Compliance-Management im UnternehmenBetriebsbeauftragte – welche müssen bestellt werden?

Wozu braucht man Betriebsbeauftragte?

Der Gesetzgeber hat Unternehmen eine Vielzahl von Pflichten auferlegt. Die Unternehmen sind verantwortlich dafür, die Einhaltung der geltenden Vorschriften sowie behördlicher Auflagen zu gewährleisten. Dafür werden Betriebsbeauftragte bestellt.

Sowohl externe Personen als auch Mitarbeitende können bestellt werden. Bestellte Personen:

• überwachen Prozesse,
• beraten das Management,
• schulen Mitarbeitende und
• melden relevante Informationen an Behörden.

Die Bestellung von Betriebsbeauftragten ist teilweise gesetzlich vorgeschrieben.

In einem Betrieb können mehrere Betriebsbeauftragte tätig sein. Häufig ist es auch möglich, dass ein Betriebsbeauftragter mehrere Aufgaben in Personalunion übernimmt.

Sicherheitsbeauftragter

Unternehmen sollen einen Sicherheitsbeauftragten benennen, um die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Bei bestimmten Branchen und Betriebsgrößen ist zudem die Benennung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit erforderlich.

Unternehmen mit über 20 Mitarbeitenden müssen einen Sicherheitsbeauftragten benennen (§ 22 SGB VII). Wie viele Beauftragte gestellt werden müssen, legen die Unfallversicherungsträger für den Betrieb fest. Meist hängt dies ab von:

• Anzahl der Beschäftigten
• zeitliche Nähe (der Gefahr) zu den Beschäftigten
• räumliche Nähe (der Gefahr) zu den Beschäftigten
• fachliche Nähe (der Gefahr) zu den Beschäftigten
• Art der Unfall- und Gesundheitsgefahren im Unternehmen

Meldepflicht:
Sicherheitsbeauftragte müssen in der Regel nicht gesondert bei einer Behörde gemeldet werden. Es besteht jedoch eine interne Dokumentationspflicht im Unternehmen.

Kontrolle:
Die Einhaltung dieser Verpflichtungen wird durch die Berufsgenossenschaften oder das Gewerbeaufsichtsamt im Rahmen von Audits oder Betriebsbesichtigungen überprüft.

Ersthelfer

Sie als Arbeitgeber müssen gemäß § 10§ ArbSchG sicherstellen, dass im Betrieb bei einem Notfall Erste Hilfe geleistet werden kann.

Sobald sich auf dem Firmengelände mindestens zwei versicherte Mitarbeitende gleichzeitig aufhalten, müssen Unternehmen einen betrieblichen Ersthelfer benennen und so schulen, dass er seinen Aufgaben im Notfall gerecht werden kann.

Es besteht keine Meldepflicht.

Betriebsarzt

Ein Betriebsarzt ist für jeden Arbeitgeber Pflicht; das gilt unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden. Regeln zur Bestellung, Aufgaben und Anforderungen an Betriebsärzte werden durch das ASiG, die DGUV Vorschrift 2 und weitere gesetzliche Regelungen festgelegt.

Meldepflicht:
Unternehmen sind verpflichtet, die Bestellung eines Betriebsarztes und einer Fachkraft für Arbeitssicherheit der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Dies erfolgt in der Regel durch Mitteilung an die zuständige Berufsgenossenschaft oder die Arbeitsschutzbehörde.

Kontrolle:
Die Einhaltung der Vorschriften wird von den staatlichen Arbeitsschutzbehörden sowie von den Berufsgenossenschaften kontrolliert. Diese Behörden führen regelmäßig Betriebsbesichtigungen durch und können die Dokumentation des Unternehmens einsehen.

Arbeitsschutzbeauftragter

In Betrieben mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern kann der Betriebsrat verlangen, dass der Arbeitgeber einen Arbeitsschutzbeauftragten oder eine Person zur Wahrnehmung von Arbeitgeberpflichten benennt (§ 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).

Es gibt keine gesetzliche Meldepflicht.

Datenschutzbeauftragter

Unternehmen, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn regelmäßig mindestens 20 Personen mit personenbezogenen Daten arbeiten (§ 38 BDSG).

Unternehmen, die eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchführen müssen oder die mit personenbezogenen Daten handeln, brauchen immer einen Datenschutzbeauftragten.

Meldepflicht:
Unternehmen, die nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, müssen diesen der zuständigen Aufsichtsbehörde (in der Regel das jeweilige Landesamt für Datenschutz) melden.

Kontrolle:
Die Aufsichtsbehörden können im Rahmen von Datenschutzprüfungen kontrollieren, ob ein Datenschutzbeauftragter benannt wurde und ob dieser ordnungsgemäß tätig ist.

Geldwäschebeauftragter

Unternehmen, die unter das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz) fallen, müssen einen Geldwäschebeauftragten benennen, der für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften verantwortlich ist (§ 7 GwG). Dazu gehören zum Beispiel Finanzdienstleister und Immobilienmakler.

Meldepflicht:
Die Benennung eines Geldwäschebeauftragten muss der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Für Banken und Finanzdienstleister ist die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zuständig. Für andere Branchen können es auch andere Aufsichtsbehörden sein, wie die Industrie- und Handelskammern (IHK) oder Landesaufsichtsbehörden.

Kontrolle:
Die Aufsichtsbehörden überwachen die Einhaltung der Meldepflicht und können bei Verstößen gegen das Geldwäschegesetz Bußgelder verhängen. Es ist daher wichtig, dass die Benennung des Geldwäschebeauftragten fristgerecht und korrekt erfolgt.

Immissionsschutzbeauftragter

Betreiber von Anlagen, die unter den Anwendungsbereich des Bundesimmissionsschutzgesetzes fallen, müssen einen Immissionsschutzbeauftragten benennen (§ 53 Absatz 1 BImSchG):

… sofern dies im Hinblick auf die Art oder die Größe der Anlagen wegen der 

1. von den Anlagen ausgehenden Emissionen,

2. technischen Probleme der Emissionsbegrenzung oder

3. Eignung der Erzeugnisse, bei bestimmungsgemäßer Verwendung schädliche Umwelteinwirkungen durch Luftverunreinigungen, Geräusche oder Erschütterungen hervorzurufen,

erforderlich ist.

Meldepflicht:
In Betrieben, die nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz (BImSchG) genehmigungspflichtig sind, muss ein Immissionsschutzbeauftragter benannt und der Behörde gemeldet werden.

Kontrolle:
Die zuständige Immissionsschutzbehörde prüft die Einhaltung der Vorgaben durch regelmäßige Kontrollen und Betriebsbesichtigungen.

Gewässerschutzbeauftragter

Unternehmen, die wassergefährdende Stoffe handhaben, müssen einen Gewässerschutzbeauftragten benennen (§ 64 WHG), wenn sie an einem Tag mehr als 750 Kubikmeter Abwasser einleiten dürfen. Unter bestimmten Umständen können die Behörden unabhängig davon anordnen, dass einer oder mehrere Beauftragte zu bestellen sind.

Meldepflicht:
Diese Beauftragten müssen in der Regel bei der zuständigen Überwachungsbehörde (häufig Umweltamt oder Bezirksregierung) gemeldet werden. Die Meldung umfasst in der Regel die Kontaktdaten des Beauftragten und die Bestellung.

Kontrolle:
Die zuständige Behörde kann im Rahmen von Überwachungen und Betriebsbesichtigungen prüfen, ob die Bestellung des Beauftragten erfolgt ist und ob der Beauftragte seine Pflichten erfüllt. Zudem können entsprechende Dokumentationen und Bestellurkunden angefordert werden.

Gefahrstoffbeauftragter

Für bestimmte Tätigkeiten mit gefährlichen Stoffen müssen Unternehmen einen Gefahrstoffbeauftragten ernennen, der für die Sicherheit bei der Handhabung dieser Stoffe zuständig ist (§ 7 GefStoffV).

Meldepflicht:
Die Benennung muss häufig innerhalb des Unternehmens dokumentiert und gegebenenfalls der zuständigen Behörde gemeldet werden.

Kontrolle:
Die Einhaltung der Vorschriften wird durch das Gewerbeaufsichtsamt oder die Berufsgenossenschaft überwacht. Im Rahmen von Betriebsbesichtigungen wird geprüft, ob ein Gefahrstoffbeauftragter benannt und ordnungsgemäß tätig ist.

Brandschutzbeauftragter

Nicht jedes Unternehmen muss einen Brandschutzbeauftragten bestellen. Die Pflicht besteht, wenn:

• laut Gefährdungsbeurteilung ein erhöhtes Brandrisiko besteht,
• eine Verkaufsfläche von mehr als 2000 Quadratmeter vorhanden ist,
• der Gebäudeversicherer dies fordert oder
• die Bauordnung oder die Industriebaurichtlinie dies vorschreiben.

Geregelt wird diese Pflicht in § 10 ArbSchG.

Meldepflicht:
Diese Bestellung muss in der Regel nicht bei einer Behörde gemeldet werden, jedoch intern dokumentiert sein.

Kontrolle:
Die Einhaltung der Brandschutzbestimmungen wird durch die Feuerwehr oder das Bauamt im Rahmen von Begehungen und Prüfungen kontrolliert.

Evakuierungsbeauftragter

Grundsätzlich sind Unternehmen nicht verpflichtet, einen Evakuierungshelfer zu bestellen. Jedoch muss laut § 10 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gesichert sein, dass eine sichere und geordnete Evakuierung im Notfall gewährleistet ist.

Manche Arbeitgeber bestimmen und schulen zu diesem Zweck freiwillig einen Evakuierungsbeauftragten.

Gleichstellungsbeauftragter

Private Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, einen Gleichstellungsbeauftragten zu stellen. Nur Behörden, soziale Einrichtungen und Gemeinden, in denen mindestens 100 Mitarbeitende tätig sind, müssen eine Person benennen, die sich unter anderem für die Gleichstellung von Beschäftigten unterschiedlicher Geschlechter einsetzt.

Inklusionsbeauftragter

Gemäß § 181 SGB IX müssen alle Arbeitgeber in Deutschland einen oder mehrere Inklusionsbeauftragten bestellen, wenn sie schwerbehinderte Menschen beschäftigen (oder beschäftigen müssen; siehe § 154 SGB IX).

Meldepflicht:
In Deutschland muss der Schwerbehindertenbeauftragte beim zuständigen Integrationsamt gemeldet werden. Dies erfolgt in der Regel durch eine formlose Mitteilung, die den Namen und die Kontaktdaten des Beauftragten sowie den Arbeitgeber umfasst.

Kontrolle:
Der Betriebsrat oder Personalrat hat das Recht und die Pflicht, darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen eingehalten werden. Außerdem kann das Integrationsamt oder die Agentur für Arbeit prüfen, ob ein Inklusionsbeauftragter vorhanden ist.

Menschenrechtsbeauftragter

Unternehmen mit einer Niederlassung oder einem Zweig in Deutschland mit mehr als 1000 Mitarbeitenden müssen laut deutschem Lieferkettengesetz einen Menschenrechtsbeauftragten benennen.

Es gibt keine Meldepflicht.

Compliance-Beauftragter

Kein Unternehmen ist dazu verpflichtet, einen Compliance-Beauftragten zu bestellen. Gerade große Unternehmen bestellen trotzdem häufig einen sogenannten „Compliance Officer“. Er soll rechtliche Risiken identifizieren, einordnen und dafür sorgen, dass alle Gesetze im Unternehmen eingehalten und die Risiken vermindert werden.

CE-Beauftragter oder Bevollmächtigter für Produktsicherheit

Unternehmen können Bevollmächtigte bestellen, die sich um die Produktsicherheit kümmern und die dafür sorgen, dass die rechtlichen Vorgaben dazu eingehalten werden. Sie sind gleichzeitig Ansprechpartner für staatliche Aufsichtsbehörden.

Die rechtliche Grundlage dazu bilden:

• Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
• Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
• Verordnung (EU) 2023/988 zur Produktsicherheit

Es gibt keine gesetzlichen Anforderungen an die Fachkunde des Beauftragten; lediglich technischer sowie rechtlicher Sachverstand und Kenntnisse zur Produkthaftung und Umweltrecht sollten vorhanden sein.

Es besteht keine Pflicht, einen CE-Beauftragten oder entsprechende Bevollmächtigte zu bestellen. Wenn es diese gibt, sollten Sie den jeweils zuständigen Behörden benannt werden, da sie die zentralen Ansprechpartner für die Behörden sind.

Die Bevollmächtigten müssen auf Verlangen der Behörde ein Dokument des Unternehmens vorlegen, das ihre Vollmachten bestätigt.

Beauftragter für Medizinproduktesicherheit

Eine zentrale Anforderung der Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV) besteht darin, in Gesundheitseinrichtungen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten einen Beauftragten für Medizinproduktesicherheit zu benennen.

Das Bundesamt für Arzneimittel und Medizinprodukte beantwortet die häufigsten Fragen vonseiten der Unternehmen verständlich und knapp auf der Webseite „Weitere Informationen für Beauftragte für Medizinproduktesicherheit“.

Meldepflicht:
Unternehmen, die Medizinprodukte herstellen oder vertreiben, müssen den Beauftragten bei der zuständigen Behörde melden, meist dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM).

Prüfung:
Die Überwachung und Prüfung erfolgt durch das BfArM im Rahmen von Audits und Inspektionen.

Exportkontrollbeauftragter

Es gibt kein Gesetz, welches explizit und allgemeingültig fordert, einen Exportkontrollbeauftragten zu bestellen. Die Regelungen zur Exportkontrolle und die Verantwortlichkeiten in Unternehmen ergeben sich jedoch aus einer Kombination mehrerer Gesetze und Verordnungen:

• Außenwirtschaftsgesetz (AWG)
  Legt fest, dass Unternehmen ihre Exportvorgänge im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen überwachen müssen. Die Pflicht zur Bestellung eines Exportkontrollbeauftragten ergibt sich indirekt aus der Pflicht zur Einhaltung der Exportkontrollvorschriften.
• Außenwirtschaftsverordnung (AWV)
  Auch hier gibt es keine direkte Vorgabe zur Bestellung eines Exportkontrollbeauftragten, aber Unternehmen sind verpflichtet, interne Kontrollmaßnahmen zu etablieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
• Kriegswaffenkontrollgesetz (KWKG)
  Unternehmen, die mit Rüstungsgütern handeln, unterliegen strengen Kontrollen und haben umfangreiche Pflichten, die ebenfalls die Notwendigkeit eines verantwortlichen Ansprechpartners – wie eines Exportkontrollbeauftragten – implizieren.

Meldepflicht:
Die Bestellung ist nicht zwingend bei einer Behörde zu melden, muss jedoch im Unternehmen dokumentiert sein.

Kontrolle:
Die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften wird durch die zuständige Behörde (zum Beispiel: Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) geprüft. Bei Audits kann die Benennung und die Tätigkeit des Beauftragten überprüft werden.

Sonderfälle: Umgang mit Gefahrstoffen

Da die folgenden Beauftragten lediglich von Unternehmen in speziellen Branchen gestellt werden müssen, werden sie nur der Vollständigkeitshalber aufgeführt. Falls in Ihrem Unternehmen mit Gefahrstoffen umgegangen wird, sollten Sie sich zu den folgenden Beauftragten informieren; nicht alle sind verpflichtend zu bestellen:

• Asbest-Sachkundiger
• Begasungsleiter
• Beauftragter für biologische Sicherheit
• Entsorgungsverantwortlicher
• Explosionsschutzbeauftragter
• Sprengstoffbeauftragter
• Strahlenschutzbeauftragter

Diese Beauftragten müssen in der Regel bei der zuständigen Überwachungsbehörde (häufig Umweltamt oder Bezirksregierung) gemeldet werden. Die Meldung umfasst in der Regel die Kontaktdaten des Beauftragten und die Bestellung.