur des Unternehmens
• Vorgesetzte
• gegebenenfalls Gehalt, soziale und sonstige Leistungen des Unternehmens
• gegebenenfalls Zukunftsperspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten
• Besetzungstermin

Unternehmensprofil in der Stellenausschreibung

Gute Bewerberinnen und Bewerber können oft zwischen mehreren Stellenangeboten auswählen. Aus diesem Grund muss sich auch das Unternehmen in einem positiven Licht in der Stellenausschreibung darstellen.

Ein entsprechendes Unternehmensprofil kann deshalb Gegenstand einer Stellenausschreibung sein. Wichtige Argumente, die für das Unternehmen sprechen, lassen sich finden, wenn klar ist, warum die bestehenden Beschäftigten gerne beim Unternehmen arbeiten. Was sind die Gründe dafür? Oft angeführt werden:

• interessante Aufgabe mit Gestaltungsmöglichkeiten
• gute Einarbeitung
• regelmäßiges Feedback
• Weiterbildung
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Freiräume
• Homeoffice
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• angemessenes Gehalt und attraktive Nebenleistungen

Sehen Sie alle Bewerberinnen und Bewerber als gleichberechtigte Partner in einem Prozess, in dem das Unternehmen und die Kandidaten prüfen, ob sich die gegenseitigen Anforderungen und Erwartungen in Übereinstimmung bringen lassen.

Stellenausschreibung darf nicht gegen das AGG verstoßen

Achten Sie bei der Formulierung der Stellenausschreibung ganz besonders auf die Anforderungen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Beachten Sie die Vorgaben aus dem AGG nicht, können Sie sich unter Umständen schadensersatzpflichtig machen.

Dies ist dann der Fall, wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber nicht berücksichtigt wurde und vor Gericht darlegen kann, dass sie oder er im Vergleich zu Mitbewerbern benachteiligt wurde – aus Gründen, die nach dem AGG nicht zulässig sind.

Prüfen Sie die Stellenbeschreibung kritisch, ob Diskriminierungen erfolgen in Bezug auf:

• Geschlecht, Stellenanzeigen müssen immer geschlechtsneutral („m/w/d“) formuliert sein
• Alter
• ethnische Herkunft, ein Lichtbild sollte nicht gefordert werden
• Religion oder Weltanschauung
• sexuelle Orientierung
• Behinderung, auf die Nennung von Merkmalen, die mit einer Behinderung verknüpft sein können (wie „belastbar“), sollte verzichtet werden

Die folgenden Beispiele zeigen, dass es meist auf die genaue Formulierung in der Stellenanzeige ankommt.

Beispiele: Wann verstößt eine Stellenanzeige gegen das AGG?

Im Folgenden zwei beispielhafte Gerichtsentscheidungen:

Bezeichnung als „Junior-Consultant” oder „Berufseinsteiger”

Die Bezeichnungen „Junior-Consultant” oder „Berufseinsteiger” in einer Stellenanzeige stellen nach Auffassung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Baden-Württemberg keine unzulässige Altersdiskriminierung nach dem AGG dar.

Dies begründet das LAG damit , dass die Begriffe „Berufseinsteiger” und „Junior-Consultant” in Bezug auf die betriebliche Stellung altersneutral sind und beispielsweise auch auf Absolventen mit vorgerücktem Alter zutreffen können. [Urteil des LAG Baden-Württemberg vom 19.11.2015, 6 Sa 68/14, AA 2016, 36, ZIP 2016, 288]

Anforderung „hohe Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache”

Eine Stellenanzeige eines Callcenters, in dem telefonische Anfragen von EDV-Nutzern bearbeitet werden, mit der Anforderung „hohe Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache” stellt nach Auffassung des LAG Frankfurt keine unzulässige Diskriminierung ausländischer Bewerber nach dem AGG dar.

Für das LAG setzt ein „hoher Grad an Kommunikationsfähigkeit” zwar voraus, dass der Kommunizierende die betreffende Sprache gut beherrscht. Perfekte oder muttersprachliche Sprachkenntnisse sind hierfür jedoch nicht Voraussetzung. Zudem kann eine Person, der gelegentliche Grammatikfehler unterlaufen, gleichwohl über eine gute Kommunikationsfähigkeit in der betreffenden Sprache verfügen und bei der Stellenbesetzung berücksichtigt werden. [Urteil des LAG Frankfurt vom 12.06.2015, 14 Sa 1075/14, jurisPR-ArbR 7/2016 Anm. 5]