PersonalbeschaffungBewerbungsunterlagen sichten und beurteilen

Wie Bewerbungsunterlagen im Unternehmen eingehen

Wenn sich Bewerberinnen oder Bewerber mit ihrem Interesse an einer Stellenausschreibung beim Unternehmen melden, ist der erste Kontakt hergestellt. Potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten senden mit den Bewerbungsunterlagen Informationen zu ihrer Person und zu den Kompetenzen sowie Erfahrungen.

Die Bewerbungsunterlagen sind fast immer in schriftlicher Form abgefasst. Sie gehen in folgender Weise im Unternehmen ein:

• per E-Mail mit den Bewerbungsinformationen im Anhang, meist als PDF-Datei
• über die Kontaktfunktion der Online-Jobbörse oder der Social-Media-Plattform
• per Briefpost mit einer Bewerbungsmappe auf Papier als Anlage
• per Web-Formular, wenn Ihr Unternehmen eine solche Bewerbung ermöglicht oder sogar vorschreibt; ergänzende Informationen können dabei online hochgeladen werden

Mit den Bewerbungsunterlagen und den damit vermittelten Informationen können sich das Unternehmen und Verantwortliche ein erstes Bild von der Bewerberin oder dem Bewerber machen.

Einen ersten Eindruck aus den Bewerbungsunterlagen gewinnen

Bei der Form und bei den Inhalten ihrer Bewerbungsunterlagen orientieren sich die Bewerberinnen und Bewerber im Allgemeinen daran, was die unzähligen Bewerbungsratgeber empfehlen. So hat sich gewissermaßen ein Standard herausgebildet, zu dem es Varianten gibt. Die Bewerbungsunterlagen umfassen demnach:

• ein Anschreiben oder Motivationsschreiben
• einen Lebenslauf
• Zertifikate zu Ausbildungen und Weiterbildung
• Zeugnisse von der Schule und von bisherigen Arbeitgebern

Einerseits hilft es dem Unternehmen zu prüfen, ob sich ein Kandidat an diese Vorgaben hält – ein erstes Auswahlkriterium. Anderseits fällt es bei der Gleichförmigkeit der Bewerbungen schwer, die guten und passenden Kandidaten zu entdecken. Das Problem stellt sich insbesondere dann, wenn viele Bewerbungen eingehen.

Wichtige Auswahlkriterien bei der Sichtung von Bewerbungen

Der erste Eindruck, der sich aus den Bewerbungsunterlagen ergibt, kann trügen. Die Bewerberinnen und Bewerber schreiben passende Formulierungen aus den Ratgebern ab oder machen beschönigende oder sogar falsche Angaben im Lebenslauf und zu ihren Kompetenzen.

Gleichwohl bleibt zur Vorselektion keine andere Möglichkeit, als die Bewerbungsunterlagen zu sichten und auszuwerten. Wichtige Auswahlkriterien sind:

• optischer Gesamteindruck der Bewerbung: vermittelt einen Eindruck von der Arbeitsweise oder Sorgfältigkeit des Kandidaten
• das Anschreiben: klar, korrekt und mit guten Argumenten, die für die Bewerbung sprechen
• der Lebenslauf: übersichtlich, informativ, schlüssig, Entwicklung sichtbar
• Zeugnisse oder andere Belege für die vorhandenen Kompetenzen: Stimmigkeit, Aussagekraft, Beleg für Kompetenzen

Bewerbungsfoto – ja oder nein?

Oft legen Bewerberinnen und Bewerber ihren Unterlagen noch immer ein Foto von ihrer Person bei. Und manche im Unternehmen werden es wohl noch als ein Bewertungskriterium verwenden.

Doch nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) ist Vorsicht geboten. Auf den Fotos sind Merkmale erkennbar, die nach dem AGG nicht als Auswahlkriterium gelten dürfen. Das gibt Bewerbern die Möglichkeit, zu behaupten, es läge Diskriminierung vor.

Deshalb gehen einige Unternehmen dazu über, keine Bewerbungsfotos anzufordern oder diese sogar abzulehnen (wie in den angelsächsischen Ländern). Sie sollten für Ihr Unternehmen klären, wie Sie mit den Fotos in Bewerbungsunterlagen umgehen wollen.

Bewerbungen sichten Schritt für Schritt

In jedem Fall sollte jede schriftliche Bewerbung professionell bearbeitet werden. Dazu gehören folgende Schritte: 

• die genaue Sichtung
• die Auswertung und das Festhalten der Eindrücke und der fachlichen Bewertungen
• der Entscheid zur weiteren Vorgehensweise
• bei einer negativen Bewertung das Zurücksenden der Unterlagen

Online-Bewerbungen flexibel gestalten

Vor allem große Unternehmen erwarten, dass sich Bewerberinnen und Bewerber online über entsprechende Formulare auf der Internet-Seite des Unternehmens bewerben. Die Unternehmen wollen damit diesen Prozess der Vorauswahl standardisieren und einige Schritte automatisieren.

So sparen Sie sich den Umgang der Bewerbungsmappen und das aufwendige Rücksenden. Sie können aber auch standardisierte Auswahlkriterien anlegen, mit deren Hilfe geeignete Kandidaten einfacher gefunden werden sollen.

Standardisierte Formulare zur Bewerbung provozieren aber auch standardisierte Eingaben durch die Bewerberinnen und Bewerber. Die Gefahr könnte sein, dass eigentlich gut passende Kandidaten vorschnell zurückgewiesen werden.

Es ist deshalb ratsam, auch Online-Bewerbungen flexibel zu gestalten: einfache und eindeutige Auswahlkriterien können als automatisierte Filter über alle Bewerbungen gelegt werden; andere Auswahlkriterien sollten einzeln geprüft und von Menschen bewertet werden.