Mitarbeitergespräche führenEntscheidungen mitteilen und kommunizieren

Worum geht es beim Mitteilungsgespräch?

Als Vorgesetzter oder Vorgesetzte führen Sie ein Mitteilungsgespräch, wenn Sie Ihre Entscheidung Ihren Beschäftigten mitteilen und die Entscheidung nicht zur Diskussion stellen wollen oder können. Sie halten im Mitteilungsgespräch an dieser Entscheidung in jedem Fall fest.

Ausnahme: Sie erfahren erst bei diesem Mitteilungsgespräch einen triftigen Grund, den Sie vorher bei Ihrer Entscheidungsfindung nicht beachten konnten und den Sie noch bewerten müssen.

Entscheidungen mit positiven Folgen kommunizieren

Das Mitteilungsgespräch ist unproblematisch, wenn die Mitteilung mit positiven Folgen für Ihre Beschäftigten verbunden ist. Zum Beispiel, wenn Sie eine Prämie vergeben. Auch in diesem Fall sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin sprechen und ihn oder sie davon in Kenntnis setzen.

Die Prämie sollte nicht erst auf dem Gehaltsauszug entdeckt werden. Die Mitteilung gibt Ihnen und der betreffenden Person ein gutes Gefühl. Nutzen Sie diese Situation!

Entscheidungen mit negativen Folgen kommunizieren

Kritisch wird es erst, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter oder Ihrer Mitarbeiterin eine Entscheidung mit für ihn oder sie negativen Folgen mitteilen müssen. Dann müssen Sie die folgenden Punkte unbedingt beachten:

1. Entscheidung ohne Umschweife mitteilen

Teilen Sie die Entscheidung sofort mit, wenn Sie das Gespräch eröffnen. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Kein Smalltalk vorneweg und keine lange Einführung dazu, wie toll alles ist. Kurz den Anlass oder den Hintergrund nennen und dann die Entscheidung mitteilen. Beispiel:

„Wie Sie wissen, müssen wir … Ich habe dazu folgende Entscheidung getroffen: …“

2. Jammerphase zulassen

Die betroffene Person muss die Möglichkeit haben, sich emotional zu äußern, da sie die Entscheidung unter Umständen hart trifft. Hören Sie einfach nur zu. Reden Sie die Folgen nicht klein und zeigen Sie Verständnis für die Emotionen. Also auf keinen Fall: „So schlimm es ist es doch gar nicht …“ Meist genügt:

„Ich verstehe Ihre Sorge/ Ihre Emotion/ Ihre Betroffenheit.“

3. Entscheidung vertreten

Bleiben Sie aber bei allem Verständnis bei Ihrer Entscheidung:

„Nach Abwägung aller Argumente habe ich so entschieden.“ 

4. Lösung gemeinsam besprechen

Diskutieren Sie über die Durchführung der Entscheidung. Die betroffene Person muss die Folgen realistisch bewältigen können. Suchen und besprechen Sie gemeinsam eine mögliche Lösung, damit die betroffene Person, so gut es geht, mit den Folgen umgehen kann. Beispiel:

„Ich kann Sie bei … unterstützen.“ Oder: „Sie können dafür …“

5. Mitarbeitergespräch gegebenenfalls abbrechen und vertagen

Wenn die betroffene Person während des Gesprächs ein neues Argument anführt, dass Sie wirklich überzeugt, brechen Sie das Gespräch ab. Teilen Sie mit, dass Sie unter diesen (anderen) Umständen noch einmal nachdenken und neu entscheiden wollen.

„Was Sie sagen, konnte ich bei der Entscheidung nicht berücksichtigen. Es ist aber ein gewichtiges Argument. Ich werde über meine Entscheidung nachdenken und Ihnen das Ergebnis morgen mitteilen. Ich kann aber nicht versprechen, dass sie anders ausfallen wird.“

Die Person soll merken, dass Sie kein Umfaller sind, sondern dass Sie sein gewichtiges Argument bislang nicht kannten und bereit sind, die Situation neu zu überdenken.

Beispiel: Entscheidung mit negativen Folgen mitteilen

Sie:

„Frau Müller, leider muss ich Ihnen mitteilen, dass Sie zwischen Weihnachten und Neujahr keinen Urlaub nehmen können. Unser wichtigster Kunde hat uns einen Auftrag erteilt und will noch im alten Jahr die Lieferung erhalten. Wir können uns nicht erlauben, dass er zur Konkurrenz abwandert. Ich hoffe, Sie haben dafür Verständnis.“

Frau Müller:

„Nein! Das kann doch nicht sein. Ich habe mit meinem Mann schon einen Ski-Urlaub gebucht. Das kann ich nicht akzeptieren. Wir haben schon eine Anzahlung geleistet.“

Sie:

„Es tut mir leid. Ich sehe keine Alternative. Ich musste so entscheiden nach Abwägung aller Möglichkeiten. Denn es geht um das Wohl der Firma und aller Arbeitsplätze.“

Sie:

„Vielleicht können Sie die Buchung noch rückgängig machen. Rufen Sie doch gleich mal Ihr Reisebüro an. Oder Sie können den Urlaub verschieben ins neue Jahr. Sprechen Sie doch mit Ihrem Reisebüro.“

Frau Müller:

„Ich habe mich mit Frau Maier unterhalten. Sie hat in dieser Zeit nichts vor und könnte den Auftrag unter diesen Umständen für mich erledigen.“

Sie (nur wenn dies eine Alternative ist, die Sie nicht berücksichtigt haben!):

„Gut. Das könnte gehen. Ich werde unter diesen Umständen gleich mit Frau Maier reden und Ihnen mitteilen, was dabei herauskam. Eventuell finden wir dann eine andere Lösung, die für alle befriedigend ist. Solange bleibt die Entscheidung aber aufrechterhalten.“