Texte schreibenEinfach klare Texte schreiben

Was beim Texte schreiben im Beruf wichtig ist

Während im Privatleben nur noch selten geschrieben wird, müssen wir im Beruf häufig Texte schreiben. Eine Telefonnotiz für den Kollegen, ein Bericht für die Chefin, ein Konzept für den Vorstand oder ein Memo für das Projektteam.

Oft fällt es dann schwer, die richtigen Worte zu finden und den Inhalt verständlich darzustellen. Doch ein paar einfache Regeln helfen dabei. Wenn Sie im Beruf Texte überzeugend, verständlich und motivierend schreiben wollen, ist beim Schreiben von Texten wichtig:

• die passenden Inhalte zusammenstellen
• die Inhalte überzeugend strukturieren und gliedern
• die angemessenen Worte finden
• sich auf das Wesentliche konzentrieren
• Wirkung erzeugen

Mit Ihren Texten wollen Sie etwas erreichen: Die oder der Angeschriebene soll etwas zur Kenntnis nehmen, eine Entscheidung treffen, Sie informieren oder eine Aufgabe erledigen.

Doch wenn die Texte ungenau, schlampig, unverständlich, langatmig oder unfreundlich sind, verfehlen sie ihre Wirkung. Die Kommunikation zwischen Schreibenden und Adressaten funktioniert nicht. Es kann zu Missverständnissen, Demotivation oder sogar zu Konflikten kommen.

Welches Ziel hat Ihr Text?

Was muss in den Text? Alles, was wichtig ist und nicht mehr. Diese pauschale Aussage hilft nicht weiter, drückt aber aus, worauf es ankommt. Im Beruf steht die knappe Information im Vordergrund. Sie darf nicht ausgeschmückt werden.

Gleichwohl gibt es beim Schreiben nicht nur die Sachebene, sondern auch eine emotionale Ebene – wie bei jeder Kommunikation. Und auch die Emotionen sollen beim Adressaten angemessen angesprochen werden.

Auf der Sachebene ist wichtig, dass Sie zunächst klären, welches Ziel Sie mit dem Text und dem Textformat, das Sie wählen, erreichen wollen. Ziele sind so vielfältig wie die Gelegenheiten, zu denen Texte geschrieben werden. Hier nur ein paar Beispiele für Situationen des Schreibens und das damit verbundene Ziel:

• Sie informieren die Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Abteilung über die Ergebnisse eines Gesprächs mit einem Kunden. Ziel: Ihr Team weiß Bescheid.
• Sie brauchen eine Entscheidung von Ihrer Chefin. Ziel: Ihre Chefin meldet sich mit einer eindeutigen Entscheidung. 
• Sie haben ein Problem festgestellt und machen einen Lösungsvorschlag, Ziel: Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit dem Vorschlag einverstanden und helfen bei der Umsetzung.
• Sie erarbeiten ein Konzept und fassen die Ergebnisse für den Vorstand auf einer Seite zusammen. Ziel: Der Vorstand greift Ihr Konzept auf und gibt Ressourcen für die Umsetzung frei.

Wen sprechen Sie mit Ihrem Text an?

Überlegen Sie beim Texten im beruflichen Kontext, wem Sie den Text geben und wer ihn lesen soll – weil er oder sie direkt angesprochen ist als Adressat Ihres Textes. Bedenken Sie auch, wer es außerdem lesen könnte. Sind das für Sie wichtige Personen? Können Sie dort einen Schaden anrichten, wenn diese Personen das mit oder ohne Ihre Kenntnis ebenfalls lesen? Worauf sollten Sie deshalb achten?

Situation, Anlass, Adressat und Ziele bestimmen, welche Textform Sie wählen sollten. Reicht eine einfache Aktennotiz, eine kurze E-Mail oder müssen Sie einen ausführlichen Bericht schreiben oder ein Konzept ausarbeiten? Meistens ergibt sich dies aus dem Zusammenhang, aus den Anforderungen des Adressaten oder aus dem, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Welche Inhalte muss Ihr Text umfassen?

Um zu entscheiden, was nun genau aufgeschrieben werden soll, orientieren Sie sich an den W-Fragen. Sie versetzen sich in die Leserin oder den Leser und überlegen, welche Fragen könnte sie oder er zu dem Thema haben.

Genau diese Fragen beantworten Sie mit Ihrem Text. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, dann finden Sie die Inhalte, die in Ihren Text gehören. Mit den folgenden Fragen können Sie jeden Sachverhalt sehr gut beschreiben:

• Was ist das Thema?
• Wer ist betroffen, wer muss einbezogen werden oder wer war dabei?
• Wie viele sind zu beachten (Mengen)?
• Wo spielt es sich ab, woher kommt es (Ortsangaben, Positionen)?
• Wann findet es statt, wann tritt es in Erscheinung und für wie lange (Zeitangaben, Termine)?
• Wie funktioniert es?
• Warum ist es so (Gründe, Ursachen)?
• Wofür ist es wichtig (Ziele, Zwecke, Absichten)?

So kürzen Sie Ihren Text

Am Ende ist der Text doch länger geworden als geplant? Die Chefin gibt den Bericht zurück mit dem Kommentar: Geht es nicht um ein Drittel kürzer? Dann müssen Sie mit den richtigen Werkzeugen Ihren Text bearbeiten. So können Sie kürzen:

Doppelungen streichen

Gehen Sie noch einmal alle Inhalte durch: Gibt es Doppelungen? Haben Sie den gleichen Gedanken zweimal beschrieben? Streichen Sie alle Doppelungen.

Nur die wesentlichen Informationen nennen

Lange Einleitungen, viele Hintergründe, Zahlen, Daten und Fakten, die kaum etwas zur Kernbotschaft beitragen? Streichen. Oft genügt ein gutes Argument oder ein Beleg (die passende Zahl, ein eindrückliches Beispiel), um eine Aussage zu untermauern.

Textformatierung und Grafiken nutzen

Achten Sie auf die Gestaltung und Formatierung. Das bedeutet nicht, alles eng und in kleiner Schrifttype zu schreiben. So wird nur das Lesen anstrengender.

Stattdessen können Sie Überschriften in den Textblock ziehen. Nutzen Sie Tabellen oder Punktaufzählungen mit Stichworten statt ausführlicher Sätze. Komplexe Sachverhalte wie Abläufe können Sie in Grafiken darstellen. Heben Sie wichtige Aussagen, zum Beispiel durch Fettschreiben, hervor; aber sparsam.

Füllwörter streichen

Gehen Sie Satz für Satz durch. Streichen Sie alle Wörter, die nichts zum Inhalt beitragen und die für die Leserin oder den Leser keine wichtige Information sind. Sie werden feststellen, dass die Texte nicht nur kürzer, sondern meist auch verständlicher und leichter lesbar sind. Typische Füllwörter sind: auch, außerdem, eigentlich, dann …

So erkennen Sie Füllwörter: Streichen Sie die vermuteten Füllwörter aus dem Text und prüfen Sie den übrig gebliebenen Satz: Ist das immer noch die Aussage, die Sie machen wollten? Dann kann das gestrichene Füllwort weggelassen werden.

Nicht substantivieren

Formale Texte werden im Berufsleben häufig in einem bürokratischen Schreibstil verfasst, dem Nominalstil. Der Text besteht dann aus vielen Substantiven und komplizierten, zusammengesetzten Wörtern. Das macht Texte lang und schwer verständlich.

Schreiben Sie in einfachen und klaren Worten; am besten so, wie Sie sprechen. Der simple Satzaufbau Subjekt – Prädikat – Objekt ist meist der wirkungsvollste. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Substantive besser als Verben und im Aktiv formulieren können.

Substantivierte Verben oder Adjektive erkennen Sie an den Wortendungen -keit, -heit, - tum, -ung, -nis, -ät, -nahme; statt: Heiterkeit – besser: heiter sein, Kenntnis – kennen, Erstellung – erstellen, Seriosität – seriös, Rücksichtnahme – Rücksicht nehmen/ aufpassen ...

So bringen Sie Ihre Aussage auf den Punkt

Bevor Sie die ersten Wörter schreiben oder tippen, müssen Sie klären:

• Worum geht es?
• Warum schreibe ich das auf?
• Wer soll das lesen?
• Wer wird es außerdem lesen?
• Was ist mein Ziel?
• In welcher Form schreibe ich das auf?
• Was muss die Leserin, der Leser unbedingt wissen?
• Was will ich der Person zusätzlich sagen?

Wenn Sie Ihren Text fertig geschrieben haben, sollten Sie sich fragen: Was kann ich im Text streichen?

So motiviert Ihr Text zum Lesen

Bei Texten rund um die eigene Arbeit steht zwar das Sachliche im Vordergrund, aber die emotionale Ebene lässt sich beim Schreiben nicht ganz ausblenden. Indem Sie die emotionale Ebene beachten und der Leserin oder dem Leser emotionale Angebote machen, erhöhen Sie deren Motivation fürs Lesen.

Sie erhöhen auch die Motivation für das Verständnis und dafür, dass die angeschriebene Person Ihren Text so begreift, wie Sie es sich wünschen.

Emotionale Ebene in einer E-Mail

In einer E-Mail an Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen sprechen Sie die emotionale Ebene einfach dadurch an, dass Sie mit einem freundlichen „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ oder „Hallo Frau Maier“ beginnen.

Und Sie sollten nicht mit einem knappen, alles andere als wertschätzenden „mfG“ abschließen, sondern ausschreiben: „Herzliche Grüße“ oder „Beste Grüße aus der Buchhaltung“. Außerdem sprechen die einfachen Worte „Vielen Dank“ und „Bitte“ die emotionalen Bedürfnisse aller Menschen an.

Emotionale Ebene in Berichten oder Aktennotizen

In Berichten oder Aktennotizen, die sich zunächst nicht an Personen direkt wenden, wird das Emotionale meistens über die Gestaltung und über die Sprache (Tonfall) vermittelt. Wenn Sie mit Ihrem Text zeigen, dass Sie den (unbekannten) Leser wertschätzen, dass Sie sich für ihn Mühe geben und ein wenig mehr Zeit investieren, als er vielleicht erwartet hätte, dann steigen Sie auf seiner emotionalen Werteskala.

Und Ihr Text wird mit deutlich mehr Wohlwollen – auch Ihnen als Schreiberin oder Schreiber gegenüber – gelesen.