Entscheidungsvorlage erstellenWofür Sie eine Entscheidungsvorlage brauchen

Was ist eine Entscheidungsvorlage?

Eine Entscheidungsvorlage ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, anhand derer ein entscheidungsbefugter Akteur oder ein Gremium eine Entscheidung treffen kann.

Umfang, Form und Inhalt der Entscheidungsvorlage müssen mit dem Auftraggeber oder den Personen, die entscheiden sollen, abgestimmt werden. Sie hängen ab von der Komplexität des Themas, der Entscheidungssituation, den Folgen, die mit der Entscheidung verbunden sein können, und mit den Anforderungen der Entscheider.

Wie gehen Sie beim Erstellen einer Entscheidungsvorlage vor?

Vorstände, Geschäftsführung und andere Entscheidungsbefugte erwarten von ihren Mitarbeitenden, dass sie Entscheidungen vorbereiten können. Sie erteilen den Auftrag, ein Konzept auszuarbeiten als Grundlage für ihre Entscheidung.

Wenn Sie einen solchen Auftrag erhalten, müssen Sie in Ihrem Konzept alle Informationen zusammenstellen und aufbereiten, die der Geschäftsleitung oder einem Gremium transparent aufzeigen, welche Konsequenzen mit einer Entscheidung verbunden sind.

Das setzt eine systematische Vorgehensweise zur Informationsrecherche und eine strukturierte Darstellung in einer Entscheidungsvorlage voraus. Um das zu leisten, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

1. Auftrag besprechen: Worum geht es?
2. Entscheidungssituation klären: Was oder worüber soll entschieden werden?
3. Informationen recherchieren
4. Informationen aufbereiten
5. Entscheidungsvorlage erstellen und präsentieren

Hilfreich ist ein Schema, das vorgibt, wie die Entscheidungsvorlage erstellt wird und wie sie aussehen soll. Sie können mit einem solchen Muster für Entscheidungsvorlagen Ihre Vorgehensweise darauf ausrichten und wissen, welche Informationen Sie zusammenstellen müssen.

Wann braucht es eine Entscheidungsvorlage?

Eine Entscheidungsvorlage soll alle Informationen beinhalten, die dem Entscheider oder einem Entscheidungsgremium helfen, eine gute oder die richtige Entscheidung zu treffen. „Eine Entscheidung treffen“ bedeutet, es erfolgt eine Auswahl aus Handlungsoptionen.

Eine Entscheidungsvorlage braucht es vor allem, wenn es um weitreichende Entscheidungen zu schwierigen Fragen und Themen geht. Zum Beispiel:

• Soll der Eintritt in einen neuen Markt erfolgen?
• Soll eine neue EDV-Technologie eingesetzt werden?
• Soll eine Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden?
• Soll ein Projekt für mehr Kundennähe gestartet werden?

Diese Entscheidung muss in diesen Fällen als eine Ja-Nein-Entscheidung aufbereitet werden. Es ist genauso möglich, die Fragestellung so zu formulieren, dass mit der Entscheidung aus mehreren Handlungsoptionen oder aus alternativen Lösungen ausgewählt wird. Beispiel für die entsprechende Fragestellung wäre dann: Welche der verfügbaren EDV-Technologien soll eingesetzt werden?

Die Entscheidungsvorlage soll auf solche Fragen eine nachvollziehbare Antwort liefern. Der Entscheider soll den Eindruck – im Idealfall die Gewissheit – haben, dass er mit der Entscheidungsvorlage alle Informationen hat, um diese Fragen zu beantworten. Zudem kann er seine Entscheidung gut begründen und belegen. Grundlage dafür sind die Informationen, Beispiele, Zahlen oder Fakten, die in der Entscheidungsvorlage zusammengestellt und beschrieben sind.

Was muss eine Entscheidungsvorlage leisten?

Entscheidungen geschehen in den meisten Fällen im Hinblick auf die zukünftigen Konsequenzen oder Folgen, die mit einer Handlungsoption verbunden sein können. Da niemand in die Zukunft schauen kann, sind diese Folgen mit Unsicherheit behaftet. Um diese Unsicherheit zu reduzieren, braucht der Entscheider entsprechende Informationen, die mit der Entscheidungsvorlage zusammengetragen und aufbereitet werden.

Mit Ihrer Entscheidungsvorlage erzeugen Sie also Transparenz über die Konsequenzen, die mit der Entscheidung verbunden sind. Konsequenzen einer Handlungsoption oder eines Lösungsvorschlags können sein:

• Vorteile, Erlöse, Gewinne, Chancen, Potenziale oder Möglichkeiten
• Nachteile, Kosten, Verluste, Gefahren, Risiken, Einschränkungen

Diese sind für jede Handlungsoption unterschiedlich und müssen entsprechend ermittelt, analysiert und dargestellt werden. Sie müssen in Ihrer Entscheidungsvorlage genau solche Informationen zusammenstellen und erläutern, die über diese Aspekte möglichst zuverlässig und nachvollziehbar Auskunft geben.

Der Entscheider verknüpft diese Informationen mit seinen eigenen Informationen, seinem Wissen, seinen Erfahrungen, seiner Einstellung, seinen Werten, seinen Wünschen – und bewertet oder beurteilt diese. So bildet er sich seine Meinung und entscheidet dann.

Entscheidungen dokumentieren, absichern und nachvollziehbar machen

Manche Entscheidungen werden „aus dem Bauch heraus“ und auf der Basis von Intuition und Erfahrung getroffen – auch in Unternehmen. Das müssen keine schlechten Entscheidungen sein. Aber sie sind für andere Mitarbeitende oder Mitglieder im Entscheidungsgremium schwer nachvollziehbar. Zudem ist es schwierig, eine Entscheidung nachzuvollziehen, wenn geraume Zeit vergangen ist und niemand die Gründe und Hintergründe für die jeweilige Entscheidung dokumentiert hat.

Deshalb müssen Entscheidungsvorlagen und die daraus abgeleiteten Entscheidungen schriftlich vorbereitet und dokumentiert werden. Das lässt andere Personen die Entscheidung nachvollziehen – auch zu einem späteren Zeitpunkt. Die Entscheider können sich damit absichern.

Wenn Sie eine Entscheidungsvorlage erstellen, sollten Sie deshalb darauf achten, dass diese für alle Entscheider mit ihrem jeweiligen Wissen und Kenntnisstand verständlich und nachvollziehbar ist. Und dass die Entscheidung und die Gründe, die dazu geführt haben, auch in Zukunft noch nachvollziehbar sind.

Gelegentlich treffen Entscheider ihre Entscheidung aus persönlichen Gründen, die als solche nicht offensichtlich sein und nicht dokumentiert werden sollen. Die Entscheidung für eine Lösung ist also schon gefallen – und muss im Anschluss noch „legitimiert“ werden.

Auch dann kann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin den Auftrag erhalten, eine Entscheidungsvorlage zu erstellen. Diese muss dann so aufbereitet werden, dass die zuvor getroffene Entscheidung als die richtige dargestellt wird. Das kann ein Dilemma sein, das sich nur schwer auflösen lässt, wenn sich bei der Ausarbeitung zeigt, dass eine andere Lösung besser wäre.