Angebotsverfolgung und ProjektsteuerungAngebotsliste führen und Angebotserfolg überwachen

Bedeutung der Angebotsverfolgung

Das Schreiben eines Angebots ist ein zentraler Meilenstein im Vertriebsprozess. Mit dem Angebot teilen Sie Ihrem (potenziellen) Kunden mit, welche Leistungen zu welchen Bedingungen und für welchen Preis Sie erbringen wollen. Mit der Angebotsverfolgung prüfen Sie, wie erfolgreich Ihre Angebote sind. Dazu brauchen Sie einen ständigen Überblick über:

• Angebote, die Sie erstellt und abgegeben haben
• Status, in dem sich das Angebot befindet
• Auftrag oder Bestellung, die der Kunde zu Ihrem Angebot erteilt hat
• Vergleich Ihres Angebots mit dem Auftrag des Kunden in Bezug auf Leistungsumfang und Preis

So erkennen Sie, ob das, was der Kunde bestellt, auch dem entspricht, was Sie angeboten haben. Sie erkennen beispielsweise: Hat der Kunde nur einen Teil der angebotenen Leistungen beauftragt? Hat er einen geringeren Preis ausgehandelt?

Außerdem müssen Sie wissen, welche Angebote erfolgreich sind und wie viele Angebote insgesamt zum Auftrag geführt haben. Das Verhältnis der erfolgreichen Angebote zu allen abgegebenen Angeboten entspricht der Hit-Rate im Vertrieb. Dabei kann es Unterschiede bezüglich des Erfolgs mit Angeboten innerhalb Ihres Unternehmens geben. Sie wollen deshalb erkennen, welche Abteilungen erfolgreich und welche weniger erfolgreich sind.

Um diesen Überblick zu behalten, müssen Sie im Rahmen der Angebotsverfolgung die folgenden Schritte mithilfe des hier vorgestellten Excel-Tools durchführen.

Stammdaten erfassen

Im Excel-Tool im Praxisteil (unten) wird jedes Projekt drei Kategorien zugeordnet mit entsprechenden Tabellen in der Vorlage:

• Abteilungen im Unternehmen; das können auch Teams, Gruppen oder einzelne Personen sein; Tabellenblatt ABTEILUNGEN
• Kostenstellen, wie sie in der Buchhaltung definiert sind; Tabellenblatt KOSTENSTELLEN
• Kunden, die ein Angebot annehmen, eine Bestellung aufgeben und damit einen Projektauftrag erteilen; Tabellenblatt KUNDEN

Abteilungen und Kostenstellen haben eine Nummer, einen Namen und einen Verantwortlichen. Die Kunden haben ebenfalls eine Nummer und einen Namen sowie einen Ansprechpartner beim Kunden. Diese Informationen werden in den Angebots- und Projektstammdaten hinterlegt.

Angebote erfassen und verfolgen

In der Akquisitionsphase werden Angebote erstellt, die zu einem Auftrag und damit zu einem Projekt werden sollen. Im Tabellenblatt ANGEBOTSVERFOLGUNG erhält jedes Angebot eine Nummer, und es wird einem Kunden aus der Kundentabelle zugeordnet. Ebenso werden die für das Angebot verantwortliche Abteilung und die Kostenstelle zugeordnet. Dann wird für jedes Angebot erfasst (siehe Abbildung 1):

• Status: in Arbeit, abgegeben, in Verhandlung, hängend, erteilt, abgelehnt
• Angebotsdatum
• Angebotssumme (Preis, zu dem Ihr Unternehmen das Projekt angeboten hat)
• Auftragssumme (Preis, zu dem der Auftrag für das Projekt letztlich erteilt wurde und der in der Auftragsbestätigung festgehalten ist)
• Auftragsdatum
• Bestellnummer

Erfolg mit Kundenangeboten überwachen

Mithilfe der unterschiedlichen Reports des Excel-Tools können Sie den Erfolg überwachen, den Sie mit Ihren Angeboten haben. Sie können dabei prüfen, welche Abteilungen oder Personen in Ihrem Unternehmen besonders erfolgreich sind und welche weniger. Sie nutzen dafür die Reports: Angebote nach Abteilungen und Angebote nach Kostenstellen.

Außerdem überwachen Sie, bei welchen Kunden Sie welche oder wie viele Angebote abgegeben haben. Sie können dabei filtern und überprüfen:

• Zeitpunkt oder Zeitraum der Angebotsabgabe
• Status des Angebots
• Angebotssumme (potenzieller Umsatz im Verkaufstrichter)
• Auftragssumme (zeigt, ob Angebot zur Kundenanforderung passte oder welche Rabatte eingeräumt wurden)
• Abweichungen

Die folgende Abbildung 2 zeigt, wie ein solcher Report aussieht (mit Zeitachsenfunktion und Datenschnitt).