Fachkompetenz im Unternehmen entwickeln, einsetzen, bindenFachkompetenzen für interne Mitarbeitende steigern
Wie kommt Wissen ins Unternehmen?
Wenn neues Fachwissen erlernt und auch angewendet werden soll, dann stehen mehr Konzepte und Methoden zur Verfügung als nur Seminare. Natürlich haben Seminare für das Lernen weiterhin eine große Bedeutung.
Insbesondere fachliche Weiterbildung braucht Seminare, aber auch Kongresse mit Fachvorträgen. So können neue Ideen, Ansätze und Lösungen kennengelernt werden. Der Austausch mit Kollegen eröffnet neue Perspektiven und es lohnt sich, mal „über den Tellerrand“ zu schauen.
In Seminaren sind Umsetzungsmaßnahmen nicht integriert. Der Transfer zum Arbeitsplatz muss gefordert und gefördert werden.
Der einfachste Weg, Wissen – nicht die Anwendung – zu transferieren, besteht darin, dass die Teilnehmenden in einer Teamsitzung über Ablauf, Inhalte, Ergebnisse und potenziellen Nutzen der besuchten Maßnahme berichten. Daraus können konkrete Folgemaßnahmen abgeleitet und vereinbart werden.
Aber es gibt andere Konzepte, die berücksichtigt werden müssen. Denn entscheidend ist: Welche Lernmethoden führen zu Veränderungen?
Teamentwicklung
Viele Lernprozesse führen erst dann zu Veränderungen am Arbeitsplatz, wenn sie in Teamentwicklungsmaßnahmen eingebunden sind.
Teamentwicklung als Strategie ist immer dann notwendig, wenn das gewünschte Ergebnis nicht durch Veränderungen einzelner Personen zustande kommt, sondern sich alle Teammitglieder und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verändern müssen.
Die Verbindlichkeit von Teamentwicklungsmaßnahmen wird durch die Führungskraft gesichert. Es handelt sich immer um Projekte. Grundlage ist also Projektmanagement.
Jede Teamentwicklung beginnt mit einer Situationsanalyse und einer SMART-formulierten Zieldefinition zu gewünschten Veränderungsergebnissen. Über Workshops werden „Betroffene zu Beteiligten“.
Am Ende eines jeden Workshops sichert eine Aktivitätenliste, dass Entscheidungen umgesetzt werden. Sie dient auch der Fortschrittskontrolle. In Teamentwicklungsprojekten ist also die Umsetzung und eine Erfolgsüberprüfung integriert.
In der folgenden Vorlage finden Sie Tipps und einen Anwendungsprozess für einen Teamworkshop, mit dem Ergebnisse der Bedarfsanalyse aus den entsprechenden Vorlagen umgesetzt werden.
Organisationsentwicklung
Organisationsentwicklung funktioniert nach den gleichen Prinzipien wie Teamentwicklung. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass es dabei um die grundsätzliche Arbeitsteilung und Zusammenarbeit von Unternehmensbereichen geht – auch die von zentralen Bereichen und Standorten.
Bei Organisationsentwicklung stehen die Strukturen, Prozesse und Instrumente im Mittelpunkt, die es zu verändern gilt.
Auch dabei handelt es sich immer um Projekte. Grundlage ist also Projektmanagement.
Jede Organisationsentwicklung beginnt mit einer Situationsanalyse und einer SMART-formulierten Zieldefinition zu gewünschten Ergebnissen von Veränderungen. Über Workshops werden „Betroffene zu Beteiligten“.
An jedem Workshopende sichert eine Aktivitätenliste, dass Entscheidungen umgesetzt werden. Sie dient der Fortschrittskontrolle. Auch in Organisationsentwicklungsprojekten ist Umsetzung und Erfolgsüberprüfung integriert.
Der wesentliche Unterschied zu Teamentwicklungsprojekten besteht darin, dass die Verbindlichkeit durch einen Auftraggeber geschaffen wird, der in allen beteiligten, also betroffenen Bereichen, Veränderungen durchsetzen kann.
Bei Organisationsentwicklung befindet sich der Auftraggeber sehr oft in der Unternehmensleitung. An ihn berichtet die Projektleitung. Wird diese Verantwortung durch die Leitung nicht übernommen, scheitert Organisationsentwicklung.
In Zielklausuren und Personalklausuren entstehen die Aufträge für Team- und Organisationsentwicklung.
In der folgenden Vorlage finden Sie Tipps und Hintergrundinformationen für crossfunktional zusammengesetzte Teams, die sich bei Organisationsentwicklung meistens ergeben.
Wenn neues Fachwissen insbesondere für Automatisierung, IT oder KI grundsätzliche Unternehmensprozesse verändert, sind crossfunktionale Teams äußerst sinnvoll. Sie beschleunigen Prozesse und verbessern Ergebnisse.
Learning by doing on the job
Learning-on-the-Job wird immer wichtiger. Dafür gibt es hervorragende Möglichkeiten, am Arbeitsplatz zu lernen:
- Praxislernen durch neue Aufgaben, herausfordernde Ziele
- Job-Rotation oder zeitlich begrenzte Informationsaufenthalte
- Sonderaufgaben wie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender als Pate begleiten
- Stellvertreterfunktionen übernehmen
- Sonderprojekte und Teilnahme an crossfunktionalen Arbeiten
- Selbstlernen über Literatur, Abendkurse
Auch eine Referententätigkeit in der betrieblichen Weiterbildung oder auf Kongressen ist eine Maßnahme, mit der sehr viel gelernt werden kann.
Klassische Lernformen werden heute ergänzt durch digitalisierte Lernmaßnahmen, die am Arbeitsplatz genutzt werden können. Neben Webinaren bietet zum Beispiel YouTube viele Lerninhalte an, mit denen Fachthemen schnell vertieft und Fragen beantwortet werden können.
Auch E-Learning-Programme sind wirksame Lernalternativen zu Seminarbesuchen. Für das Training von Sprachen oder Arbeitsmethoden wie MS-Excel gibt es mittlerweile interaktive Trainings, in denen auch der Lernerfolg erfasst wird und Anwendungsfehler intelligent behoben werden.
Gerade Arbeitsmethoden können damit direkt an eigenen Aufgaben erlernt werden.
Warum und wie Wissensspeicher angelegt werden
Fachkräfte, die über wichtige Fachkenntnisse verfügen, stellen für Unternehmen auch ein Problem dar. Verlassen sie, aus welchen Gründen auch immer, das Unternehmen, steht das Fachwissen nicht mehr für andere Mitarbeitende zur Verfügung.
Aber es gibt auch Fachwissen, das für Standardprozesse benötigt wird. Für immer mehr Aufgaben wird Software benutzt oder die Aufgaben werden direkt in der Software bearbeitet. So werden im Vertrieb Angebote direkt in der Software bearbeitet, weil betriebliche Daten sofort im Zugriff sind und Folgemaßnahmen per Klick initiiert werden.
Dazu müssen Mitarbeitende nicht nur das Fachwissen für die Aufgabe besitzen, sondern auch das meistens unternehmensspezifische Anwendungswissen für die Software.
Wenn sich dieses Wissen schnell verändert, dann sind Seminare viel zu langsam. Neues Fachwissen muss schnell am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt und bei Bedarf gelernt werden.
Wissensmanagement wird zur Grundlage für Bildung und Entwicklung.
Deshalb sollte wichtiges Know-how gespeichert und für alle Berechtigten zugänglich sein. Für diese Aufgabe gibt es mittlerweile Software, mit der es möglich ist, Arbeitswissen zu erfassen, zu dokumentieren, zu aktualisieren und zu schützen. Durch IT-Unterstützung kann auf diese Informationen am Arbeitsplatz bei Bedarf zugegriffen werden.
Damit werden auch die Ausbildung und die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiver. Digitalisierung ist eine Chance für schnellere individuelle Lernprozesse.
Eine solche sehr nützliche Software zu kaufen, an das Unternehmen anzupassen, zu installieren und up to date zu halten, ist eine unternehmensspezifische Entscheidung. Gerade in mittelständischen Unternehmen könnte andere Software eine höhere Priorität haben, oder es könnte „mit einer Kanone auf Spatzen geschossen werden“.
Außerdem wird der Nutzen wesentlich von den Inhalten bestimmt, die durch Software übersichtlich und direkt nutzbar gemacht werden. Diese Inhalte müssen zuerst erarbeitet werden. Deshalb ist ein Zwischenschritt mit einer „mittleren“ Technologie sinnvoll. Dazu können Sie die folgende Vorlage nutzen.
Für jeden Unternehmensbereich wird eine Vorlage angelegt, in dem bereichsspezifisches Wissen dokumentiert wird. Die Vorlagen befinden sich in geschützten Bereichen, zum Beispiel in einer Cloud, und sind nur über ein Password zu öffnen.
Jede Vorlage befindet sich mit allen zugeordneten Unterlagen in einem Ordner, damit die Verlinkungen funktionieren.
Auf dem Deckblatt werden alle Aufgaben des Bereichs erfasst. Hierfür liefern die Hauptaufgaben der Bedarfsanalyse eine anwendbare Struktur.
Klickt man auf „Go“, wird man auf eine Struktur von Detailaufgaben der Hauptaufgabe weitergeleitet.
Mit dem nächsten „Go“ erreicht man die Unterlagen mit dem Anwendungs-Know-how. Das Tool und die anderen Objekte müssen in einem Ordner liegen, damit die Verlinkung funktioniert.
Wenn dieses Anwendungs-Know-how nicht geliefert wird, muss es erarbeitet werden. Eine sehr sinnvolle Alternative besteht darin, dass Auszubildende die Unterlagen erstellen. Die Unterlagen werden mit MS-Word oder MS-PowerPoint erstellt.
Der Prozess zur Bearbeitung einer Fachaufgabe wird Schritt für Schritt beschrieben. Screenshots zeigen, wie Software bedient und was in welchen Feldern eingetragen wird. Eine so erstellte Unterlage wird mit dem Tool verknüpft.
Das ist für Auszubildende ein interessanter Weg, die fachliche Arbeit zu lernen. Die Unterlage hilft aber auch neuen Mitarbeitenden, die Arbeitsmethoden ohne großen Aufwand zu erlernen.
