Ressourcen und Dienste planenDienstplanung und Belegungsplanung

Wofür braucht es einen Dienstplan oder Belegungsplan?

Mit der Dienstplanung und Belegungsplanung behalten Sie die Übersicht über die Belegung von Räumen und Geräten und die Besetzung von wichtigen Servicestellen in Ihrem Unternehmen. Sie stellen damit beispielsweise sicher, dass die Telefonzentrale besetzt ist.

Sie gewährleisten, dass es eine eindeutige Zuordnung von Diensten und Ressourcen einerseits und von Dienstleistern und Nutzern andererseits gibt. Dabei darf es keine doppelte Zuordnung geben. Bei der Dienstplanung kann es außerdem wichtig sein, dass ein Dienst ohne Unterbrechung sichergestellt ist – seine Belegung also keine Lücken aufweist.

Knappe Ressourcen mit dem Belegungsplan störungsfrei nutzen

Mit der Belegungsplanung können Sie einzelne Ressourcen und Arbeitsmittel für unterschiedliche Nutzer einplanen. Eine Belegungsplanung erfolgt in den Unternehmen meistens für:

• Räume
• Fahrzeuge
• Werkzeuge
• IT-Geräte (Hardware, Software)
• Labore

Dabei geht es hauptsächlich darum, eine Doppelbelegung oder Wartezeiten und Ärger zu vermeiden. Außerdem kann jeder Nutzer im Belegungsplan erkennen, wann er die jeweilige Ressource nutzen kann. So kann er die eigenen Aufgaben und Abläufe darauf ausrichten.

Belegungsplan als Liste

Listen zur Belegungsplanung werden an vielen Stellen im Unternehmen geführt – je nachdem, wer welche Ressource verwaltet und betreut. Wichtig ist:

• Es gibt für jede Ressource nur eine Liste.
• Jeder potenzielle Nutzer weiß, wo sich diese Liste befindet.
• Die Liste wird von den Nutzern gemeinsam gepflegt oder von einer verantwortlichen Person, die alle Anfragen zur Ressourcennutzung sammelt und entsprechend einplant.
• Die Listen können als einfache Kalender (Papierform), mithilfe von Excel-Dateien oder mit spezieller Software gepflegt werden.

Beispiele für solche einfachen Belegungsplanungen sind:

• Besprechungsräume in Unternehmen
• Fahrzeuge in einem Fahrzeugpool
• Computer mit spezieller Simulationssoftware
• Konferenzräume in einem Hotel oder bei der Messe

Bei der Planung der Belegung von Ressourcen sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass die Wartezeiten oder andere Probleme, die sich aus der Knappheit der Ressourcen ergeben, die Prozesse nicht zu sehr beeinträchtigen. Im Zweifel müssen die Ressourcen erweitert oder aufgestockt werden, sodass sie kein Engpass sind, aber die Auslastung dennoch hoch ist.

Abbildung 1 zeigt, wie eine einfache Belegungsplanung dargestellt werden kann. Durch die Visualisierung in Form eines Balkenplans wird schnell sichtbar, wann die Ressource frei ist und wann sie belegt ist. Zudem wird sichtbar, wie sie ausgelastet ist und wann oder wodurch es Engpässe geben könnte. Indem gleichzeitig ermittelt wird, welcher Nutzer die Ressource wie intensiv nutzt, können die entsprechenden Kosten der Ressource dem jeweiligen Nutzer zugeordnet werden. Dazu wird der Stundensatz der Ressource berechnet und festgelegt.

Dienstplan erstellen

Die Belegungsplanung kann auch als Dienstplanung verstanden werden. Hier müssen Sie im Rahmen Ihrer Planung sicherstellen, dass ein Dienst während der geplanten Dienstzeiten auch erfüllt wird. Das bedeutet, dass Sie eine Belegungsplanung durchführen, die dafür sorgt, dass eine Ressource ständig belegt ist.

Abbildung 2 zeigt, wie der Belegungsplan als Dienstplan aussehen kann. Dabei können Sie die Einteilung der Dienste unterschiedlich visualisieren. In der Abbildung ist die Dienstplanung für einen ausgewählten Dienst und einen gesamten Monat dargestellt. Eine Variante ist, dass mehrere Dienste in einer Übersicht dargestellt werden (Abbildung 3).

Dienstplanung und Aufgabenplanung im Jahreskalender abbilden

In einigen Fällen ist es hilfreich, wenn Sie für ein gesamtes Jahr im Überblick haben, wer welche Aufgaben übernimmt, wann welche Projekte laufen oder wer wann bei welchem Kunden im Einsatz ist. Sie planen dazu für die einzelnen Tage den jeweiligen Zeitaufwand und haben im Jahreskalender wie bei einer Plantafel immer den entsprechenden Überblick, Abbildung 4 zeigt an einem Ausschnitt, wie das aussehen kann.