Aufgaben delegierenAufgabendelegation vorbereiten Schritt für Schritt

Beginnen Sie bei der Aufgabendelegation in kleinen Schritten

Wer es bislang nicht gewohnt war, Aufgaben zu delegieren, wird sich wahrscheinlich damit zunächst schwertun. Zum einen muss die Barriere des „Loslassens“ überwunden werden; zum anderen muss man wissen, worauf es beim Prozess der Delegation ankommt. Denn wer seine Aufgaben schlecht delegiert, bekommt schlechte Ergebnisse – und sieht sich dann meist in seinen Vorurteilen bestätigt, dass Delegation nur mehr Arbeit mache.

Gewöhnen Sie sich allmählich ans Delegieren. Beginnen Sie mit einer Aufgabe pro Tag oder pro Woche, die Sie an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter delegieren. Das können beispielsweise sein:

• Routineaufgaben
• spezielle Fachaufgaben, die am besten von einem Spezialisten gemacht werden
• gut strukturierte Aufgaben, die beispielsweise anhand einer Checkliste erfüllt werden können
• vorbereitende Arbeiten als Grundlage für weitere Aktivitäten (zum Beispiel das Zusammenstellen von Informationen)
• Aufgaben ohne viel Abstimmungsbedarf

Beachten Sie, dass es Aufgaben gibt, die nicht oder nur unter bestimmten Umständen delegierbar sind. Dazu gehören insbesondere Führungsaufgaben, vertrauliche Angelegenheiten und neuartige und wichtige Aufgaben, in die Sie sich selbst erst eindenken müssen oder die strategische Bedeutung für Ihr Unternehmen oder Ihr Team haben.

Aufgabendelegation sollte motivierend sein

Betrachten Sie die Delegation nicht als das Abschieben von ungeliebten Tätigkeiten. Das könnte sich auch auf den betroffenen Mitarbeiter übertragen. Seine Motivation, die Aufgabe gut zu erfüllen, ist dann gering; entsprechend sehen die Ergebnisse aus.

Stellen Sie heraus: Sie möchten Aufgaben abgeben, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. Sie wollen der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter mehr Befugnisse und Verantwortung übertragen. Sie schätzen sie als „Experte“ für diese Aufgaben.

Überprüfen Sie aber auch, ob die entsprechende Aufgabe überhaupt (noch) erfüllt werden muss. Nennen Sie Gründe, warum

• diese Arbeit erledigt werden muss,
• sie gerade jetzt erledigt werden muss,
• sie in einer bestimmten Form erledigt werden muss,
• sie gerade von Ihnen erledigt werden muss oder
• eben von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter erledigt werden kann.

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Die erfolgreiche Delegation steht und fällt mit dem Vertrauen, das Sie mitbringen und in den Mitarbeiter haben, der eine Aufgabe übernehmen soll. Deshalb sollte zunächst ermittelt werden, wo das Vertrauen am besten investiert wird. Im Allgemeinen dürfte bekannt sein, welche Stärken und Schwächen die einzelnen Mitarbeiter haben.

Bauen Sie auf den Stärken auf und nutzen Sie die entsprechenden Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen. Beurteilen Sie dazu das Leistungsvermögen (Können) und die Leistungsbereitschaft (Wollen) der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Das sollte vor der Übertragung von Aufgaben geregelt werden

Bevor Aufgaben regelmäßig delegiert werden, sollte dies mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besprochen werden.

• Warum werden Aufgaben delegiert?
• Welche Regeln sollen gelten?
• Welche Erwartungen haben die Führungskraft als Delegierender und die Mitarbeitenden, die Aufgaben delegiert bekommen?
• Wie sollte der Delegationsprozess ablaufen?
• Warum können Mitarbeiterin und Mitarbeiter auch „Nein“ sagen?

Wichtig sind dabei vor allem folgende Regelungsbereiche:

• Was muss der Mitarbeiter alles wissen und welche Befugnisse und Verantwortung bekommt er übertragen, wenn eine Aufgabe delegiert wird?
• Was ist bei der Aufgabenerfüllung zu beachten? Rückfragen, Rücksprachen, Zwischenstand?
• Wer die Aufgabe erfüllt, muss den Freiraum haben, selbst zu entscheiden, wie er das macht. Das muss der Führungskraft und dem Mitarbeiter klar sein.
• Es muss auch klar sein, wie das Ergebnis überprüft und bewertet wird. Deshalb sollte geklärt sein: Was passiert, wenn das Ergebnis die Erwartungen nicht erfüllt?

Dann wissen alle Teammitglieder Bescheid, und die Delegation kann im Einzelfall schneller und zielgerichtet erfolgen. So kann die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessert werden, Aufgaben zu übernehmen und gemäß den Erwartungen zu erfüllen. Dabei sollten die Vorteile sichtbar werden, die sich aus der Delegation ergeben: für die Führungskraft, für den Mitarbeiter, das Team, die Abteilung, das Unternehmen und die Kunden.

Vorsicht vor der Rückdelegation

Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen übertragene Aufgaben an ihre Führungskraft zurück delegieren. Das kommt insbesondere dann vor, wenn eine schwierige oder anstrengende Aufgabe zu erledigen ist, wenn die notwendigen Voraussetzungen nicht gegeben sind, wenn die Rahmenbedingungen ungeeignet sind oder wenn zu wenig Zeit zur Verfügung steht. Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neigen vielleicht sogar grundsätzlich dazu, Aufgaben an andere weiter- oder zurückzuleiten.

Mit der Rückdelegation geben diese Mitarbeiter die Aufgabe – oder einen Teil davon – unmerklich wieder an ihre Führungskraft zurück. Diese merkt das nicht sofort, fühlt sich geschmeichelt oder in ihren Vorurteilen bestätigt und übernimmt die Aufgabe wieder an. So wird das Prinzip der Aufgabendelegation ausgehöhlt und eventuell beschädigt.

Bedenken Sie schließlich: Anerkennung der Leistungen und Dank für das Übernehmen einer Aufgabe sind von besonders großer Bedeutung!