BeiratBeirat einer GmbH – Einberufung, Funktion, Rechte und Pflichten

Welche Organe und Gremien hat die GmbH?

Für Unternehmen mit der Rechtsform GmbH ist vorgeschrieben, dass sie eine Gesellschafterversammlung und mindestens einen Geschäftsführer haben müssen. Unterliegt die GmbH der Mitbestimmung, muss zudem ein Aufsichtsrat gebildet werden.

Zusätzlich ist die Einberufung eines Beirats möglich. Dies ist zwar rein freiwillig, viele Unternehmen entscheiden sich aber dafür. Gerade auch für kleinere Familienunternehmen kann ein Beirat sinnvoll sein und eine Reihe von Vorteilen bringen.

Als neutrales Gremium kann der Beirat der GmbH beratend und kontrollierend zur Seite stehen und so einen positiven Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten.

Funktionen des Beirats

Die Gesellschafterversammlung entscheidet darüber, ob ein Beirat eingerichtet wird. Dementsprechend obliegt es auch der Gesellschafterversammlung, festzulegen, welche konkreten Funktionen der Beirat haben soll.

Es kann zum Beispiel festgelegt werden, dass der Beirat „nur“ beratende Funktion haben soll. Vielfach wird ihm jedoch auch eine Kontrollfunktion zugeschrieben.

Zu den typischen Funktionen eines Beirats gehören:

Beratungsfunktion

Eine zentrale Aufgabe des Beirats ist die Beratung der Geschäftsführung. Deshalb sollte der Beirat idealerweise auch mit Personen besetzt sein, die ihrerseits unternehmerisch und weitsichtig denken und idealerweise Management-Erfahrung vorweisen können.

Die Beratung durch einen fachkundigen und erfahrenen Beirat kann dazu beitragen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und das Risiko von Fehlentscheidungen zu reduzieren. Zudem kann der Beirat dem Unternehmen fachliches Know-how zur Verfügung stellen, zum Beispiel in der Unternehmensführung oder in steuerlichen oder rechtlichen Fragen.

Aufsichts- und Kontrollfunktion

Außerdem kann man dem Beirat die Aufgabe zukommen lassen, das Handeln der GmbH-Gesellschaft zu überwachen. So kann der Beirat bei bestimmten Plänen oder Entscheidungen der Geschäftsleitung, die möglicherweise zum Nachteil des Unternehmens sind, seine Bedenken vortragen.

Schlichtungs- und Vermittlungsfunktion

Bei Konflikten innerhalb der Gesellschafterversammlung kann der Beirat vermittelnd tätig werden. Im Idealfall können langwierige Streitigkeiten oder sogar Gerichtsprozesse verhindert werden. Um diese Funktion zu erfüllen, ist eine hohe Sozialkompetenz des Beirats unabdingbar.

Weitere mögliche Funktionen des Beirats

• Auswahl der Geschäftsführung
• Kündigung der Geschäftsführung
• Feststellung des Jahresabschlusses
• Entscheidung über Gewinnverwendung

Vorsicht: Maßnahmen, die normalerweise der Geschäftsführung obliegen, dürfen nur dann auf den Beirat übertragen werden, wenn diese nicht kraft Gesetzes der Geschäftsführung selbst vorbehalten sind.

Wie viele Mitglieder sollte ein Beirat haben?

Wie groß der Beirat sein sollte, hängt auch von der Betriebsgröße ab. Gesetzliche Vorgaben gibt es dazu nicht. Drei Mitglieder sollten das Minimum sein. Generell ist zu empfehlen, eine ungerade Zahl an Beiratsmitgliedern zu wählen, damit es bei Abstimmungen nicht zu einer Patt-Situation kommt.

Einberufung des Beirats

Wenn ein Beirat installiert werden soll, sollte dies im Gesellschaftsvertrag verankert werden, gegebenenfalls durch eine nachträgliche Änderung.

Möglich ist es, im Gesellschaftsvertrag direkt detaillierte Regelungen zum Beirat zu treffen (Aufgaben, Kompetenzen, Vergütung etc.). Eine andere Möglichkeit ist, dass im Gesellschaftsvertrag nur festgelegt wird, dass ein Beirat zu errichten ist, und die näheren Einzelheiten in eine Beiratssatzung oder Geschäftsordnung ausgelagert werden.

In jedem Fall sollten die Gesellschafter vorab Einigkeit darüber zielen, welche Aufgaben sie dem Beirat übertragen möchten.

Üblicherweise wählt die Gesellschafterversammlung die Beiratsmitglieder, was diesen eine besondere Legitimation verleiht.

Zu beachten ist: Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, die das Gesetz ausdrücklich der Gesellschafterversammlung, den einzelnen Gesellschaftern oder der Geschäftsführung zuweist, dürfen nicht auf einen Beirat übertragen werden.

So hat zum Beispiel die Geschäftsführung gemäß § 35 Absatz 1 Satz 1 GmbH-Gesetz das Recht, die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten. Dieses Vertretungsrecht darf demnach nicht auf den Beirat übertragen werden.

Über welche Fähigkeiten und Qualifikationen sollten die Beiratsmitglieder verfügen?

Der Beirat sollte über verfügen über

• Fachkompetenzen, zum Beispiel in den Bereichen Betriebswirtschaft, Recht, Steuern, Finanzen oder Marketing,
• Managementerfahrung,
• Kommunikationsgeschick und
• Sozialkompetenz.

Wer Beiratsmitglied ist

• muss unbeschränkt geschäftsfähig sein und
• darf keine Verantwortung für Aufgaben übernehmen, die er für die Gesellschaft schon an anderer Stelle ausübt.

Rechte und Pflichten der Beiratsmitglieder

Welche Rechten und Pflichten die einzelnen Mitglieder des Beirats haben, ergibt sich üblicherweise daraus, was dazu im Gesellschaftsvertrag, in der Beiratssatzung oder in der Geschäftsordnung der GmbH geregelt ist.

Beiratsmitglieder haben Anspruch auf eine Vergütung. Entscheidend ist das, was die Gesellschafterversammlung dazu beschlossen hat. Fehlt eine entsprechende Vereinbarung, besteht von Gesetzes wegen ein Anspruch auf Vergütung in „üblicher Höhe“.

Bei kleineren und mittelständischen Unternehmen (KMU) bietet es sich an, die Beiratsmitglieder mit einem Honorar pro Sitzung zu vergüten. Dieser liegt bei vergleichbaren Unternehmen zwischen 1.000 EUR und 2.500 EUR.

Entsprechend ihrer Beratungs-, Überwachungs- und Vermittlungsfunktion müssen die Beiratsmitglieder zudem mit den dazu notwendigen Informationen versorgt werden.

Beiratsmitglieder unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht. Dies sollten Sie aus Gründen der Transparenz ausdrücklich in den Gesellschaftsvertrag oder die Geschäftsordnung mitaufnehmen.

Haftung

Ein Beiratsmitglied ist dazu verpflichtet, die ihm übertragenen Aufgaben sorgfältig zu erledigen. Handelt das Beiratsmitglied pflichtwidrig und entsteht der Gesellschaft dadurch ein Schaden, kann dies eine Schadensersatzpflicht nach sich ziehen.

Wann endet die Tätigkeit im Beirat?

Die Tätigkeit im Beirat endet automatisch mit Ablauf der festgelegten Amtszeit. Beiratsmitglieder haben jedoch auch die Möglichkeit, ihr Amt von sich aus vorzeitig niederzulegen.

Übt ein Beiratsmitglied seine Beiratstätigkeit pflichtwidrig aus, kann es von der Gesellschaftsversammlung vorzeitig abberufen werden.