Lieferanten und Angebote bewerten mit ExcelAngebote der Lieferanten und deren Preise vergleichen

Lieferantenangebot prüfen

Damit Sie die Leistungen der Lieferanten vergleichen können, müssen diese Ihnen mitteilen, was sie in welcher Form leisten. Dazu geben die Lieferanten ein Angebot ab und beschreiben ihre Leistung im Angebot oder in einem gesonderten Pflichtenheft. Beides muss auf Ihr Lastenheft mit den Anforderungen ausgerichtet sein, damit Sie die Leistung des Lieferanten beurteilen können.

Sie werten dann das Angebot und das Pflichtenheft für jeden Lieferanten aus und bewerten dabei:

• Was bietet der Lieferant an? Merkmal, Funktion, Leistungsindikator …
• Erfüllt er die Must-have-Kriterien?
• Wie viele Punkte bekommt er für seine Leistung in Bezug auf ein Leistungskriterium?
• Welche Kosten fallen für das Unternehmen an, wenn das Angebot angenommen wird? Für Investition oder Betrieb.

Erfüllung der Must-have-Kriterien prüfen

Einen besonderen Stellenwert haben die Must-have-Kriterien. Diese prüfen Sie als Erstes: Lieferanten, die ein Must-have-Kriterium nicht erfüllen, werden sofort entsprechend gekennzeichnet und im Normalfall auch aussortiert. Sie sind aus dem Rennen – außer es gibt einen nachvollziehbaren Grund, warum der Lieferant dennoch anhand der Leistungskriterien bewertet wird und aufgrund dessen in der Wertung bleibt.

Bei Must-have-Kriterien kann es deshalb zunächst nur die Ausprägungen geben: erfüllt – nicht erfüllt. Allerdings: Wenn ein Lieferant das Must-have-Kriterium erfüllt, kann es dennoch für die Gesamtbewertung eine Rolle spielen, wie gut er es erfüllt. Dann bewerten Sie diese Leistung so wie die Leistungskriterien.

Leistungskriterien in Punktwert übertragen

Für die einzelnen Leistungs- oder Bewertungskriterien müssen Sie eine Transformationsregel festlegen, wie Sie die angebotene oder gemessene Leistung auf Ihre Punkteskala (zum Beispiel von 1 bis 10) übertragen. Für das Beispiel des Kaffee-Automaten kann diese Transformation folgendermaßen aussehen:

Anforderung: Das Produkt soll leicht zu reinigen sein.

Bewertungskriterium: Ausgestaltung der Reinigungsfunktion und damit verbundener Aufwand.

Transformationsregel:

• Gerät muss täglich zerlegt und manuell gereinigt werden; dafür sind viele Handgriffe notwendig: 2
• manuelle Reinigung ist mit wenigen Handgriffen zu erledigen: 4
• Gerät kann täglich durch Wahl einer automatischen Reinigungsfunktion gereinigt werden; einmal pro Woche ist eine manuelle Reinigung notwendig: 6
• Gerät kann täglich durch Wahl einer automatischen Reinigungsfunktion gereinigt werden; es ist kein zusätzliches Handling notwendig: 8
• Gerät wird automatisch bei Bedarf gereinigt; Hersteller übernimmt vier Jahre Garantie auf perfektes Reinigungsergebnis: 10

Dann prüfen Sie für jeden einzelnen Lieferanten, was genau er anbietet in Bezug auf diese Anforderung und das Bewertungskriterium. Wenn der Kaffee-Automat von Lieferant A eine automatische Reinigungsfunktion hat, aber einmal pro Woche manuell gereinigt werden muss, erhält Lieferant A dafür 6 Punkte.

Wenn Sie die Leistung im Vergleich zu einem „perfekten Lieferanten“ bewerten, würde das bedeuten: Reinigung mit Herstellergarantie entspricht 100 Prozent. Lieferant A erhält dann für seine Leistung den Wert 60 Prozent. Diese Werte erfassen Sie in Ihrer Tabelle wie in der folgenden Abbildung.

Kosten für den Angebotsvergleich festhalten

Ermitteln Sie auf Grundlage des Angebots des Lieferanten dann alle entscheidungsrelevanten Kosten. Dazu zählen insbesondere:

• Anschaffungskosten
• Kosten der Beschaffung (Transport, Versicherung ...)
• Kosten für Einrichtung, Montage, Installation
• Betriebskosten (Raumkosten, Energiekosten, Betriebsstoffe ...)
• Schulungskosten
• Wartungskosten
• Reparaturkosten
• Lizenzkosten
• Entsorgungskosten

Halten Sie sämtliche Kosten fest und berechnen Sie daraus die jährlichen Kosten, die anfallen, wenn Sie sich für einen Lieferanten entscheiden.

Wenn Sie am Ende der Bewertung einen Gesamt-Punktwert berechnen wollen, mit dem auch die Kosten wie ein Leistungsmerkmal betrachtet werden, dann müssen Sie die Kosten ebenfalls in einen Punktwert (0 bis 10) übertragen. Dafür brauchen Sie auch eine Transformationsregel, wie oben beschrieben.

Beispiel für die Transformation der Kosten

Der Lieferant mit den geringsten Kosten erhält dann beispielsweise 10 Punkte. Fallen die Kosten um 100 EUR höher aus, gibt es dafür 1 Punkt Abzug. Maßgeblich sind die Kosten pro Jahr (bei acht Jahren Nutzungsdauer).

Liegen die Kosten pro Jahr beim günstigsten Lieferant B bei 1.400 EUR, erhält er dafür den Punktwert 10. Liegen die Jahreskosten bei Lieferant A bei 2.000 EUR, erhält er dafür den Punktwert 4. In der folgenden Abbildung sehen Sie, wie Sie die Kosten in der Excel-Vorlage (siehe Praxisteil unten) darstellen können.

Wenn Sie die Kosten in Punktwerte übertragen und in die Berechnung einbeziehen, spricht man von einer Nutzwertanalyse. Wenn Sie die Kosten am Ende für die Entscheidung gesondert ausweisen und diese neben den Gesamt-Punktwert für die Leistung stellen, spricht man von einer Kosten-Nutzen-Analyse.

Werten Sie das Ergebnis der Lieferantenbewertung aus

Wenn die Auswertung der Lieferantenangebote und Pflichtenhefte abgeschlossen ist und wenn die Bewertung stimmig und schlüssig ist, sollte die Entscheidung für den Lieferanten ausfallen, der alle Must-have-Kriterien erfüllt und die höchste Gesamt-Punktzahl bei der gewichteten Bewertung erhält. Das können Sie zum Beispiel in einem Ranking wie in der folgenden Abbildung darstellen. Dort sind auch die Kosten in einen Punktwert übertragen und wie ein Leistungskriterium in die Gesamtbewertung eingegangen.

Wenn Sie die Kosten mit der Kosten-Nutzen-Analyse gesondert ausweisen, dann muss Ihr Entscheidungsgremium Leistung und Kosten direkt miteinander vergleichen und abwägen, wofür sie sich entscheiden, falls der beste Lieferant nicht auch der günstigste ist.

Hilfreich für das Entscheidungsgremium ist, wenn Sie einen „Wirtschaftlichkeitsfaktor“ wie Kosten-Nutzen-Wert oder Preis-Leistungs-Verhältnis berechnen. Zum Beispiel, indem Sie ausrechnen, was bei einem Lieferanten ein Leistungs- oder Bewertungspunkt kostet.

Beispiel für den Angebotsvergleich von Lieferanten

Lieferant A: 62 Leistungs-Punkte (ungewichtet) und Kosten von 2.000 EUR pro Jahr. Kosten-Nutzen-Wert = 2.000 EUR ÷ 62 Leistungs-Punkte = 32,26 EUR pro Leistungs-Punkt.

Lieferant B: 36 Leistungs-Punkte (ungewichtet) und Kosten von 1.400 EUR. Kosten-Nutzen-Wert: 38,89 EUR pro Leistungs-Punkt

Lieferant B ist also in Bezug auf die Leistung teurer. Die Entscheidung würde für Lieferant A ausfallen, obwohl seine Kosten höher sind.

Die folgende Abbildung zeigt ein Ergebnis der Lieferantenbewertung für den Fall, dass alle Kriterien einzeln gewichtet werden. Entsprechende Darstellungen finden Sie in der Excel-Vorlage für die Fälle, dass nicht gewichtet, die Bereiche gewichtet oder Einzelkriterien und Bereiche gewichtet werden.