LieferkettengesetzGrundsatzerklärung gemäß Lieferkettengesetz

Worum geht es bei der Grundsatzerklärung zum Lieferkettengesetz?

Gemäß Lieferkettengesetz (§ 3 LkSG) haben Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden (Stand 2024) eine Reihe von Sorgfaltspflichten zu erfüllen. Unter anderem muss eine Grundsatzerklärung zur Menschenrechtsstrategie erstellt und abgegeben werden. Diese Pflicht zählt zu den Präventionsmaßnahmen, die in § 6 LkSG aufgezählt und erläutert sind.

Mit seiner Grundsatzerklärung bekennt das Unternehmen, dass es seine Sorgfaltspflichten gemäß Lieferkettengesetz anerkennt. Es erklärt, wie es dieses Pflichten nachkommt, welche Risiken es sieht und was es von Mitarbeitenden und Lieferanten erwartet.

Was muss die Grundsatzerklärung enthalten?

Im Lieferkettengesetz ist benannt, was die Grundsatzerklärung enthalten soll. Nämlich:

• die Beschreibung eines Verfahrens, mit dem das Unternehmen seinen Sorgfaltspflichten nachkommt,
• die für das Unternehmen auf Grundlage der Risikoanalyse festgestellten prioritären menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken und
• die auf Grundlage der Risikoanalyse erfolgte Festlegung der menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen, die das Unternehmen an seine Beschäftigten und Zulieferer in der Lieferkette richtet.

Das in der Grundsatzerklärung beschriebene Verfahren muss Bezug nehmen auf folgende Sorgfaltspflichten:

• Einrichtung eines Risikomanagement-Systems
• Durchführung von Risikoanalysen und Präventionsmaßnahmen
• Umsetzung von Abhilfemaßnahmen
• Beschwerdeverfahren
• Dokumentations- und Berichtspflichten

An wen richtet sich die Grundsatzerklärung?

Die Grundsatzerklärung zum Lieferkettengesetz muss dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) als der zuständigen Überwachungsbehörde vorgelegt werden. Der eigentliche Zweck dieser Erklärung ist aber, relevante Stakeholder des Unternehmens zu informieren. Das sind insbesondere:

• die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens selbst, die erkennen sollen, was ihrem Unternehmen in puncto Umweltschutz und Menschenrechte wichtig ist, was es dafür tut und was sie als Mitarbeitende selbst dazu beitragen sollen;
• die Lieferanten des Unternehmens, die erkennen sollen, welche Sorgfaltspflichten und Regeln wichtig und zu beachten sind und worauf ihr Kunde (Ihr Unternehmen) achtet;
• die Öffentlichkeit und interessierte Kreise wie Verbraucherschutzorganisationen oder Menschenrechts- und Umweltschutzverbände, die transparente und korrekte Informationen anfordern und das Image Ihres Unternehmens beeinflussen.

Wie erstellt man eine Grundsatzerklärung?

Um eine Grundsatzerklärung gemäß Lieferkettengesetz zu erstellen, sollten Sie die folgenden Arbeitsschritte gehen.

1. Arbeitsteam einrichten

Für die Erstellung der Grundsatzerklärung zum Lieferkettengesetz sollte eine Person verantwortlich sein. Ist im Unternehmen bereits ein Menschenrechtsbeauftragter bestellt, kann diese Person die Federführung und Leitung der Arbeitsgruppe übernehmen.

Die Aufgabe ist aber gleichermaßen Teamarbeit, weil unterschiedliche Fachbereiche einbezogen werden sollten. Dazu zählen insbesondere:

• Mitglied der Geschäftsleitung
• Einkauf
• Menschenrechtsbeauftragter
• Beschwerdestelle
• Nachhaltigkeits- oder Umweltmanagement
• Compliance-Abteilung
• Qualitätsmanagement
• Personalabteilung
• Presseabteilung
• Betriebsrat

Außerdem können externe Expertinnen und Experten sowie Vertreter von Interessengruppen oder aus der Zivilgesellschaft eingebunden werden.

2. Risikoanalyse durchführen

Damit die Grundsatzerklärung nicht zu allgemein und unverbindlich formuliert ist, sollte sie sich auf bestehende oder mögliche Probleme in der Lieferkette beziehen. Welche Probleme das sind, ergibt sich aus der ebenfalls verpflichtenden Risikoanalyse laut Lieferkettengesetz.

Damit wird deutlich, in welchen Bereichen, in welchen Ländern und gegenüber welchen Lieferanten das Unternehmen besondere Sorgfalt walten lassen muss; wo also aufgrund der Eintrittswahrscheinlichkeit und der möglichen Schadenshöhe ein besonderes Risiko besteht.

3. Auf andere Unternehmensgrundsätze abstimmen

Prüfen Sie, ob andere Unternehmensgrundsätze ebenfalls einen direkten oder indirekten Bezug zu Umweltschutz und Menschenrechten haben. Das können zum einen bestehende Erklärungen Ihres Unternehmens zur Corporate Social Responsibility (CSR) oder ein Code of Conduct sein, den Ihr Branchenverband erstellt hat. Darin geht es meist auch um Umweltschutz, Nachhaltigkeit und soziale Aspekte Ihres Handelns.

Ebenfalls relevant sind Vision, Mission und Leitbilder, in denen Sie den Sinn und Zweck Ihres Unternehmens sowie besondere Regeln der Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Lieferanten und Partnern benennen. Zudem können Ziele und Strategien Ihres Unternehmens mit Ihrer Grundsatzerklärung zusammenhängen – und sollten deshalb aufeinander abgestimmt sein.

Wichtig ist, dass es in allen diesen Grundsätzen, Regeln oder Leitlinien keine Widersprüche gibt zu den Bestimmungen des Lieferkettengesetzes und zu Ihrer Grundsatzerklärung.

4. Inhalte der Grundsatzerklärung zusammenstellen

Im Lieferkettengesetz und den Durchführungsbestimmungen sind die Inhalte benannt, die in der Grundsatzerklärung enthalten sein müssen. Einige Inhalte sind Willenserklärungen Ihres Unternehmens; andere beziehen sich auf Sachverhalte, die Sie recherchieren und zusammenstellen müssen.

Zu den Inhalten der Grundsatzerklärung gehören:

• Erklären Sie, dass Ihre Unternehmensleitung die Verantwortung trägt und sich zur Einhaltung und zur Überwachung der menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten bekennt.
• Erläutern Sie, wie die Unternehmensleitung ihre Sorgfaltspflicht umsetzt und was sie dafür tut.
• Benennen Sie die internationalen Menschenrechtsstandards, die für Ihr Unternehmen wichtig sind und die Sie beachten; nehmen Sie dazu explizit Bezug zu Internationale Menschenrechtscharta der Vereinten Nationen, UN-Leitprinzipien, Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO), zur OECD-Richtlinie oder zu staatlichen Vorgaben; vergleiche außerdem LkSG, Anlage 1 bis 14.
• Benennen und erläutern Sie die Risiken, die Sie im Rahmen Ihrer Risikoanalyse erkannt und als besonders hoch identifiziert haben; dazu zählen die betroffenen Produkte oder Beschaffungsteile, die jeweiligen Lieferanten sowie die Länder, in denen Akteure aus Ihrer Lieferkette tätig sind.
• Benennen Sie die von den Risiken betroffenen Personengruppen in den Ländern und die möglichen Menschenrechtsverletzungen, denen diese Personengruppen ausgesetzt sein können.
• Benennen Sie Maßnahmen, die Sie zur Verringerung der hohen Risiken umsetzen wollen; beachten Sie dabei die Bemühenspflicht aus dem Lieferkettengesetz (keine Gelingenspflicht).
• Benennen Sie die verantwortlichen Stellen, die sich um eine Verminderung dieser Risiken kümmern.
• Erläutern Sie, was Sie im Einzelnen in nächster Zeit dafür tun wollen, wie der Zeitplan ist und welche Fristen Sie dafür vorsehen.
• Benennen Sie die Erwartungen dazu, die Sie an Ihre Mitarbeitenden, an Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner richten.
• Erläuterungen, wie diese Erwartungen kommuniziert werden.

5. Grundsatzerklärung formulieren – mit Beispielen

Die Grundsatzerklärung wird von der verantwortlichen Person in einem ersten Entwurf formuliert. Dieser Entwurf wird im Team für die Grundsatzerklärung sowie in der Geschäftsleitung diskutiert. Außerdem wird geprüft, ob alle erforderlichen Aspekte beinhaltet sind.

Dann entsteht ein zweiter Entwurf zur Abstimmung und Freigabe. Daraus wird die Grundsatzerklärung erstellt, wie sie für die erste Zeit (im Allgemeinen ein Jahr) gelten soll.

Die folgenden Formulierungsbeispiele illustrieren, wie die einzelnen Inhalte der Grundsatzerklärung formuliert sein können:

Grundsatz

Wir sind uns unserer unternehmerischen Verantwortung zur Achtung der Menschenrechte bewusst. Daher verpflichten wir uns, Menschenrechte in unseren eigenen Geschäftstätigkeiten sowie in unseren globalen Liefer- und Wertschöpfungsketten zu achten und Betroffenen von Menschenrechtsverstößen Zugang zu Abhilfe zu ermöglichen.

Verantwortung der Unternehmensleitung

Die Verantwortung für die Umsetzung der Grundsatzerklärung hat die/der Vorsitzende der Geschäftsleitung. Die Geschäftsleitung bekennt sich zu dieser Grundsatzerklärung und achtet auf deren Umsetzung im gesamten Unternehmen. Dazu lässt sie sich halbjährlich vom Menschenrechtsbeauftragten sowie von den einzelnen Bereichsleitungen und Fachabteilungen über durchgeführte Maßnahmen berichten.

Bezug zu internationalen Menschenrechtsstandards

In der Zusammenarbeit mit Lieferanten gelten für unser Unternehmen die UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen, die Internationale Menschenrechtscharta und die Erklärung über die grundlegenden Prinzipien und Rechte bei der Arbeit der Internationalen Arbeitsorganisation.

Diese Prinzipien formulieren wir als Anforderung an unsere Lieferanten. Wenn lokale Rechte darüber hinausgehen, beziehen wir uns auf die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben.

Erläuterungen zu den relevanten Risiken

Wichtige Rohstoffe für unser Unternehmen sind: [Liste mit Rohstoffbezeichnung]

Diese Rohstoffe beziehen wir von [Anzahl] unterschiedlichen Lieferanten aus [Länder]. In [Land] sind die politischen Verhältnisse instabil, es gibt verbreitet Armut und Korruption und es kommt immer wieder zu Verletzungen der Menschenrechte und zu Kinderarbeit.

Besondere Risiken bestehen in unserer Lieferkette in Bezug auf: [Liste mit identifizierten Risiken gemäß Risikoanalyse]

Betroffene Personengruppen sind dabei: [Liste der direkt oder indirekt betroffenen Menschen]

Deshalb machen wir den Lieferanten strenge Vorgaben, was Arbeitsschutzbestimmungen, Entlohnung, Kinderarbeit und [weitere relevante Vorgaben gemäß benannten Risiken und Personengruppen] betrifft. Die Lieferanten haben die Einhaltung der Bestimmungen schriftlich zugesagt. Gleichzeitig wird die Einhaltung der Vorgaben von unabhängigen Institutionen mehrmals jährlich und unangekündigt überprüft.

Kommt es zu Verstößen gegen unsere Vorgaben, erstellen wir mit den betroffenen Lieferanten eine Liste von Anforderungen und Maßnahmen, die innerhalb einer vorgegebenen Frist umgesetzt sein sollen.

Maßnahmen, Verantwortung und Zeitplan (Fristen) benennen

Die Abteilung Einkauf erstellt in Zusammenarbeit mit der Abteilung Umweltschutz und Nachhaltigkeit und dem benannten Menschenrechtsbeauftragten einen Maßnahmenplan zur Einhaltung der Grundsatzerklärung und sämtlicher Pflichten gemäß Lieferkettengesetz. Grundlage dafür sind die Ergebnisse der regelmäßigen Risikoanalyse sowie der in der Beschwerdestelle eingegangenen Meldungen.

Wichtige Maßnahmen sind derzeit: [Liste der dringlichen, wichtigen und geplanten Maßnahmen mit den jeweils betroffenen Fachabteilungen/ Positionen]

Für jede Maßnahme ist eine verantwortliche Person aus einer betroffenen Fachabteilung benannt.

Die jeweils verantwortliche Person dokumentiert die einzelnen Maßnahmen, Vorgaben und Absprachen mit Lieferanten, Änderungen innerhalb des Unternehmens, interne und externe Prüfungen und Audits.

Die verantwortliche Person berichtet halbjährlich an die Einkaufsleitung, die daraus einen Report für die Geschäftsleitung erstellt. Darin werden Fortschritte, maßgebliche Veränderungen und der Bezug zu den relevanten Risiken erläutert.

Spätestens bei der jährlichen Risikoanalyse sollen Verbesserungen festgestellt und dokumentiert sein.

Unabhängig davon führen wir regelmäßig verpflichtende Schulungen für betroffene Mitarbeitende und für die Mitarbeitenden unserer Lieferanten zu den Themen Menschenrechte und Umweltschutz sowie in Bezug zu den relevanten Risiken, Lieferanten und Ländern durch. Die Themen der Schulungen sind: [Liste der geplanten/ durchgeführten Schulungen und der Zielgruppen/ teilnehmenden Positionen]

Die Umsetzung menschenrechtlicher Sorgfaltspflichten in Abhängigkeit der sich ändernden Kontextbedingungen, Art der Geschäftsaktivität und Größe und Struktur des Unternehmens wird stetig überprüft und fortwährend weiterentwickelt.

Anforderungen und Erwartungen an Mitarbeitende und Lieferanten kommunizieren

Die Beschäftigten des Unternehmens werden über einen besonderen Bereich im Intranet sowie über die Mitarbeiterzeitschrift über die Situation in Bezug auf Menschenrechte und Umweltschutz informiert. Insbesondere informieren wir über relevante Risiken, durchgeführte Maßnahmen und erzielte Verbesserungen.

Außerdem werden Vorreiterprojekte so aufbereitet und kommuniziert, dass die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen erkennen, inwiefern sie selbst betroffen sind und welche Aktivitäten von ihnen erwartet werden. Zum Beispiel sollen sie erkennbare Risiken oder Verstöße gegen die Sorgfaltspflichten umgehend der eingerichteten Meldestelle mitteilen.

Für unsere Lieferanten und Partner erstellen wir halbjährlich eine Informationsbroschüre, in der ebenfalls über Risiken, Maßnahmen und Verbesserungen berichtet wird. Insbesondere benennen wir dort immer wieder, welche Anforderungen wir an sie stellen und was genau wir von Lieferanten erwarten.

Außerdem werden relevante betroffene Personengruppen in den Lieferländern über lokale Informationskanäle über unsere Aktivitäten informiert. Wir binden dabei lokale Akteure wie Gemeinschaften, Verbände oder Nichtregierungsorganisationen ein. Die Information erfolgt in der lokalen Sprache.

Wichtige Elemente der Kommunikation sind die in unserem Unternehmen eingerichtete Beschwerdestelle und der Menschenrechtsbeauftragte sowie die etablierten Beschwerdeverfahren.

6. Schulungen durchführen

Planen Sie angemessene Schulungen zu den Themen Menschenrechte und Umweltschutz für Ihre Mitarbeitenden und für Mitarbeitende Ihrer Lieferanten. Beziehen Sie sich dabei auf die benannten Risiken sowie auf die geplanten Maßnahmen.

Dokumentieren Sie die Durchführung und die Teilnahme an den Schulungen.

7. Grundsatzerklärung überprüfen und anpassen

Die Grundsatzerklärung sollte einmal pro Jahr überprüft werden. Zum einen im Hinblick, ob die formulierten Grundsätze auch verfolgt, eingehalten und überprüft werden. Zum anderen im Hinblick darauf, ob die Formulierung noch korrekt und angemessen ist.

Halten Sie fest:

• Was ändern Sie nach der Überprüfung der Grundsatzerklärung? Wie lautet die Formulierung vorher und wie nachher?
• Warum nehmen Sie diese Änderungen vor?
• Wenn nichts geändert wird – warum ist die Grundsatzerklärung weiterhin gültig?

Warum ist eine Grundsatzerklärung wichtig?

Die Grundsatzerklärung ist Pflicht für alle Unternehmen, für die das Lieferkettengesetz gilt. Fehlt die Grundsatzerklärung, kann die überwachende Behörde, das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), diese einfordern und im Zweifel ein Bußgeld verhängen.

Abgesehen davon, kann die Grundsatzerklärung ein nützliches Instrument für das Unternehmen sein, um über die Themen Umweltschutz und Menschenrechte im Außenraum, insbesondere gegenüber Kunden und anderen Stakeholdern, zu informieren. Diese Transparenz fördert ein positives Unternehmensimage.

Die Erstellung einer Grundsatzerklärung bringt folgende Vorteile:

• Image in der Öffentlichkeit pflegen: Mit der Grundsatzerklärung zeigt Ihr Unternehmen, dass es sich seiner Verantwortung bewusst ist und diese aktiv übernimmt.
• Mitarbeitende motivieren: Die Grundsatzerklärung bietet Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine klare Orientierung für ihr Verhalten und motiviert sie, diese Werte zu leben.
• Externe Kommunikation unterstützen: Sie ermöglicht einen konstruktiven Dialog mit externen Stakeholdern und trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen, indem Ihr Unternehmen sich transparent und verantwortungsbewusst präsentiert.

Berichtspflichten zur Grundsatzerklärung

Unternehmen haben die Pflicht, über ihre Aktivitäten zum Lieferkettengesetz zu berichten. Dazu zählt unter anderem, dass berichtet wird, wie es um die Grundsatzerklärung steht. Im Einzelnen wird erwartet:

• Das Unternehmen muss darüber berichten, dass eine Grundsatzerklärung vorliegt, die auf Grundlage der durchgeführten Risikoanalyse erstellt oder aktualisiert wird. Falls keine Grundsatzerklärung vorliegt, muss dies gegenüber der Aufsichtsbehörde begründet werden.
• Die Grundsatzerklärung muss kommuniziert werden an die Beschäftigten, den Betriebsrat, die Öffentlichkeit und die unmittelbaren Zulieferer. Es muss erläutert werden, wie diese Kommunikation erfolgt. Falls nicht kommuniziert wird, muss dies begründet werden.
• Im Bericht muss stehen, wie die Elemente der Grundsatzerklärung umgesetzt sind; also das Verfahren, mit dem das Unternehmen sicherstellt, dass die Sorgfaltspflichten eingehalten werden. Falls es kein solches Verfahren gibt, muss das begründet werden.
• Die Aktualisierungen und Änderungen der Grundsatzerklärung seit dem letzten Bericht müssen benannt und begründet werden. Falls es keine Aktualisierung gab, muss auch das begründet werden.

Die Grundsatzerklärung zur Einhaltung der Menschenrechte sollte im Jahres- oder Lagebericht des Unternehmens, im Nachhaltigkeitsbericht (gemäß CSRD)  sowie auf der Webseite und anderen Informationsbroschüren veröffentlicht werden. Sie ist von der Geschäftsleitung unterzeichnet.