Handout erstellenAufbau, Struktur, Gliederung und Inhalte eines Handouts

Wie ist ein Handout aufgebaut?

An der folgenden Struktur, dem Aufbau und der Reihenfolge orientieren Sie sich, wenn Sie ein Handout erstellen:

1. Titel und Thema des Vortrags
2. Name des oder der Vortragenden, Veranstaltung, Datum des Vortrags, Kontaktdaten
3. Gliederung oder Inhaltsübersicht über das Handout (insbesondere dann, wenn es mehr als zwei Seiten umfasst)
4. Bei Bedarf: wichtige Begriffe und Definitionen
5. Anlass für den Vortrag, Bedeutung des Themas, besondere Situation
6. Aufgaben oder Probleme, die sich daraus ergeben und die im Vortrag behandelt werden
7. Ziele, die bei dem Thema wichtig sind
8. alle Inhalte und Informationen zum Thema, die beim Vortrag präsentiert werden
9. Fazit oder Kernbotschaft
10. Ausblick, nächste Schritte
11. Quellen, Literatur, Zahlen, Beispiele, Fotos, Muster, Weblinks etc.

Navigationshilfen auf den Präsentationsfolien und im Handout

Wenn Sie in den Präsentationsfolien zu Ihrem Vortrag (zum Beispiel in PowerPoint) eine Struktur- oder Navigationshilfe eingebaut haben, können Sie diese auch in Ihrem Handout verwenden. Das erleichtert den Wiedererkennungseffekt.

Beispiel dafür ist ein Element in der Fußzeile der einzelnen PowerPoint-Folie, die dem Betrachter zeigt: „Wir befinden uns gerade in diesem Abschnitt.“

Wie gliedert man ein Handout?

Grundlage der Gliederung sind der Aufbau und die Struktur, wie sie oben aufgezählt sind (1 bis 11). Die Teile 1 bis 4 des Aufbaus dienen der Orientierung. Mit den Teilen 5 bis 7 heben Sie die Bedeutung und den Zweck hervor; die Einleitung. Teil 8 der Gliederung ist der umfangreichste im Handout; der Hauptteil.

Im Hauptteil finden sich die Informationen zum Thema, Lösungen, Beschreibungen, Beispiele, Zahlen, Fakten, Maßnahmen, Argumente, Bewertungen etc. Was genau Sie dort beschreiben, hängt von den Informationen und den Inhalten ab, die Sie in Ihrem Vortrag vermitteln.

Nutzen Sie für den Teil 8 eine Pyramidenstruktur: Am Anfang (Spitze der Pyramide) steht Ihre Kernbotschaft oder die zentrale Aussage. Dann können Sie in die Details gehen (in die Breite und Tiefe der Pyramide). Sie liefern die Details, die für die Zielgruppe und für Ihren Zweck notwendig und wichtig sind – mehr nicht.

Eine Vorlage mit einem Muster-Beispiel für ein Handout, das entsprechend dieser Struktur gegliedert ist, finden Sie unten im Praxisteil.

Was gehört in ein Handout?

Was genau Sie persönlich vortragen und dann im Handout beschreiben, hängt ab von:

• Thema Ihres Vortrags
• Zielgruppe und Adressaten, deren Vorkenntnisse und Erwartungen
• Ziele und Zwecke, die Sie mit dem Vortrag verfolgen
• Zeit, die Ihnen für den Vortrag zur Verfügung steht

Um die einzelnen Teile der oben dargestellten Struktur zu füllen, können Sie sich an folgenden Punkten für Ihre Stoff- und Inhaltssammlung orientieren.

Anlass, Aufgaben, Ziele (Teile 5, 6 und 7)

• Das ist passiert.
• Das haben wir festgestellt.
• Das ist das Problem.
• Das müssen wir lösen.
• Darum ist es wichtig.
• Das wollen wir erreichen.
• Das sind unsere Ziele.

Informationen zum Thema (Teil 8)

• So kann man es lösen.
• Das ist zu beachten.
• Das sind die Fakten.
• Das sind gute Beispiele.
• Diese Zahlen und Daten sind wichtig.
• Hier gibt es weitere Informationen.

Umsetzung, Vorgehensweise, Ausprobieren (Teil 8)

• So gehen Sie vor.
• Darauf müssen Sie besonders achten.
• Das sollten Sie jetzt tun.
• Das sollten andere tun.
• Diese Checklisten, Anleitungen sind hilfreich.
• So können Sie es in Ihre Arbeit integrieren.

Argumente, Vorteile, Nachteile, Übertragbarkeit (Teil 8)

• Diese Vorteile haben Sie davon.
• Das sind Nachteile und Risiken.
• Folgenden Aufwand müssen Sie betreiben.
• Diese Möglichkeiten ergeben sich zukünftig.
• Das sind die Chancen und Risiken in der Zukunft.
• Diese Gefahren bestehen.
• Das können Sie zukünftig besser machen.
• Hier können Sie es außerdem anwenden.

Welche Inhalte hat ein Handout noch?

Grafiken zur Erläuterung von Fakten einbauen

Wenn Sie für Ihren Vortrag eine Präsentation erstellt haben, zum Beispiel in Form von PowerPoint-Folien, dann erläutern Sie im Handout die auf den Folien genannten Stichpunkte. Sie geben die Zahlen und Daten wieder, die Sie auf den Folien gezeigt haben, und erklären diese im Handout bei Bedarf.

Sie können mithilfe von Grafiken, Bildern oder Fotos die Informationen besser verständlich machen.

Keine schmückenden Elemente im Handout

Worauf Sie im Handout auf jeden Fall verzichten, sind „schmückende Elemente“, die Sie auf Ihren Folien eingesetzt haben. Diese sollten Sie übrigens auf den Folien ebenfalls vermeiden, wenn sie keine Funktion haben und nur der „Füllung des Weißraums“ dienen.

Glossar einfügen

Am Anfang oder am Ende des Handouts kann ein Glossar eingefügt werden. Das ist notwendig und hilfreich, wenn spezielle Fachbegriffe oder Abkürzungen verwendet werden, die vielleicht nicht jede Leserin oder jeder Leser kennt. Diese Fachbegriffe werden dann an dieser Stelle kurz beschrieben und in verständlichen Worten erklärt.

Das betrifft auch solche Begriffe, die eine ganz bestimmte Bedeutung haben; zum Beispiel Kennzahlen. Diese werden definiert oder es wird erläutert, wie sie gemessen oder berechnet werden.

Quellenangaben hinzufügen

Schließlich können im Handout Quellen, interne Berichte, Protokolle, Fachartikel, Webseiten im Internet oder Intranet angegeben werden. Diese müssen so dargestellt sein, dass eine interessierte Person schnell auf die genannte Quelle zugreifen kann.