Meetings und Besprechungen verbessernVisualisieren Sie in Besprechungen so viel wie möglich

Redebeiträge während Besprechungen schriftlich dokumentieren

Ihr Meeting und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer profitieren ungemein davon, wenn wichtige Beiträge, Aussagen oder Zwischenergebnisse sofort und für alle sichtbar aufgeschrieben oder visualisiert werden. Allein die Tatsache, dass etwas auf Papier vor aller Augen vorliegt, strukturiert nicht nur den Ablauf, sondern diszipliniert auch alle beim Einbringen ihrer Themen.

Oft genügt es, wenn die wichtigen Stichwörter, die bei einem Redebeitrag genannt werden, auf Flipchart festgehalten werden. Sie können die einzelnen Redebeiträge im einfachsten Fall der Reihe nach untereinanderschreiben.

Dabei sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt und für jedes Thema eine neue Flipchart-Seite beginnen. Mitschreiben und Visualisieren sind Aufgaben des Moderators oder einer Person, die ihn dabei unterstützt.

Wie Sie Beiträge simultan erfassen und aufschreiben

Es braucht viel Erfahrung, um Redebeiträge, ein Gespräch und eine Diskussion simultan zu erfassen und am Flipchart oder an der Tafel festzuhalten. Wer mitschreibt, muss den Kern der Aussage heraushören, ihn fachlich verstehen, einen Zusammenhang zum Thema und zu anderen Beiträgen erkennen, die Bedeutung einschätzen und sofort auf den Punkt genau formulieren. Das ist schwierig. Hilfreich ist:

• Hören Sie genau zu, was die sprechende Person sagt: höchste Konzentration!
• Hören Sie in der Rede den Schlüsselbegriff heraus; das Thema, um das es dem Redner im Grunde geht. Das ist meist ein Substantiv. Zum Beispiel: Umsatz, Ablauf oder Qualitätsprobleme.
• Hören Sie heraus, was rund um diesen Schlüsselbegriff die wichtigste Aussage des Redners ist. Was will die Person dazu sagen? Oft lässt sich das Substantiv durch ein Verb entsprechend ergänzen. Zum Beispiel: Umsatz geht zurück, Ablauf muss geklärt werden oder Ursachen für Qualitätsprobleme sind unklar.
• Schreiben Sie dann das Substantiv und Verb auf. Das Verb kann eine Aktion ausdrücken oder einen Zustand beschreiben. Zum Beispiel: Umsatz verringert, Ablauf klären oder Mängel überprüfen.
• Wenn Sie aus Sicht des Redners oder der anderen Teilnehmenden den Sachverhalt nicht richtig wiedergegeben haben, werden diese Sie darauf hinweisen. Dann korrigieren Sie einfach.
• Diese Bezeichnung können Sie dann leicht durch weiterführende Informationen ergänzen. Zum Beispiel: Umsatz in Europa im letzten Quartal um 20 Prozent verringert, Ablauf und Aufgaben für alle Betroffenen beschreiben, Mängel an Montageplatz und ihre Ursachen überprüfen.
• Wenn dies schwerfällt, wenn zu schnell oder durcheinandergeredet wird, dann kann der Moderator die Teilnehmenden bitten, die richtigen Stichwörter zu nennen: „Einen Moment bitte. Wie formulieren wir das für das Flipchart?“
• Fassen Sie den Redebeitrag eines Teilnehmers so in ein bis drei Punkten zusammen.
• Machen Sie dabei klar, dass es (meistens) nicht auf die exakte Formulierung ankommt, sondern darauf, dass alle sich daran erinnern und in etwa wissen, was gemeint war.

Besprechungsergebnisse visualisieren und zusammenfügen

Redebeiträge und die wichtigen Informationen, die darin stecken, werden noch besser sichtbar und sind leichter zu bearbeiten, wenn sie nicht nur als Punktaufzählung untereinandergeschrieben werden, sondern in ein Bild gebracht werden.

Meistens gelingt das durch einfache Begriffe, Kästchen, Striche und Pfeile. Denn damit lassen sich leicht Zusammenhänge zwischen einem Ganzen und seinen Teilen aufzeigen, Ursache-Wirkungs-Beziehungen sichtbar machen oder Abläufe skizzieren.

Wichtig: Es kommt nicht darauf an, dass alles perfekt gezeichnet und sofort stimmig ist. Es muss nur erst einmal überhaupt am Flipchart stehen. Das inhaltlich richtige Bild entsteht dann durch die einzelnen Redebeiträge und Korrekturen. Wenn es unübersichtlich wird, fassen Sie die entscheidenden Punkte in einem weiteren Bild oder in Worten zusammen.

Richtig mitschreiben in der Besprechung

Falls kein Flipchart zur Verfügung steht, ist auch eine Wandtafel hilfreich, um Redebeiträge aufzuschreiben. Dort ist der Platz allerdings beschränkt. Ein Tagesordnungspunkt sollte vollständig dargestellt werden können – auch wenn es aufgrund des knappen Platzes nur die wichtigsten Aspekte sind.

Machen Sie am Ende des Tagesordnungspunkts ein Foto mit dem Smartphone. Anschließend steht die Tafel für das nächste Thema zur Verfügung.

Manche schreiben alle Beiträge in einem Meeting in Form einer Mindmap an ihrem Laptop mit und zeigen dies direkt über den Beamer oder Bildschirm. So entwickeln sie gleich ein strukturiertes Bild des Gesprächs und der Diskussion. Genauso hilfreich ist es, wenn die Beiträge auf Karten geschrieben werden, die an einer Pinnwand aufgehängt werden. Oder es werden große Haftnotizzettel auf einer Rolle Packpapier an der Wand aufgeklebt.

Wichtig ist: Alle Teilnehmenden verfolgen mit und können nachlesen, was bereits gesagt und erarbeitet wurde. Und sie erkennen, welche Punkte noch offen sind.

Ein weiterer Vorteil: Diese Mitschriften helfen am Ende der Besprechung, einen Maßnahmenplan zu erstellen oder das zentrale Ergebnis festzuhalten. Zudem fällt es im Anschluss an die Veranstaltung leichter, die Besprechung zu protokollieren.

Themenspeicher für Besprechungen einrichten

Manchmal kommt es vor, dass mit einem Redebeitrag ein Aspekt angesprochen wird, der nicht unmittelbar zum Thema der Veranstaltung oder zum Tagesordnungspunkt passt. Das kann aus unterschiedlichen Gründen passieren:

• Dem Redner ist dieser Aspekt wichtig, er will es jetzt einfach mal loswerden.
• Außer dem Redner sind alle anderen der Meinung, dass dieser Aspekt nicht zum gerade besprochenen Thema passt.
• Der Redebeitrag geht zu sehr ins Detail. Die meisten anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer können dem nicht mehr folgen.
• Mit dem Redebeitrag wird ein (wichtiger) Aspekt benannt oder eine Frage aufgeworfen, die aber nicht geklärt oder bearbeitet werden kann, weil dafür notwendige Informationen fehlen.
• Der Beitrag ist ein weiterer Punkt, aber der gerade aktuelle ist noch nicht abgeschlossen.

Alle Redebeiträge, die in eine dieser Kategorien fallen, können wichtig und wertvoll sein. Sie können nur jetzt gerade nicht behandelt werden. Trotzdem sollten sie nicht vergessen werden. Hier hilft der Themenspeicher.

Diese Redebeiträge werden stichwortartig auf einem Flipchart oder einer gesonderten Seite notiert und festgehalten; das ist der Themenspeicher. Die Teilnehmenden entscheiden, was mit diesen Themen (später) geschehen soll.

Sollen sie noch während der laufenden Besprechung behandelt werden? Soll es eine gesonderte Besprechung oder eine Fortsetzung dafür geben? Oder sollen sie in einer anderen Form bearbeitet werden?