BusinessplanWie Sie Schritt für Schritt einen einfachen Businessplan schreiben

Wofür genügt ein einfacher Businessplan?

Manchmal genügt ein einfacher Businessplan, mit dem Sie zeigen:

• was Sie Ihren Kunden anbieten
• wie Sie dies bewerkstelligen
• was Sie dabei besonders auszeichnet
• welche Chancen und Risiken Sie sehen
• ob ihr Vorhaben oder Geschäftsmodell wirtschaftlich ist
• welchen Kapitalbedarf Sie dafür haben

Manche Banken und Stakeholder erwarten damit keine umfassende Analyse und weitreichende Informationen, sondern einen schnellen Überblick über Ihr Geschäftsmodell und die finanziellen Kennzahlen.

Beispiele für Geschäftsvorhaben

Solche einfachen Businesspläne eignen sich für Geschäftsmodelle oder Geschäftsvorhaben, die bereits bekannt, etabliert oder wenig komplex sind. Beispiele dafür sind:

• Pizza-Lieferservice
• Gastronomiebetrieb
• Reinigungsservice
• Gartenpflege
• Vermietung von Lager- oder Geschäftsräumen
• Reinigungsdienstleistung
• ambulante Pflegedienstleistungen

Wenn Sie für ein solches Geschäftsmodell bei Ihrer Bank oder bei anderen Stakeholdern einen Businessplan vorlegen müssen, können Sie diesen mit der folgenden Excel-Vorlage schnell und einfach erstellen.

Im Folgenden werden die einzelnen Tabellenblätter dieser Vorlage und die dafür notwendigen Informationen erläutert.

Deckblatt für den einfachen Businessplan erstellen

Geben Sie Ihrem Unternehmen einen Namen. Dabei müssen Sie die gewählte Rechtsform beachten. Wenn Sie ein Einzelunternehmen gründen oder betreiben, müssen Ihr Vorname und Ihr Nachname im Unternehmensnamen enthalten sein. Zum Beispiel:

Monika Müller – Pizza schnell nach Hause

Entsprechendes gilt auch für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Bei einer Kapitalgesellschaft können Sie einen beliebigen Namen wählen. Achten Sie aber immer sehr genau darauf, dass Sie keine Namensrechte anderer verletzen. Prüfen Sie dies gegebenenfalls über Ihre Industrie- und Handelskammer (IHK) oder direkt beim Markenamt.

Außerdem müssen Sie eine sogenannte ladungsfähige Adresse angeben. Dorthin können Geschäftspartner Ihnen Briefe senden und davon ausgehen, dass Sie diese Briefe erhalten (und entsprechend aktiv werden). Tragen Sie diese Informationen im Tabellenblatt DECKBLATT ein.

Geschäftsidee zusammenfassen

Im Tabellenblatt ZUSAMMENFASSUNG der Excel-Vorlage beschreiben Sie kurz und bündig Ihre Geschäftsidee oder Ihr Vorhaben. Dazu beantworten Sie stichwortartig folgende Fragen:

• Was habe ich vor? Was ist der Kern meines Unternehmens?
• Was biete ich im Einzelnen an?
• Wer sind meine Kunden und was zeichnet sie aus?
• Wie erreiche ich meine Kunden?
• Warum ist das Angebot für meine Kunden nützlich?
• Was zeichnet mich gegenüber Wettbewerbern aus?
• Wer ist im Gründungsteam?
• Wann ist die Gewinnschwelle erreicht?
• Welchen Kapitalbedarf haben wir?
• Wofür brauchen wir Fremdkapital?

Mit den Antworten auf diese Fragen können sich Stakeholder wie Banken ein gutes Bild von Ihrer Geschäftsidee und Ihrem Unternehmensplan machen.

Beschreibung der Geschäftsidee

Wenn die Stakeholder weiterführende Informationen zu Ihrer Geschäftsidee erwarten, dann beschreiben und erläutern Sie diese genauer in den Tabellenblättern GESCHÄFTSIDEE, VERTRIEB & WETTBEWERB, TEAM & PARTNER, UNTERNEHMEN.

Hier können Sie bei Bedarf weitere Details erläutern, Hintergründe beschreiben oder Zahlen, Daten und Fakten anführen, die für eine Einordnung und Bewertung der Geschäftsidee und des Erfolgs wichtig sein könnten.

Das kann vor allem für Geschäftsideen und Unternehmen wichtig sein, die:

• besonders erklärungsbedürftige Produkte oder Leistungen anbieten
• innovative Produkte oder Leistungen anbieten, die es in vergleichbarer Form nicht gibt
• neue Erlösmodelle anbieten (Sharing, Miete …)
• besondere Kundengruppen oder Nischenmärkte bedienen wollen
• besondere Kernkompetenzen oder Patente mitbringen
• auf die Zusammenarbeit mit besonderen Lieferanten oder anderen Partnern angewiesen sind

In solchen Fällen wollen sich Stakeholder ein genaueres Bild machen, um die Geschäftsidee auch inhaltlich zu verstehen. Sie geben in den Tabellenblättern dazu die entsprechenden Informationen und Erläuterungen.

Rechtliche Anforderungen benennen

Außerdem können Sie im Tabellenblatt UNTERNEHMEN unter Vorschriften erläutern, ob es für Ihr Unternehmen und Ihr Vorhaben spezielle gesetzliche Anforderungen gibt, die Sie beachten und einhalten müssen.

Beispiel dafür ist: Wenn Sie medizinische Produkte in Verkehr bringen wollen, müssen diese in besonderer Weise geprüft und zugelassen werden. Vorschriften und formale und gesetzliche Voraussetzungen für die Unternehmensgründung gibt es unter anderem auch für Lebensmittel, Pflege von Menschen, Gastronomie, Handwerk, Versicherungen oder Mobilitätsdienstleistungen.

Sie brauchen dafür gegebenenfalls spezielle Produktzulassungen, müssen eine besondere Ausbildung nachweisen, müssen Zertifikate nachweisen oder spezielle Dokumentationen vorlegen (Pläne, Prozessbeschreibungen etc.).

Diese Informationen gehören nicht in den Businessplan. Hier benennen Sie in Stichworten, welche gesetzlichen Voraussetzungen und Vorschriften in Ihrem Fall gelten und wie Sie diese erfüllen.

Umsatz- und Ertragsplanung im einfachen Businessplan

Grundlage für jede Unternehmens- und Geschäftsplanung sind der Umsatz und Ertrag, die Sie erzielen wollen und können. Daraus ergibt sich der Geldzufluss (Cashflow), ohne den es kein Unternehmen geben kann. Beschreiben Sie in der Tabelle UMSATZ & ERTRAGSQUELLEN, wie es zu einem Geldzufluss in Ihr Unternehmen kommt. Sie erläutern dazu:

• wofür Sie Geld (Umsatz) erhalten, welche Leistungen Sie in Rechnungen stellen,
• wer dieses Geld bezahlen soll, wer Rechnungsempfänger ist,
• in welcher Höhe (pro Monat, pro Jahr) Sie mit dem Geldzufluss (Umsatz) rechnen.

Geldzuflüsse können sich ergeben aus:

• dem Verkauf Ihrer Produkte oder Leistungen: Kunden bezahlen für den Erwerb Ihrer Produkte und die Inanspruchnahme Ihrer Dienstleistungen
• Beiträge für Nutzung (Miete), Mitgliedschaft, Teilnahmen
• Gebühren für Vermittlung
• Spenden

Es gibt unterschiedlichste, oft auch innovative Formen, um den Geldzufluss zu gestalten. Manchmal bezahlen nicht die Nutzer eines Produkts, sondern Sponsoren (Sport) oder Werbetreibende (Google-Modell, Fachzeitschriften).

Genauso ist es möglich, dass Sie Produkte (zunächst) verschenken, um damit Kunden zu binden, um darüber andere Produkte oder Leistungen zu verkaufen oder um später Einnahmen zu erzielen.

Für die Umsatzplanung müssen Sie demnach genau beschreiben, wodurch sich der Geldzufluss und die Einnahmen ergeben und welche Faktoren die Höhe des Umsatzes beeinflussen. Das sind beispielsweise der Preis für eine Leistungseinheit und die Stückzahl der verkauften Produkte. Oder die Dauer eines Miet- oder Vertragsverhältnisses.

In der Tabelle UMSATZ & ERTRAGSQUELLEN planen Sie den Umsatz für die von Ihnen angebotenen Produkte oder Leistungen sowie durch andere Geldzuflüsse (siehe folgende Abbildung).

Planen Sie für einen Zeitraum, der realistisch eingeschätzt werden kann oder der für die Finanz- und Kapitalbedarfsplanung relevant ist (hier maximal sieben Jahre). Bei einer kurzfristigen Planung können Sie den Umsatz auch pro Monat planen.

Wenn Sie vom Umsatz die direkten Kosten abziehen, die zwingend erforderlich und unmittelbar abhängig von der Höhe des Umsatzes sind, dann ermitteln Sie den Rohgewinn. Beispiele für direkte Kosten sind Verkaufsprovisionen, Boni, Rabatte oder Skonto.

Wie Sie den Umsatz realistisch einschätzen

Begründen Sie dabei plausibel, wie Sie auf die entsprechenden Umsatzzahlen kommen, woraus Sie diese ableiten und wie Sie diese berechnen. Nutzen Sie dazu Kenngrößen, die Sie gut einschätzen können und zu denen Sie Erfahrungen haben.

Wenn diese Kenngrößen verständlich, plausibel und nachvollziehbar sind, ist auch der Umsatz plausibel.

Beispiele: Einschätzung des Umsatzes im einfachen Businessplan

Beispiel 1

Sie schätzen, dass Sie pro Tag rund 50 Pizzen verkaufen können und der Durchschnittspreis pro Pizza (netto) 10 EUR beträgt. Daraus ergibt sich bei 300 Öffnungstagen ein Jahresumsatz von 150.000 EUR.

Beispiel 2

Sie haben eine Lagerfläche von 1.000 qm zu vermieten und haben ermittelt, dass die Miete für vergleichbare Lager an Ihrem Standort bei 4,45 EUR pro Quadratmeter und pro Monat liegt. Sie gehen davon aus, dass Sie übers Jahr gesehen eine Auslastung und Buchung der Lager in Höhe von 85 Prozent erzielen. Daraus ergibt sich ein Jahresumsatz von 45.390 EUR.

Rechnen Sie auch immer mit Netto-Beträgen; also ohne die jeweils fällige Umsatz- oder Vorsteuer.

Kostenplanung im einfachen Businessplan

Um den Umsatz zu erwirtschaften, müssen Sie einen Aufwand betreiben. Sie brauchen dafür spezielle Ressourcen. Meist sind das:

• Material, Teile, Rohstoffe, Betriebsstoffe, die Sie von Lieferanten einkaufen
• Personal, das Sie beschäftigen
• Anlagen, Maschinen, Geräte, Einrichtungen
• Fahrzeuge
• Räume, die Sie mieten und nutzen
• sonstige Ressourcen für den Betrieb wie Telefon, Internet, Software etc.
• Dienstleistungen, die Sie einkaufen, wie zum Beispiel Steuerberatung, Lohnbuchhaltung
• Lizenzen oder Gebühren

Aus der Nutzung dieser Ressourcen ergeben sich Kosten. Einige Ressourcen werden innerhalb eines Jahres komplett verbraucht oder eingesetzt. Deren Kosten gehen direkt und vollständig in die Kostenplanung ein.

Andere Ressourcen wie Anlagen und Maschinen werden über mehrere Jahre hinweg genutzt; in die Kostenplanung gehen sie nur anteilig in Form von Abschreibungen ein. Sie müssen einschätzen, wie lange Sie die Ressourcen nutzen und dann von den Gesamtkosten für die Investition den entsprechenden Anteil als Abschreibung in die Kostenplanung übernehmen.

Außerdem können Zinsen anfallen, wenn Sie Fremdkapital, Kredit einer Bank, einsetzen.

Sämtliche Kosten pro Jahr erfassen Sie im Tabellenblatt KOSTEN (siehe folgende Abbildung). Dort sehen Sie in einem Diagramm, wie sich Ihre Kosten zusammensetzen.

Wie Sie die Kosten und Abschreibungen realistisch ermitteln

Wie bei der Umsatzplanung müssen Sie auch bei der Kostenplanung genau überlegen, woraus sich die Kosten jeweils zusammensetzen. Dazu müssen Sie zum Beispiel klären:

• Wie viele Materialien, Rohstoffe, Teile benötigen Sie, um eines Ihrer Produkte herzustellen?
• Wie hoch sind dafür jeweils die Preise?
• Wie viel Zeit und – daraus abgeleitet – wie viel Personalstunden brauchen Sie für die Erbringung der Leistungen?
• Was kostet eine Personalstunde und was kostet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter pro Monat?
• Wie hoch sind die Abgaben für die Angestellten für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung?
• Wie hoch sind Leasinggebühren, Miete, Versicherungskosten und die Kosten für andere Leistungen, die Sie benötigen?
• Welche Maschinen, Geräte, Fahrzeuge oder andere Betriebsausstattung benötigen Sie?
• Über welchen Zeitraum werden diese jeweils eingesetzt?
• Wie hoch sind entsprechend die Abschreibungen pro Jahr für die Maschine etc.?
• Welche Kreditverträge haben Sie und wie hoch sind die vereinbarten Zinsen pro Jahr?

Alle diese Informationen müssen Sie zusammenstellen und daraus die jeweiligen Kosten pro Jahr berechnen und in der Tabelle erfassen. Ihre Berechnungen müssen belegbar, nachvollziehbar, begründet und plausibel sein.

Stellen Sie sicher, dass Sie wirklich sämtliche Kosten in der Tabelle erfassen. Falls Sie bereits Erfahrungen haben, prüfen Sie, welche Kostenarten bislang angefallen sind und woraus sich deren Höhe ableiten lässt.

Klären Sie außerdem, inwieweit Sie Ihre eigenen Kosten (Lebensunterhalt) als Personalkosten oder kalkulatorischer Unternehmerlohn einplanen oder ob Sie Ihren Lebensunterhalt aus dem Gewinn bestreiten wollen.

Gewinn ermitteln

Aus Umsatz und Kosten ergibt sich unmittelbar der Gewinn oder Ergebnis Ihres Unternehmens. Sie werden entsprechend im Tabellenblatt GEWINN berechnet. Dort wird unterschieden nach Ergebnis vor Steuern und Ergebnis nach Steuern.

Wie hoch die jeweiligen Steuern ausfallen, müssten Sie mit Ihrem Steuerberater klären. Die Höhe ist unter anderem abhängig von Ihrer Rechtsform und von den Hebesätzen Ihrer Gemeinde für die Gewerbesteuer.

Die folgende Abbildung zeigt den Gewinn oder Ergebnis für Umsätze und Kosten aus den vorigen Abbildungen.

Investitionen planen und Abschreibung berechnen

Damit Sie Ihr Unternehmen betreiben können, müssen Sie gegebenenfalls in Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge investieren. Das heißt, Sie kaufen diese von Lieferanten zu einem vereinbarten Anschaffungspreis und nutzen diese Güter dann über mehrere Jahre.

Erfassen Sie Ihre Investitionen im Tabellenblatt INVEST & KAPITALBEDARF.

Sie müssen beachten, dass Sie mit dem Kauf den gesamten Preis für diese Investitionsgüter bezahlen müssen. Dafür benötigen Sie Kapital. Während der Nutzung der Maschinen, Geräte und Fahrzeuge werden diese dann jedes Jahr abgeschrieben. Sie verlieren an Wert und müssen irgendwann ersetzt werden.

Der entsprechende Betrag der Abschreibung wird in der Tabelle KOSTEN als Abschreibungen berücksichtigt. Kostet ein Fahrzeug 30.000 EUR und wird es 10 Jahre genutzt, dann beträgt die Abschreibung pro Jahr: 3.000 EUR.

Kapitalbedarf berechnen

Oft sind Investitionen besondere finanzielle Belastungen, weil die entsprechenden Auszahlungen für die Anschaffung besonders hoch sind. Deshalb ermitteln Sie den Kapitalbedarf. Dieser ergibt sich aus folgenden Werten:

Kapitalbedarf =

notwendige Investitionen (führen zu Auszahlungen)
- Ergebnis nach Steuern (ist das Kapital, das Sie selbst erwirtschaften)
- Abschreibungen (weil diese bei den Kosten berücksichtigt sind, aber nicht zu Auszahlungen führen)
+ Tilgung von Krediten (weil diese zu Auszahlungen führen, die bei den Kosten noch nicht berücksichtigt sind)
+ Entnahmen (Geld, das Sie für Ihre Zwecke der Unternehmenskasse entnehmen)

Der Kapitalbedarf ist das Geld, das Sie für Ihr Unternehmen im jeweiligen Jahr benötigen, damit Sie jederzeit zahlungsfähig sind – und nicht Insolvenz anmelden müssen. Ein positiver Wert bedeutet: Sie brauchen dieses Kapital zusätzlich und müssen es beschaffen. Ein negativer Wert bedeutet: Dieses Geld ist am Ende des Jahres übrig und befindet sich in der Unternehmenskasse.

In der folgenden Abbildung erkennen Sie für die Beispielrechnung den Kapitalbedarf pro Jahr und den kumulierten Kapitalbedarf.

Sie müssen in jedem Jahr sicherstellen, dass der Kapitalbedarf komplett gedeckt ist – dadurch, dass Sie eigenes Kapital einbringen oder einen Kredit aufnehmen. Wie viel Kapital Sie insgesamt im Betrachtungszeitraum benötigen, erkennen Sie am höchsten Wert in der Zeile Kapitalbedarf kumuliert. In der Beispielrechnung sind das im ersten Jahr 20.627 EUR.

Abhängigkeiten beachten

In diesem einfachen Businessplan sind nicht alle Abhängigkeiten bei den jeweiligen Planungsdaten mit Formeln berücksichtigt. Diese müssen Sie selbst im Blick behalten und am Ende vergleichen, ob Ihre Zahlen stimmig sind und zueinanderpassen. Achten Sie dabei auf:

Absatz und Umsatzplan und die dafür notwendigen Ressourcen

Passen Materialkosten, Personalkosten und andere Kosten zu Ihren Annahmen, was Absatz und Umsatz angeht? Absatz und Ressourcenaufwand sind technisch und organisatorisch miteinander verknüpft; zum Beispiel durch Stücklisten, Arbeitspläne und Prozesse.

Investitionen und Abschreibungen

Wenn Sie in Maschinen, Geräte oder Fahrzeuge investieren, dann werden diese Ressourcen nicht in voller Höhe der Investition (Anschaffungspreis) in den Kostenplan aufgenommen, sondern über mehrere Jahre abgeschrieben. Das Finanzamt macht Vorgaben, wie lange entsprechende Investitionsgüter mindestens im Einsatz sein sollten. Manche haben aber eine längere Lebenszeit. Berechnen Sie also:

Jährliche Abschreibung =

Investition (Anschaffungspreis)
÷ Lebensdauer (Nutzungszeit) in Jahren

Die entsprechenden Werte in den Tabellenblättern KOSTEN und INVEST & KAPITALBEDARF müssen entsprechend zueinanderpassen.

Kapitalbedarf, Fremdkapital, Tilgung und Zinsen

Aus Ihren Planungen ergibt sich, welchen Kapitalbedarf Sie pro Jahr haben. Ein besonderer Kapitalbedarf ergibt sich meist dann, wenn Sie einen größeren Geldbetrag für Investitionen benötigen. Dieses Kapital können Sie selbst als Eigenkapital einbringen – oder als Kredit (Fremdkapital) aufnehmen. Klären Sie deshalb,

• wie hoch ein Kredit sein sollte, damit Ihr Kapitalbedarf jederzeit gedeckt ist (sonst sind Sie zahlungsunfähig),
• welche Laufzeit der Kredit hat,
• wie hoch entsprechend die jährliche Tilgung ist,
• welche Zinsen Sie dafür pro Jahr bezahlen.

Die entsprechenden Werte müssen ebenfalls zueinanderpassen und werden in den Tabellenblättern KOSTEN und INVEST & KAPITALBEDARF eingetragen.

Einfachen Businessplan fertigstellen

Schließlich können Sie Ihren Businessplan, den Sie mithilfe des Excel-Tools erstellt haben, fertigstellen. Prüfen Sie noch einmal alle Zahlen und Angaben:

• Ist die Umsatzplanung realistisch?
• Haben Sie einen wichtigen Kostenfaktor vergessen?
• Sind alle notwendigen Investitionen erfasst?
• Sind die Werte, die voneinander abhängen, stimmig und geprüft?
• Welche Risiken bezüglich der Annahmen und Schätzungen könnte es geben?
• Was könnte im schlechtesten Fall passieren?

Im einfachsten Fall müssen Sie nur die einzelnen Tabellenblätter ausdrucken – über die Druckfunktion von Excel. Sie können über die Druckfunktion auch eine PDF-Datei erzeugen. Alle Tabellenblätter können dabei in ein PDF-Dokument gedruckt werden über die Funktion: Datei – Drucken. Wählen Sie als Drucker „Microsoft Print to PDF“ und bei den Einstellungen „Gesamte Arbeitsmappe drucken“.

Den fertigen Businessplan können Sie dann an die interessierten Stakeholder geben und bei Bedarf präsentieren.