Fuhrparkmanagement und Fuhrpark-ControllingEine Car Policy erstellen

Was ist eine Car Policy?

Eine Car Policy ist ein Regelwerk, das die Nutzung von Firmenfahrzeugen in einem Unternehmen festlegt. Sie definiert, wer die Fahrzeuge nutzen darf, unter welchen Bedingungen dies erlaubt ist und welche Standards für Sicherheit, Zustand und Wartung gelten.

Manchmal wird die Car Policy auch bezeichnet als:

• Dienstwagenordnung
• Fahrzeugrichtlinie
• Fahrzeugnutzungsordnung
• Dienstwagenrichtlinie
• Fuhrparkrichtlinie
• Firmenwagenregelung

Mit einer schriftlichen Dienstwagenordnung beantworten Unternehmen die meisten Nutzungs-, Haftungs- und Sicherheitsfragen. Konflikte werden vermieden, weil Mitarbeitende aufgrund der klar definierten und für alle gültigen Regeln wissen, wer die Fahrzeuge zu welchen Bedingungen nutzen darf.

Warum erstellt man eine Car Policy?

Die Car Policy ist für Unternehmen mit firmeneigenen Fahrzeugen wichtig, da sie die folgenden Funktionen erfüllt:

Missverständnisse vermeiden

In der Dienstwagenordnung legen Sie fest, wer die Fahrzeuge nutzen darf, für welche Zwecke sie eingesetzt werden und unter welchen Bedingungen. Dies hilft, Missverständnisse und Missbrauch zu vermeiden. Sie stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden über die gleichen Informationen verfügen und die gleichen Anweisungen haben.

Kosten sparen

Durch eine klare Regelung zur Nutzung und Wartung der Fahrzeuge können Kosten besser kontrolliert werden. Das hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden, weil zum Beispiel die private Nutzung geregelt wird und Vorgaben zur Auswahl kosteneffizienter Fahrzeuge gemacht werden.

Rechtssicherheit schaffen

Eine korrekt definierte Car Policy minimiert rechtliche Risiken, indem sie die Einhaltung relevanter Gesetze und Bestimmungen sicherstellt. Dies beinhaltet auch Regelungen zur Fahrersicherheit und zum Verhalten im Schadensfall.

Wartung, Sicherheit und Pflege gewährleisten

Die Richtlinie gewährleistet, dass alle Fahrzeuge regelmäßig gewartet und überprüft werden, was die Sicherheit der Fahrer erhöht und die Lebensdauer der Fahrzeuge verlängert.

Fahrzeuge sind oft Teil des öffentlichen Erscheinungsbildes eines Unternehmens. Eine Car Policy kann dazu beitragen, dass alle Fahrzeuge dem gewünschten Standard entsprechen und das Unternehmen positiv repräsentieren.

Brauchen Sie eine Car Policy?

Sie sollten eine Dienstwagenordnung erstellen, wenn:

• Ihr Unternehmen mehrere Fahrzeuge besitzt oder least;
• mehrere Mitarbeitende Zugang zu den Fahrzeugen haben;
• Sie die Fahrzeugkosten kontrollieren möchten;
• ein allgemeines Verbot oder eine (eingeschränkte) Erlaubnis für die private Nutzung definiert werden soll.

Für kleine Unternehmen mit nur einem oder zwei Fahrzeugen, die ausschließlich von den Inhabern genutzt werden, ist eine Dienstwagenordnung nicht notwendig. Sobald jedoch mehrere Mitarbeitende Zugang zu Fahrzeugen haben und regelmäßig damit fahren, ist ein Regelwerk empfehlenswert.

Was regelt die Car Policy?

Die folgenden Aspekte sollten Sie in der Car Policy festlegen, damit das Dokument im betrieblichen Alltag genutzt werden kann, weil alle wichtigen Informationen und Regeln enthalten sind.

Ziele

Definieren Sie, was mit der Richtlinie erreicht werden soll. Ziele können unter anderem sein:

• die Sicherheit zu erhöhen,
• Kosten zu kontrollieren oder
• den Fahrzeuggebrauch zu regulieren.

Klären Sie, woran Sie erkennen, ob Ihre Ziele zum Fahrzeugmanagement und Fahrzeuggebrauch eingehalten oder erreicht werden.

Geltungsbereich

Legen Sie fest, wer von der Richtlinie betroffen ist. Dies kann alle Mitarbeitenden umfassen, die regelmäßig Firmenfahrzeuge nutzen, oder nur bestimmte Abteilungen oder Positionen.

Fahrzeugnutzung

Definieren Sie, unter welchen Umständen und für welche Zwecke die Firmenfahrzeuge genutzt werden dürfen. Hier sollten Sie auch regeln, ob und in welchem Umfang die private Nutzung erlaubt ist.

Fahrzeugauswahl

Entscheiden Sie, welche Fahrzeugtypen zur Verfügung gestellt und nach welchen Kriterien diese ausgewählt werden. Wichtige Faktoren könnten Umweltaspekte, Betriebskosten oder das Image des Unternehmens sein.

Verantwortlichkeiten für Wartung und Instandhaltung

Legen Sie fest, wer für die Wartung der Fahrzeuge verantwortlich ist. Bestimmen Sie auch, wie häufig Wartungen notwendig sind und wie Reparaturen organisiert und durchgeführt werden.

Versicherung und Haftung

Klären Sie, welche Versicherungen für die Fahrzeuge abgeschlossen werden. Definieren Sie, wie im Falle eines Unfalls verfahren wird und wer die Kosten für Selbstbehalte oder nicht versicherte Schäden trägt.

Fahrerlaubnis und Schulungen

Stellen Sie sicher, dass alle Fahrerinnen und Fahrer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Überlegen Sie, ob zusätzliche Schulungen oder Zertifizierungen nötig sind, insbesondere für Fahrzeuge, die spezielle Qualifikationen erfordern; zum Beispiel zur Personenbeförderung oder zum Transport von Gefahrgütern.

Überwachung und Einhaltung

Planen Sie, wie die Einhaltung der Richtlinie überwacht wird und welche Maßnahmen bei Verstößen ergriffen werden. Dies könnte regelmäßige Überprüfungen und Berichte umfassen.

Technologieeinsatz

Überlegen Sie, ob Sie Technologien wie GPS-Tracking oder Fahrtenschreiber nutzen möchten, um die Nutzung und Effizienz der Fahrzeuge zu überwachen.

Überarbeitung und Aktualisierung

Planen Sie, wie und wann die Richtlinie überprüft und aktualisiert wird, um sie an veränderte Bedingungen, etwa neue gesetzliche Vorschriften oder veränderte Unternehmensbedürfnisse, anzupassen.

Wie ist eine Car Policy aufgebaut?

Typischerweise sind die folgenden Abschnitte vorhanden, einige können bei Bedarf wegfallen oder ergänzt werden:

• Einführung (Präambel) und Zielsetzung
• Definition der Nutzerinnen und Nutzer
• Regeln zur Fahrzeugnutzung
• Vorschriften zur Wartung und Verantwortlichkeit
• Versicherungs- und Haftungsregelungen
• Anforderungen an die Fahrerlaubnis und Schulung
• Überwachungsverfahren und Konsequenzen bei Nichteinhaltung
• Technologieeinsatz
• Verfahren zur Überprüfung der Richtlinie

Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?

In Deutschland ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, eine Car Policy zu erstellen. Dennoch gibt es verschiedene rechtliche Aspekte, die bei der Erstellung berücksichtigt werden müssen, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Compliance sicherzustellen:

Straßenverkehrsordnung (StVO)

Die Car Policy sollte sicherstellen, dass alle Fahrerinnen und Fahrer die Regeln der StVO einhalten. Dies beinhaltet beispielsweise Geschwindigkeitsbegrenzungen, Rücksichtnahme und die Beachtung von Verkehrshinweisen.

Fahrerlaubnisverordnung (FeV)

Es muss sichergestellt werden, dass alle Nutzer der Firmenfahrzeuge eine gültige Fahrerlaubnis haben, die für die jeweiligen Fahrzeugklassen gültig ist.

Arbeitsrecht

Die Car Policy darf keine Bestimmungen enthalten, die dem geltenden Arbeitsrecht widersprechen. Dies bezieht sich auf Arbeitszeiten (gemäß Arbeitszeitgesetz), Überstundenregelungen und die Einhaltung der Ruhezeiten.

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Wenn in der Car Policy die Nutzung von GPS-Tracking oder anderen Überwachungstechnologien vorgesehen ist, müssen die Datenschutzbestimmungen beachtet werden. Dies umfasst die Einholung von Einwilligungen der Mitarbeitenden und die transparente Information darüber, welche Daten erhoben und wie diese verwendet werden.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Bei der Einführung einer Dienstwagenordnung in Unternehmen mit einem Betriebsrat muss dieser in die Planung und Umsetzung eingebunden werden.

Wie Ihre Car Policy noch besser wird

Mit den folgenden Tipps können Sie Ihre Dienstwagenordnung noch verbessern:

Technologie integrieren

Nutzen Sie moderne Technologien, um die Nutzung und den Zustand der Fahrzeuge zu verbessern. GPS-Tracking, Telematiksysteme und Fahrverhaltens-Monitoring helfen dabei, Daten über die Fahrzeugnutzung zu sammeln. Das führt zu einer besseren Einhaltung der Richtlinien und einer Optimierung der Betriebskosten.

Flexibilität in der Fahrzeugwahl ermöglichen

Bieten Sie den Mitarbeitenden Optionen bei der Auswahl der Fahrzeuge, indem Sie verschiedene Modelle und Typen zur Verfügung stellen, die den Unternehmensstandards entsprechen. Dies kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und dazu beitragen, dass die Fahrzeuge sorgfältiger behandelt werden.

Umweltbewusstsein fördern

Integrieren Sie umweltfreundliche Aspekte, wie die Bevorzugung von Elektrofahrzeugen und die Förderung von Fahrgemeinschaften. Dies reduziert nicht nur die Betriebskosten, sondern verbessert auch das öffentliche Image als umweltbewusstes Unternehmen.

Schulungen und Workshops organisieren

Veranstalten Sie regelmäßige Schulungen zu sicheren Fahrtechniken und umweltfreundlichem Fahren. Dies reduziert die Unfallraten und senkt langfristig die Wartungskosten, weil es zu einem schonenderen Umgang mit den Fahrzeugen führt.

Feedback-Mechanismen einbauen

Implementieren Sie ein System für regelmäßige Berichte über die Fahrzeugnutzung und schaffen Sie einen Kanal, durch den Mitarbeitende Feedback zur Fahrzeugpolitik geben können. Dies fördert das Engagement der Mitarbeitenden und ermöglicht es Ihnen, die Richtlinie kontinuierlich zu verbessern.

Konsequenzen und Belohnungen festlegen

Definieren Sie Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Richtlinien, aber setzen Sie auch Anreize für eine vorbildliche Einhaltung. Belohnungssysteme für schadenfreies Fahren oder sparsamen Kraftstoffverbrauch können die Einhaltung der Car Policy fördern.

Anpassungen für bestimmte Gruppen

Passen Sie Ihre Car Policy spezifisch an die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen oder Teams an. Unterschiedliche Rollen im Unternehmen könnten unterschiedliche Anforderungen und Berechtigungen erfordern, was in der Fahrzeugrichtlinie berücksichtigt werden sollte.

Muster für Car Policy

Die folgende Vorlage nutzen Sie, um Ihre eigene Car Policy zu erstellen. Orientieren Sie sich an Aufbau sowie Inhalt und verwenden Sie die beispielhaften Formulierungen. Bei Bedarf ergänzen Sie Punkte.

Danach veröffentlichen Sie das Dokument:

1. Hinterlegen Sie die Car Policy zentral in der Personal- oder Fuhrparkabteilung.
2. Stellen Sie das Dokument digital zur Verfügung, sodass es von berechtigten Mitarbeitenden jederzeit abgerufen werden kann.
3. Unterrichten Sie Mitarbeitende umgehend über Änderungen oder Aktualisierungen, wenn eine neue Version vorliegt.

Ergänzen Sie das Dokument bei Bedarf oder ändern Sie Details so ab, dass die Regeln exakt Ihren Vorstellungen entsprechen.