BenchmarkingErgebnisse der Benchmarking-Studie umsetzen

Benchmarking-Ergebnisse als Grundlage für Veränderungen

Die Planung und Umsetzung von Veränderungen und Verbesserungen im Unternehmen ist eine Aufgabe des Managements. Die Ergebnisse des Benchmarkings, wie sie in der Benchmarking-Studie ermittelt und formuliert sind, zeigen, welche Veränderungen zu Verbesserungen führen können.

Ziel dabei ist, die Leistungen in Bezug auf das Benchmarking-Objekt zu steigern; also bei Produkten, Prozessen, Technologien, Verhaltensweisen oder bei der Organisationsgestaltung. Der Vergleich mit dem Benchmarking-Partner zeigt, welche Leistungssteigerungen möglich sind und wodurch sie erreicht werden können.

Ist durch das Benchmarking-Projekt klar geworden, welche Veränderung notwendig oder hilfreich ist, kann die Umsetzung in Kombination mit anderen Change-Management-Methoden erfolgen. Je nachdem, welche Verbesserungspotenziale identifiziert wurden, kann es dann um Maßnahmen zur Produktgestaltung, zur Prozessdurchführung, zur Organisationsform, zur Arbeitsplatzgestaltung oder zu Verhaltensweisen von Personen gehen.

Benchmarking-Ergebnisse umsetzen

In der letzten Phase des Benchmarking-Projektes zur Umsetzung der Ergebnisse und Erkenntnisse können Sie in diesen Schritten vorgehen:

1. Formulierung von Zielen
2. Erstellen von Aktionsplänen
3. Implementierung der Veränderungen
4. Überwachung der Ergebnisse
5. Benchmarking-Bericht erstellen
6. Wiederholung des Benchmarkings

Auf folgende Aspekte müssen Sie in dieser letzten Phase besonders achten:

Mitarbeitende einbeziehen

Bei der Umsetzung der Ergebnisse im eigenen Unternehmen sind die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der wichtigste Erfolgsfaktor. Durch intensive Kommunikation und Information müssen Sie die Betroffenen einbinden und für die Maßnahmen gewinnen. Das Benchmarking und der Benchmarking-Partner als „Vorbild“ können motivierend auf die Betroffenen wirken, sodass diese gegenüber der Veränderung aufgeschlossen sind.

Unterschiedliche Rahmenbedingungen beachten

Prüfen Sie, ob die Verfahren und Methoden, die Sie beim Benchmarking-Partner kennengelernt haben, für Ihr eigenes Unternehmen sinnvoll und durchführbar sind. Betrachten Sie also immer die unterschiedlichen Rahmenbedingungen zwischen Ihnen und Ihrem Benchmarking-Partner. Was beim einen Unternehmen perfekt funktioniert und zu besten Leistungen führt, kann beim anderen Unternehmen (kur- oder mittelfristig) scheitern, weil die notwendigen kulturellen, personellen, technischen oder organisatorischen Voraussetzungen fehlen.

1. Ziele anhand des Benchmarks formulieren

Der Benchmark, also die beste Leistung, gibt die Ziele vor. Der Vergleich mit dem Benchmarking-Partner hat gezeigt, was im besten Fall möglich ist. Diese Leistung kann als Zielmarke vorgegeben werden. Sie formulieren die Ziele deshalb am besten so:

• Diese Leistung haben wir beim Benchmarking-Partner festgestellt; das ist der Benchmark – unsere Zielvorgabe.
• Das leisten wir aktuell; so groß sind die Unterschiede.
• Deshalb wollen wir bis Ende des Jahres ...

Hier schließt sich die Zielformulierung an, wie sie für SMARTe Ziele gilt: spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert.

2. Aktionspläne erstellen

Im zweiten Schritt muss überlegt werden, wie die Ziele durch Projekte oder Maßnahmen erreicht werden können. Dies kann mithilfe von sogenannten Aktionsplänen geschehen. Aktionspläne beinhalten folgende Informationen:

Aufgaben beschreiben

Die einzelnen Aufgaben müssen aus den Zielen abgeleitet werden. Wie detailliert diese Aufgabenbeschreibungen sein sollen, muss individuell entschieden werden und hängt davon ab, wie viel Entscheidungsspielraum und Kreativität die für die Implementierung verantwortlichen Personen haben.

Reihenfolge planen

Die einzelnen Schritte zur Durchführung der Aufgaben müssen beschrieben und in eine logische Reihenfolge gebracht werden.

Benötigte Ressourcen zuweisen

Dies umfasst die Ressourcen für die Übergangsphase sowie Investitionen, die notwendig sind, um die Aufgaben durchzuführen.

Zeitplan erstellen

Dabei können Sie die aus dem Projektmanagement üblichen Techniken zur Zeitplanung, wie zum Beispiel Gantt-Diagramme, zurückgreifen.

Verantwortliche festlegen

Die Verantwortung und Rechenschaftspflicht für jede Aufgabe muss bestimmt werden.

Erwartete Resultate beschreiben

Beschreiben Sie für die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie Sie sich die zukünftige Arbeitsweise vorstellen. Nehmen Sie dabei direkt Bezug zu dem, was Sie beim Benchmarking-Partner gelernt haben. Nach dem Motto: „Wir können es so organisieren wie … Dort arbeiten alle …“.

Begleitende Messungen durchführen

Es muss geklärt werden, wie die Resultate gemessen werden sollen. Dies ist die Umwandlung der Methoden und Verfahren in Kennzahlen, die den Erfolg sichtbar machen.

Maßnahmen ableiten

Es gibt drei Möglichkeiten, um Methoden oder Praktiken von anderen Unternehmen in das eigene zu übernehmen. Diese müssen in der Ausarbeitung der Aktionspläne berücksichtigt werden. Demnach werden Maßnahmen aus den Benchmarking-Ergebnissen abgeleitet, die:

• sofort und ohne Modifikationen umsetzbar sind
• in veränderter und angepasster Form anwendbar sind
• überhaupt nicht umsetzbar sind

3. Veränderungen implementieren

Ziel des dritten Schritts ist es, die vorgegebenen Ziele mit den durch die Aktionspläne ausgelösten Verbesserungen zu erreichen und die festgestellten Leistungslücken zu schließen. Die Aktionspläne müssen anhand der festgelegten Zeitpläne umgesetzt werden.

Dabei muss der Fortgang des Umsetzungsprozesses immer wieder auf seine Planmäßigkeit hin überprüft werden, um bei Abweichungen entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Während der Implementierung ist die Gefahr groß, bei den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Barrieren in Form des klassischen „Not-invented-here-Syndroms“ oder des „AGA-Syndroms“ („Hier ist alles ganz anders“) zu treffen. Die intensive Kommunikation mit den Betroffenen ist deshalb sehr wichtig.

Der Implementierungserfolg wird auch stark von der Unternehmenskultur in Ihrer Firma abhängen. Je offener die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen Veränderungen gegenüberstehen, desto leichter werden Sie es bei der Implementierung der Veränderungen haben.

4. Ergebnisse überwachen

Nach Einführung der Verbesserungsmaßnahmen muss überprüft und gemessen werden, inwieweit die anfangs festgelegten Ziele erreicht wurden. Ein Vergleich der Kennzahlen vor und nach dem Benchmarking-Projekt ist dafür notwendig.

Es ist möglich, dass unmittelbar nach Implementierung der Veränderungen einzelne Kennzahlen sich sogar noch verschlechtern. Dies ist bei Veränderungsprojekten sehr oft der Fall, da es eine Weile dauert, bis die neuen Verfahren reibungslos funktionieren. Es wird immer Zeit brauchen, bis Veränderungsmaßnahmen positive Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens haben. Dieser Zeitraum wird im Change-Management als Stabilisationsphase bezeichnet.

5. Projektabschlussbericht schreiben

Wenn anhand der Kennzahlen sichtbar wird, dass die Stabilisationsphase beendet ist, dann sollte ein Projektabschlussbericht vom Projektteam verfasst werden. Der Projektabschlussbericht wird bei einer letzten abschließenden Projektsitzung, in der alle betroffenen und beteiligten Personen teilnehmen, vorgestellt und vom Projektauftraggeber abgezeichnet.

Folgende Inhalte sollte der Projektabschlussbericht haben:

• Gründe und Initialisierung des Benchmarking-Projektes
• Projektteam
• Beschreibung des Benchmarking-Objekt und der Ausgangssituation
• Benchmarking-Partner und Gründe für deren Wahl
• Ablauf des Benchmarkings mit dem Partner; was wurde im Einzelnen gemacht
• Aufwand
• Ergebnisse und Erkenntnisse
• Maßnahmen zur Umsetzung, die durchgeführt oder nicht durchgeführt wurden
• Erfahrungen aus dem Projekt
• Weitere Arbeiten am Projekt
• Vorschläge für ein nächstes Benchmarking-Projekt

6. Benchmarking regelmäßig durchführen

Da sich die Rahmenbedingungen des Unternehmens und das Unternehmen selbst mit der Zeit immer wieder ändern, ist es hilfreich, regelmäßig einen neuen Benchmarking-Zyklus zu durchlaufen. Dann werden die bestehenden Produkte, Prozesse und Methoden weitere Male auf ihre Leistungsfähigkeit hin überprüft und gegebenenfalls korrigiert.

Ein erfolgreiches Benchmarking sollte daher auf keinen Fall eine einmalige Angelegenheit sein, denn Benchmarking kann seine volle Wirkungskraft nur durch wiederholte Anwendung erzielen.

Wenn ein Unternehmen zum ersten Mal ein Benchmarking-Projekt durchgeführt hat, steht ihm zukünftig nicht nur das Know-how über die Durchführung eines solchen Vorhabens zur Verfügung, sondern auch noch zahlreiche nützliche Kontakte zu anderen Unternehmen. Doch zu welchem Zeitpunkt soll ein neues Benchmarking-Projekt durchgeführt werden? Mögliche Zeitrhythmen sind:

Nach Ablauf einer festgelegten Frist

Beginn eines neuen Benchmarking-Projektes nach Ablauf einer vorher festgelegten Frist. Der zeitliche Abstand sollte zwischen zwei Benchmarking-Zyklen nicht weniger als ein Jahr sein, da sich betriebliche Praktiken nicht so schnell ändern können. Er sollte aber auch nicht mehr als drei Jahre betragen, um die Beibehaltung eines hohen Leistungsniveaus sicherzustellen. Bei der Wahl eines geeigneten zeitlichen Abstandes sind die Charakteristika des externen Umfeldes wie zum Beispiel die Innovationsgeschwindigkeit des Marktes zu beachten.

Nachdem das „automatische Warnsystem“ Alarm schlägt

Der Beginn eines erneuten Benchmarking-Projektes kann durch einen „Alarm“ erfolgen. Dazu werden für das potenzielle Benchmarking-Objekt Indikatoren abgeleitet, die permanent beobachtet werden (sowohl intern als auch extern bei anderen Unternehmen). Daran lassen sich Entwicklungen außerhalb des eigenen Unternehmens erkennen, die die Durchführung eines neuen Benchmarking-Projektes erforderlich machen. Der Nachteil dieser Methode ist der hohe Aufwand, der mit der ständigen Marktbeobachtung einhergeht.