Business Case berechnenGrundlagen und Beispiele für einen Business Case

Business Case als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

Wenn Sie eine neue Geschäftsidee haben, ein neues Produkt entwickeln oder Ihre Unternehmensaktivitäten ausweiten wollen, dann sollten Sie vor der Umsetzung der Idee prüfen, ob sie sich lohnt und welche Folgen die Entscheidung für eine Umsetzung haben kann. Dazu betrachten Sie die Chancen und Risiken, und Sie berechnen die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens. Für diese Berechnung sollten Sie einen Business Case erstellen.

Worum geht es bei einem Business Case?

Mit einem Business Case prüfen Sie, ob Sie eine Investition tätigen, ein Projekt durchführen oder einen Plan umsetzen sollten. Sie berechnen mit dem Business Case die Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Aktivität. Oft werden unterschiedliche Szenarien betrachtet, da Einflussfaktoren auf die Wirtschaftlichkeit, wie Kosten und Umsatz, für die Zukunft nicht sicher vorhersehbar sind.

Im Business Case werden die Ergebnisse aus der Prüfung und Berechnung der Wirtschaftlichkeit aufbereitet und der Geschäftsleitung oder einem Entscheidungsgremium vorgestellt. Diese kann auf der Grundlage des Business Cases entscheiden.

Mit dem Business Case und dem Berechnen des möglichen wirtschaftlichen Erfolgs schaffen Sie die Grundlage für die Entscheidung, die Sie treffen wollen oder müssen. Um den Business Case genau zu formulieren, sollten Sie im Vorfeld die Art der Entscheidung klären. Möglich sind:

• Ja-Nein-Entscheidungen: Gehen wir das Vorhaben an – oder bleibt alles, wie es ist?
• Auswahl aus Alternativen: A, B, C … Welche ist die wirtschaftlich beste?
• Entscheidung zum Beginn der Umsetzung: Jetzt oder später starten?

Beispiele und Anwendungsfälle für einen Business Case

Die folgenden Fragestellungen zu unternehmerischen Entscheidungen sind Beispiele für die drei Varianten von Entscheidungen:

• Soll ein Produkt für den Markt entwickelt werden oder nicht? (ja/nein)
• Gründen wir eine Vertriebsniederlassung in Beispielland X? (ja/nein)
• Zu welchem Preis soll die neue Serviceleistung oder Dienstleistung angeboten werden? (Alternative)
• Soll eine Lagerhalle gekauft oder gemietet werden? (Alternative)
• Soll die IT-Anlage ausgetauscht werden oder noch nicht? (Zeitpunkt; irgendwann muss die IT-Anlage ausgetauscht werden, die Frage ist nur wann?)

Fast jede unternehmerische Entscheidung lässt sich auf eine solche Frageform zuspitzen und entsprechend genau formulieren. In vielen Fällen geht es um eine mehr oder weniger große Investition.

Mit der Umsetzung des Vorhabens sollen anschließend Erträge erzielt werden, sodass sich die Investition amortisiert. In anderen Fällen geht es mit der Investition darum, Kosten zu sparen, auch wenn keine Erträge erzielt werden. Oder es geht um Fälle, bei denen aus vielen Möglichkeiten die Variante gewählt werden sollte, die die höchsten Erträge erzielt oder die geringsten Kosten verursacht.

Beispiel: Entscheidungsfragen kombinieren

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, mehrere Entscheidungsfragen zu kombinieren. Beispiel Montageanlage:

• Im ersten Schritt berechnen Sie mit dem Business Case, ob sich eine moderne, automatisierte Montageanlage im Vergleich zur bisherigen manuellen Montage überhaupt lohnt; eine Ja/Nein-Entscheidung.
• Sie können damit unter anderem klären: Was darf die Anlage maximal kosten, damit sie wirtschaftlich ist?
• Wenn die Berechnung des Business Cases ergibt, dass es sich lohnt (Ja-Entscheidung), dann kann im zweiten Schritt berechnet werden, welcher Anbieter der beste ist (Alternativen).

Bei manchen Entscheidungsfragen ist die Nein-Option gar nicht möglich; wenn Sie gesetzliche Vorgaben umsetzen oder wenn Sie eine IT-Anlage ersetzen müssen, weil die alte vom Anbieter nicht mehr gewartet wird. Hier müssen Sie handeln, wenn Sie das Geschäft nicht einstellen wollen. Dann bleibt für den Business Case nur die Frage: In welcher Form?

Methoden zur Berechnung eines Business Cases

Mit der Fragestellung und der Art der Entscheidung wird geklärt, wie der Business Case erstellt wird und wie er berechnet werden kann. Maßgeblich für die Entscheidung auf der Grundlage des Business Cases ist immer die Wirtschaftlichkeit. Um diese zu berechnen, werden in der Betriebswirtschaft verschiedene Methoden eingesetzt. Üblich sind:

• Kostenvergleich
• Gewinnvergleich
• Amortisation
• Break-even (Gewinnschwelle)
• Kapitalwert (Barwert, Net Present Value)
• Zinsfuß

Je nachdem, welche Fragestellung vorliegt, wie die Entscheidung formuliert ist und welche Folgen aus der Entscheidung resultieren, eignet sich mal das eine, mal das andere Verfahren besser:

• Wenn es sich beispielsweise um eine Investition in die Infrastruktur handelt, genügt der Kostenvergleich oder die Amortisationsrechnung.
• Wenn mit der Investition auch Erträge erzielt werden, sollte der Gewinn verglichen oder der Break-even berechnet werden.
• Wenn sich Kosten und Erträge über die Zeit verändern, kann eine dynamische Betrachtung mit Kapitalwert oder Zinsfußberechnung notwendig sein.

Diese Daten und Informationen brauchen Sie für die Berechnung

Mit der Wahl der Methode legen Sie fest, welche Daten und Informationen Sie erheben oder zusammenstellen müssen. Das sind die Eingabewerte für das Berechnungsverfahren. Dabei spielt eine Rolle, welche Daten verfügbar sind oder mit vertretbarem Aufwand erhoben werden können – und wie zuverlässig die Daten sind.

Maßgeblich für die Datenqualität ist, dass die Daten folgende Eigenschaften aufweisen:

• einheitlich (gleiche Währungen, gleicher Zeitraum etc.)
• aktuell
• vollständig
• verlässlich (Daten sind valide, reliabel und objektiv gemessen)
• nachvollziehbar (Quellen sind seriös)

Für die Berechnung eines Business Cases werden immer Angaben über den betrieblichen Erfolg benötigt. Dieser wird in Geldeinheiten gemessen. Damit lässt sich dann die Wirtschaftlichkeit, als in diesem Fall zentraler Erfolgsfaktor, berechnen. Je nach Fragestellung, Berechnungsmethode und Verfügbarkeit, brauchen Sie Daten, die den betriebswirtschaftlichen Erfolg abbilden. Das können sein:

• Einzahlungen und Auszahlungen
• Einnahmen und Ausgaben
• Erträgen und Aufwand
• Kosten und Leistungen

In den meisten Fällen wird bei einem Business Case mit Einnahmen und Ausgaben gerechnet. Damit bildet man die Zahlungsströme und den wichtigen Cashflow ab. Was im Gegensatz zur Betrachtung der Einzahlungen und Ausgaben nicht betrachtet wird, sind im Wesentlichen Forderungsausfälle.

Wenn bei der Kosten- oder Gewinnvergleichsrechnung die Abschreibungen als Werteverzehr betrachtet werden, wird mit Erträgen und Aufwand oder mit Leistungen und Kosten gerechnet.

Wichtig ist, dass Sie beim Zusammenstellen der Daten und bei der Anwendung der Berechnungsmethode auf derselben Betrachtungsebene bleiben; nur dann sind die Daten zu den Geldwerten einheitlich.