Entscheidungsvorlage erstellenEntscheidungsvorlage schreiben

Form der Entscheidungsvorlage wählen

Erstellen Sie im letzten Schritt die schriftliche Entscheidungsvorlage und übergeben Sie diese den Entscheidern und den Gremien, die darüber befinden sollen. Das bedeutet: Sie bringen Ihre Erkenntnisse als Entscheidungsvorlage zu Papier.

Diese Entscheidungsvorlage kann in folgenden Varianten erstellt werden:

• die schriftliche Variante in Form eines Konzepts oder einer Dokumentation mit Text und Bild und ausführlichen Informationen; die „Langfassung“. Dazu finden Sie unten im Praxisteil einen Gliederungsvorschlag.
• eine Präsentation als Vortrag mit ergänzenden PowerPoint-Folien, die wichtige Inhalte zusammenfassen. Dazu finden Sie im Praxisteil eine Präsentationsvorlage.
• ein Formblatt mit den wichtigsten Stichworten und Informationen in Kurzform. Dazu finden Sie im Praxisteil eine Formular-Vorlage.

Gliederung einer Entscheidungsvorlage

So kann die Gliederung für eine Entscheidungsvorlage aussehen:

Titel/Deckblatt: Thema

Aufgabe

1.1 Ist-Situation

1.2 Grund oder Anlass für Entscheidungs- und Handlungsbedarf

1.3 Darüber soll entschieden werden

Ziele und Rahmenbedingungen

2.1 Ziele

2.2 Rahmenbedingungen

2.3 K.-o.-Kriterien

Lösungen

3.1 Lösungen und Alternativen (Übersicht)

3.2 wichtige, entscheidungsrelevante Merkmale der Lösungen (Details)

Bewertungskriterien

4.1 aus den Zielen abgeleitete Bewertungskriterien

4.2. Bedeutung, Gewichtung und Messung der Bewertungskriterien

Bewertung und Lösungsvergleich

5.1 Bewertung der Lösungen (Übersicht)

5.2 Methoden und Vorgehensweise

5.3 Lösungsvergleich anhand Bewertungskriterien (Details)

5.4 Belege, Zahlen, Fakten, Beispiele

Vorschlag

6.1 favorisierte Lösung

6.2 wichtige Gründe dafür

6.3 Gründe dagegen

6.4 Chancen und Risiken

Umsetzung

7.1 nächste Schritte

7.2 Maßnahmen, um Entscheidung abzusichern und die ausgewählte Lösung zum Erfolg zu führen

Inhalte der Entscheidungsvorlage zusammenstellen und aufbereiten

Füllen Sie die genannten Gliederungspunkte mit den Informationen, die Sie dazu recherchiert und aufbereitet haben. Achten Sie dabei auf die Art der Darstellung. Vermeiden Sie lange Fließtexte und schwierige Satzkonstruktionen. Überfrachten Sie die Ausführung nicht mit vielen Daten oder unnötigen Details.

Beachten Sie beim Aufbereiten der Inhalte:

• Nutzen Sie Zwischenüberschriften.
• Schreiben Sie einfache, kurze Sätze, die jeweils eine Information enthalten.
• Gliedern Sie den Text in Absätze (lieber mehr als weniger).
• Nutzen Sie Punktaufzählungen.
• Visualisieren Sie Ihre Informationen in Form von Tabellen, Schaubildern.

Gerade die Visualisierung Ihrer Informationen hat viele positive Effekte. Sie lenken die Aufmerksamkeit der Entscheider auf die wichtigen Aspekte, zum Beispiel die besonderen Chancen und Risiken, die beachtet werden sollten. Sie helfen den Lesenden, dass die Informationen schneller und einfacher verarbeitet werden; das führt oft auch zu schnelleren Entscheidungen.

So tragen Sie mit einer professionellen, verständlichen und gut aufbereiteten Entscheidungsvorlage zu besseren Entscheidungen in Ihrem Unternehmen bei.

Präsentation einer Entscheidungsvorlage

Wenn Sie Ihre Entscheidungsvorlage selbst präsentieren dürfen oder wenn Sie für Ihre Vorgesetzten eine Präsentation vorbereiten sollen, dann erstellen Sie wahrscheinlich PowerPoint-Folien. Beachten Sie, dass die Präsentation vor allem auf dem „gesprochenen Wort“ beruht.

Sie müssen mit Ihrem Auftreten und mit dem, was Sie sagen, den Entscheidern die Informationen vermitteln, die diese für eine Entscheidung brauchen. Wenn Sie wollen, dass diese Ihrem Vorschlag folgen, dann müssen Sie diese sogar überzeugen. Die PowerPoint-Folien sind dazu da, das gesprochene Wort anschaulich und nachvollziehbar zu machen.

Dazu können Sie Ihren Vortrag und die Präsentation in der gleichen Weise gliedern wie Ihre Dokumentation. Sie beschränken sich allerdings auf die wichtigsten Aspekte.

Wenn die Zuhörerinnen und Zuhörer mehr Informationen brauchen, verweisen Sie auf Ihre Dokumentation und stellen diese Informationen vor – im Allgemeinen nach der Präsentation in der Diskussionsrunde (sogenannte Backup-Folien).

Der Aufbau Ihrer Präsentation kann nach diesem Schema erfolgen:

1. Thema und Anlass für die Entscheidungsvorlage
2. Bedeutung: warum muss eine Entscheidung getroffen werden
3. Ziele und Rahmenbedingungen, die wichtig sind und beachtet werden sollen oder müssen
4. Vorstellung der Handlungsoptionen und Lösungen (kurz)
5. Bewertung der Lösungen im Vergleich und anhand der Ziele und Bewertungskriterien
6. Ergebnisse aus der Bewertung, Chancen und Risiken
7. Vorschlag für eine Entscheidung
8. mögliche nächste Schritte
9. Aufforderung, die Entscheidung nun zu treffen

Formular und Formblatt für eine Entscheidungsvorlage

Oft erwarten Entscheider eine „Kurzfassung“ der Entscheidungsvorlage, die nur die wichtigsten Informationen enthält und dabei die wichtigsten Punkte benennt, die relevant sind. Dazu haben manche Unternehmen ein Formular oder ein Formblatt, das Mitarbeitende ausarbeiten und ausfüllen müssen, wenn sie von den Verantwortlichen eine Entscheidung haben wollen.

Falls es in Ihrem Unternehmen eine solche Vorgabe und entsprechende Formblätter oder Formulare gibt, nutzen Sie diese. Erarbeiten Sie die Inhalte nach dem hier vorgestellten Vorgehen und füllen Sie das Formblatt entsprechend aus.