Change-ManagementChange-Projekte durchführen

Erfolgsfaktoren und Misserfolgsfaktoren im Change-Management

Wenn Sie ein Change-Projekt starten und durchführen, müssen Sie insbesondere folgende Erfolgsfaktoren beachten:

• Sie brauchen ein klares, verbindliches und verständliches Ziel, das Sie nicht aus dem Auge verlieren dürfen.
• Im Verlauf des Projekts müssen Sie flexibel bleiben und immer wieder prüfen, was gerade machbar ist, wo es andere Lösungen braucht und wie die Mehrzahl der Betroffenen mitgenommen werden kann.
• Sorgen Sie dafür, dass das Change-Projekt nicht einschläft, bevor das Ziel erreicht ist – außer es gibt gute Gründe für einen Abbruch.
• Feiern Sie alle Erfolge zwischendurch und das Erreichen von Etappenzielen.

Wer Misserfolg in seinen Veränderungsprojekten vermeiden will, sollte folgende Aspekte beachten und an den entsprechenden Hebeln ansetzen:

Führungskräfte

Die Führungskräfte, Geschäftsleitung und das Top-Management, müssen sich zur Veränderung bekennen (Commitment). Sie müssen sich aktiv dafür einsetzen und für einzelne Maßnahmen und Projekte engagieren, also mitmachen.

Das muss für alle anderen sichtbar, glaubwürdig und authentisch sein. Das Management hat von Beginn an und weit über das Projekt hinaus eine Vorbildfunktion. Die Mitarbeitenden wollen jederzeit erkennen, dass die Führungskräfte das tun, was sie predigen. Außerdem müssen die Führungskräfte klare Ziele und Rahmenbedingungen vorgeben. Letztlich kommt es beim Change-Management auf ihre Überzeugungskraft an.

Projektleitung

Die Projektleitung benötigt viel Erfahrung im Projektmanagement. Sie muss über ausreichend Problemlösekompetenz verfügen und das Unternehmen sehr gut kennen:

• die formalen und informellen Beziehungen und Machtverhältnisse,
• die Multiplikatoren und die Bremser in der Belegschaft,
• die offiziellen und die verborgenen Spielregeln sowie
• das Arsenal an mikropolitischen Instrumenten.

Die Projektleitung muss im Projekt Konflikte erkennen und lösen und ein gutes Beziehungsnetzwerk pflegen. Wichtig ist, dass sie zum Change-Projekt ausreichend Information anbietet und (gegenüber der Belegschaft) Öffentlichkeitsarbeit und Werbung für die Sache betreibt.

Projektteam

Die Mitwirkenden im Projektteam müssen sorgfältig ausgewählt werden. Sie benötigen eine hohe Akzeptanz bei den Kolleginnen und Kollegen in allen Fachbereichen und Sachkompetenz für die Projektaufgabe. Außerdem brauchen sie gute Kontakte, über die sie an die notwendigen Informationen kommen.

Sie müssen mit den Zielen des Projekts und des Unternehmens übereinstimmen und eine harmonische Beziehung zu Kollegen und Vorgesetzten pflegen. Schließlich sollten sie häufig über ihre Arbeitsweisen und Methoden reflektieren.

Umgang mit Widerständen

Da jedes Change-Projekt mit Widerstand rechnen muss, braucht es mächtige und einflussreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Unterstützer.

Gleichzeitig müssen die Führungskräfte und das Projektteam die Personen in der Belegschaft identifizieren, die sehr skeptisch sind oder sogar (offen oder verdeckt) Widerstand leisten. Sie müssen diese durch überzeugende Argumente und ausreichend Informationen neutralisieren.

Sie müssen Fortbildungen durchführen und das im Sinne der Veränderung erwünschte Verhalten belohnen.

Beteiligung

In jedem Fall ist es wichtig, dass die direkt und indirekt betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Veränderungsprozess eingebunden sind. Das reicht von der klaren Information über die Ziele, Maßnahmen und Erfolge bis hin zur Möglichkeit der aktiven Mitgestaltung mit eigenen Ideen.

Vorgehensmodell und Phasenplan für das Change-Management

Weil Veränderungen und Change-Projekte in Unternehmen ein sehr komplexer Vorgang sind, wurden in Theorie und Praxis unterschiedliche Modelle entwickelt, die beschreiben, in welchen Einzelschritten eine Veränderung stattfinden kann.

Dass die Modelle genauso funktionieren, wie von ihren Erfindern beschrieben, ist eher unwahrscheinlich. Keine Veränderung lässt sich im Vorfeld exakt planen; spätestens bei der Umsetzung zeigt sich das Unvorhergesehene. Gleichwohl hilft ein Vorgehensmodell oder Phasenplan bei der konzeptionellen Vorbereitung und Reflexion eines Veränderungsprojekts.

Change-Management-Modell nach Kurt Lewin

Das bekannteste Modell für Veränderungsprojekte stammt vom Sozialpsychologen Kurt Lewin, der es Ende der 1940er-Jahre beschrieben hat. Er unterscheidet drei Phasen:

1. Auftauen
2. Verändern
3. Einfrieren

Change-Management-Modell nach Wyatt Warner Burke

Darauf aufbauend haben zahlreiche Autoren mehr oder weniger differenzierte Phasenmodelle entwickelt, die eine Orientierung bieten. Wyatt Warner Burke schlägt beispielsweise folgende Schritte eines Vorgehensmodells vor:

1. Vorbereitung/ Prelaunch
2. Start/ Launch
3. Nach dem Start/ Postlaunch
4. Weitere Umsetzung
5. Aufrechterhaltung der Veränderung

Zeit und Ort als Rahmenbedingungen beachten

Bei der Planung der einzelnen Phasen zur Veränderung ist das richtige Timing wichtig:

• Wann wird ein Veränderungsprozess bekannt gegeben?
• In welche Zeit fallen Umstellungen und entscheidende Maßnahmen?

Wer dies mit anderen Aktivitäten und Abläufen im Unternehmen abstimmt, wird weniger Widerstände überwinden müssen.

Entsprechendes gilt auch für den Ort der Veränderung. Die Führungskräfte sollten sich überlegen, in welchem Bereich des Unternehmens sie mit der Veränderung beginnen. Denn oft werden die ersten Maßnahmen in einem Pilotbereich durchgeführt.

Wer hierbei erste schnelle Erfolge erzielen kann, bekommt Treibstoff für weitere Veränderungen. Es ist deshalb vorteilhaft für das Change-Projekt, einen Pilotbereich auszuwählen, von dem vermutet wird, dass die Veränderung dort positiv verläuft, weil die Rahmenbedingungen passen, die Widerstände nicht so groß sind und die Komplexität beherrscht werden kann.

Schließlich sollte der Start richtig initiiert sein. Wer gleich am Anfang Fehler macht, hat es schwer, diese im Nachhinein zu korrigieren. Deshalb ist hier eine genaue und akribische Vorbereitung notwendig. Die wichtigen Aspekte für den Start sind:

• Gründe für die Veränderung verständlich und nachvollziehbar darlegen: „Wir brauchen diese Veränderung, weil …“
• Klare und eindeutige Ziele für die Zukunft formulieren: „Wenn diese Ziele erreicht sind, war die Veränderung erfolgreich.“
• Einzelne Maßnahmen und Vorgehensweise erläutern: „Das haben wir im Einzelnen vor: …“
• Mögliche Vorteile und Nachteile, Chancen und Risiken benennen: „Das bedeutet für Sie: … Ohne [Nachteil] wird es vermutlich nicht gehen; gerade deshalb ist wichtig, dass Sie …“
• Mitarbeitende einbeziehen und für die Ausgestaltung der Maßnahmen motivieren: „Wir brauchen Ihre Unterstützung. Bringen Sie sich ein bei … Sie entscheiden, wie …“

Wie Sie genau bei Ihrem Change-Projekt vorgehen, hängt letztlich vom Thema und vom Anlass ab. Dementsprechend hat Ihr Change-Projekt seine jeweiligen inhaltlichen Schwerpunkte, Aktionen und Maßnahmen.

Insgesamt wird ein Change-Projekt so geplant und durchgeführt, wie es bei anderen Projekten auch üblich ist. Es gelten also die Regeln und die Methoden des Projektmanagements.