Organigramm erstellenDarstellung, Funktionen und Beispiele von Organigrammen

Was ist ein Organigramm?

Das Organigramm bildet eine Organisation in Form eines Diagramms ab; daher der Begriff Organigramm. Es ist eine grafische Darstellung oder Schaubild des Aufbaus und der Struktur oder ein Plan der Organisation.

Mit Kästen, Kreisen, Pfeilen und Linien werden Zusammenhänge zwischen einzelnen Einheiten der Organisation, den Abteilungen und Mitarbeitenden dargestellt.

Was zeigt ein Organigramm?

Organigramme zeigen, welche Einheiten, Abteilungen und Stellen es in der Organisation gibt und wie die Beziehungen zwischen den Einheiten sind. Mit dem Organigramm soll einfach und anschaulich dargestellt werden,

• wie Aufgaben verteilt sind,
• wie Informationen fließen,
• wer an wen Anordnungen geben kann,
• wie die Kommunikationswege verlaufen oder
• wer Leitungsbefugnisse hat.

Organigramme werden in Unternehmen, Behörden, Vereinen oder Verbänden eingesetzt, damit Mitarbeitende, Bewerber, Lieferanten, Kunden, Mitglieder und andere Interessierte einen verständlichen und nachvollziehbaren Überblick über die Organisation erhalten.

Ein Organigramm macht wichtige Spielregeln der Organisation und die strategische Ausrichtung für alle sichtbar und zeigt sie im schnellen Überblick. Es ist Grundlage, wenn über Veränderungen der Strategie, der Abläufe, der Ausrichtung, der Verantwortungsbereiche und der Spielregeln diskutiert und entschieden wird.

Oder wie der Organisationsexperte Henry Mintzberg sagt:

„Im Grunde stellen Organigramme Fotoalben der Unternehmen dar.“

Welchem Zweck dient ein Organigramm?

Wenn Organigramme entwickelt werden, können damit unterschiedliche Zwecke verfolgt werden. Beispiele dafür sind:

• Diskussion mit Mitarbeitenden über Karriere- und Entwicklungswege im Unternehmen
• Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen abgrenzen, um Doppelarbeit oder Konkurrenz zwischen den Abteilungen zu vermeiden
• Erläuterung von Umorganisationen, Änderungen der Strategie und der Prozesse sowie bei Change-Management
• Darstellung des Unternehmens gegenüber Kunden, Banken und anderen Stakeholdern

Das Organigramm ist ein wichtiges Medium, um das Reden über den Aufbau des Unternehmens, Verantwortlichkeiten, Zusammenhänge und Abläufe zu erleichtern. Wenn Sie das Organigramm als Kommunikationsinstrument nutzen, sollten Sie überlegen, welche Adressaten Sie haben.

Die grafische Darstellung des Unternehmens soll vor allem dazu beitragen, dass das Management, die Mitarbeitenden und externe Stakeholder begreifen, wie das Unternehmen funktioniert.

Wie erleichtert das Organigramm die Kommunikation?

Mit dem Organigramm und der entsprechenden Darstellung lassen sich Fragen beantworten, die Mitarbeitende und Stakeholder haben. Wichtige Fragen, die ein Organigramm beantworten soll, sind:

• Welche Teile des Unternehmens stehen in Verbindung mit welchen anderen?
• Wie sollen Menschen und Prozesse zusammenwirken?
• Wessen Ideen und Informationen müssen wohin gelangen?
• Wer trägt welche Verantwortung und ist haftbar, wenn es um rechtliche Vorgaben geht?
• Wer darf auf welche technischen Systeme zugreifen (mit entsprechenden Benutzungsrechten und Zugangsdaten)?
• Wer darf wem Aufgaben delegieren und Anweisungen erteilen?

Beispiele für Zwecke und Ziele des Organigramms

Mit einem Organigramm Aufgaben und Abläufe erklären

Sie wollen einer neuen Mitarbeiterin die Funktionsweise Ihres Unternehmens erklären. Durch die bildhafte Darstellung kann die Mitarbeiterin die wichtigen Aufgaben, Zusammenhänge, Funktionen und Abläufe schneller erkennen und sich merken. Sie kann erkennen, wer ihre übergeordneten Vorgesetzten sind.

Mit einem Organigramm das Unternehmen umorganisieren

Sie wollen mit einer neuen Strategie im Wettbewerb besser bestehen. Deshalb müssen Sie neue Abteilungen aufbauen, bestehende Abteilungen auflösen und Prozesse verändern.

Auf der Grundlage des Organigramms können Sie gemeinsam mit Ihren Beschäftigten die Grobstruktur Ihrer neuen Organisation entwickeln. Es wird für alle anschaulich, wer welche Aufgaben übernehmen soll und wie die Abläufe in Zukunft sein sollen.

Mit einem Organigramm die Verantwortungsbereiche zeigen

Sie wollen externen Partnern wie Kunden, Banken oder Kooperationspartnern die einzelnen Verantwortungsbereiche Ihres Unternehmens erläutern. Diese Stakeholder erhalten schnell und einfach ein Bild von Ihrem Unternehmen, den wichtigsten Bereichen und den verantwortlichen Mitarbeitenden.

Die Partner erkennen mit dem Organigramm, wen sie bei bestimmten Fragen ansprechen können und wer wofür die Verantwortung trägt.

Organigramm erstellen, um Macht und Ordnung zu zeigen

Manche Organigramme erwecken den Eindruck, als wollte das Top-Management damit deutlich machen, wie groß ihre Verantwortung und ihre Macht sind. Sie wollen damit vor allem beeindrucken.

Früher wurden deshalb Hierarchie und Macht im Organigramm abgebildet. Das Organigramm hat beispielsweise die Gestalt wie in der folgenden Abbildung.

Das Organigramm-Beispiel in der vorigen Abbildung zeigt beispielsweise, dass das Marketing dieses Unternehmens dem Vertrieb untergeordnet ist. Das Unternehmen ist vermutlich geprägt von einer starken Vertriebs- und Verkaufsabteilung, die Produkte im Direktvertrieb und im direkten Kundenkontakt durch den Außendienst vertreiben.

Die Aufgabe des Marketings ist, Marktdaten zu beschaffen, Werbe- und Informationsbroschüren zu erstellen sowie Kundenanalysen durchzuführen – um diese dann dem Vertrieb an die Hand zu geben. Entscheidend ist aber, was die Vertriebsleitung will und vorgibt.

Der Organisation ist mit der Abbildung von Machtstrukturen wenig geholfen. Für sie sind heutzutage andere Zwecke maßgeblich. Deshalb werden in „modernen Organigrammen“ andere Botschaften vermittelt. Zum Beispiel: Kundenorientierung, Agilität, Innovation, Schnelligkeit oder Teamgeist. Das kann ein Organigramm aber komplex und anspruchsvoll machen.

Beispiele für unterschiedliche Organisationsformen und ihre Organigramme

In der Praxis haben sich für die Organisation unterschiedliche, allgemeine Grundstrukturen entwickelt, die sich dann in entsprechenden Organigrammen wiederfinden. Oft werden unterschieden (siehe folgende Abbildung):

• funktionales Organigramm
• divisionales oder spartenbezogenes Organigramm
• Matrix-Organigramm
• projektbezogenes Organigramm

Welche dieser Grundstrukturen für ein Unternehmen am besten passt, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Beispiele sind: Größe des Unternehmens, Leistungsspektrum, Geschäftsmodelle, Strategien, Standorte, Aufgaben, Prozesse, eingesetzte Technologien oder Anforderungen an die Compliance.

Deshalb gibt es unzählige Mischformen von Organigrammen. Manche Organigramme stellen beispielsweise Kundenbeziehungen und Prozesse in den Vordergrund; sie stellen damit eher die Ablauforganisation und weniger die Aufbauorganisation dar. Die folgenden Abbildungen zeigen zwei Beispiele dafür.

Was gehört in ein Organigramm?

Die Beispiele und Arten von Organigrammen zeigen gleichzeitig, was alles in ein Organigramm gehören kann. Mögliche Inhalte sind:

• Kästchen, Kreise und andere Formen: Funktionen und Aufgaben, Personen, Produkte oder Kunden
• Linien, Pfeile: Weisungsbefugnisse, Zusammen- oder Zuarbeit, Informationsfluss
• Position: Hierarchie, Prozesse, Gruppen und Untergruppen; meist durch ihre Anordnung im oberen oder unteren Bereich des Organigramms dargestellt
• Farben und andere Auszeichnung: Hervorhebungen, Besonderheiten, Eigentumsverhältnisse

Organigramme müssen nicht nur für ein gesamtes Unternehmen stehen. Es lässt sich auch für eine einzelne Abteilung oder für Geschäftsfelder ein eigenständiges Organigramm entwickeln, das die Art des Zusammenarbeitens in der Abteilung beschreibt. Dieses Teilorganigramm sollte sich aber in jedem Fall in das Organigramm des Unternehmens einfügen.

Beispiele: Gestaltung von Organigrammen

Da jedes Unternehmen sein Organigramm selbst erstellen muss, gibt es keine fertigen Vorlagen. Die folgenden Beispiele für Organigramme zeigen, wie andere Unternehmen und Organisationen ihre Struktur abbilden.

Hinweis: Organisationen ändern immer wieder ihre Struktur und damit ihr Organigramm. Deshalb sind die folgenden Beispiele eine Momentaufnahme aus dem Jahr 2020.