WhistleblowingWas Sie zum Hinweisgeberschutzgesetz beachten müssen

Worum geht es beim Hinweisgeberschutzgesetz?

Die Mitarbeitenden sind oft die ersten Personen, die auf Missstände oder unlautere Machenschaften in Unternehmen oder Behörden aufmerksam werden. Ihre Hinweise können dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, weiterverfolgt und letztlich unterbunden werden.

In den vergangenen Jahren hat sich innerhalb der Europäischen Union (EU) immer mehr die Erkenntnis durchgesetzt, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen für sogenannte Whistleblower verbessert werden müssen.

Mit neuen gesetzlichen Regelungen – dem sogenannten Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – sollen Whistleblower besser als bisher geschützt werden. Das neue Gesetz soll hinweisgebenden Personen unter anderem Schutz vor Benachteiligungen bieten. Die Benachteiligungen könnten ihnen wegen ihrer Meldung drohen und sie davon abhalten, den entsprechenden Hinweis zu geben.

Was ist ein Whistleblower?

Als „Whistleblower“ werden Personen bezeichnet, die Missstände in Unternehmen oder Behörden oder in der Politik melden oder an die Öffentlichkeit bringen. Oft handelt es sich dabei um die Aufdeckung von gesetzeswidrigem Verhalten, Straftaten oder anderen Rechtsverstößen.

Durch Whistleblower können zum Beispiel Datenmissbrauch oder Verstöße gegen Arbeitsschutz- oder Umweltschutzvorschriften gemeldet und öffentlich gemacht werden.

Wer fällt in den Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen.

Dies können Arbeitnehmer sein, aber auch andere Personen, die mit einem Unternehmen beruflich zu tun haben, wie zum Beispiel freie Mitarbeitende oder Geschäftspartner.

Darüber hinaus werden auch diejenigen Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.

Was steht im Hinweisgeberschutzgesetz?

Die zentralen Punkte des Whistleblower-Schutzes sind:

• Die Identität und die Meldung hinweisgebender Personen sollen diskret behandelt werden.
• Es sollen unternehmensinterne und externe Meldestellen eingerichtet werden, an die sich die Hinweisgeber wenden können.
• Repressalien gegenüber Hinweisgebern sind verboten.
• Es besteht Beweislastumkehr zugunsten der Hinweisgeber.
• Verstoßen Unternehmen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz, kann gegen sie ein (hohes) Bußgeld verhängt werden.

Verbot von Repressalien gegen Whistleblower

Repressalien gegen Whistleblower werden verboten. Arbeitgebern wird es beispielsweise untersagt, dass sie die hinweisgebende Person aufgrund einer Meldung mobben, nicht befördern, abmahnen oder kündigen.

Verstößt der Arbeitgeber gegen das Verbot von Repressalien, ist er dazu verpflichtet, dem Hinweisgeber den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.

Auch der Hinweisgeber selbst kann sich schadensersatzpflichtig machen – und zwar dann, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Falschmeldung macht und daraus einer anderen Person ein Schaden entsteht.

Beweislastumkehr zugunsten des Hinweisgebers

Zugunsten von Whistleblowern gilt künftig eine sogenannte Beweislastumkehr. Das bedeutet: Erleidet ein Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit Repressalien, wird vermutet, dass sein Hinweis Anlass für die Benachteiligung durch den Arbeitgeber war.

Dann liegt es am Arbeitgeber, den Nachweis zu erbringen, dass seine benachteiligende Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung des Whistleblowers beruhte.

Interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten

Eine zentrale Forderung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Einrichtung von Meldestellen innerhalb der jeweiligen Organisation (Unternehmen oder Behörde).

Pflicht für Betriebe ab 50 Mitarbeitern

Betriebe ab 50 Beschäftigten sind dazu verpflichtet, im Unternehmen eine Stelle einzurichten, an die sich Hinweisgeber oder Hinweisgeberinnen wenden können. Für diese Anlaufpunkte gilt:

• Die Meldestellen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, eingehende Meldungen zu bearbeiten und ihnen nachzugehen.
• Es ist Arbeitgebern verboten, Meldungen oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der Meldestelle zu behindern oder dies zu versuchen.
• Erfolgt die Meldung anonym, ist die Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz nicht dazu verpflichtet, die Meldung entgegenzunehmen. Die gesetzliche Vorgabe lautet aber, dass die Meldestellen auch anonyme Meldungen bearbeiten „sollen“.

Für Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten besteht weiterhin keine Pflicht, eine solche interne Meldestelle einzurichten. Die übrigen Vorschriften zum Schutz von Whistleblowern – insbesondere auch das Verbot von Repressalien – gelten aber auch für diese (kleineren) Unternehmen.

Wie Sie die Beschäftigtenzahl berechnen

Woraus sich die Zahl der „in der Regel Beschäftigten“ ergibt, ist im Hinweisgeberschutzgesetz nicht genau festgelegt. Auch die Frage, ob Teilzeitkräfte als „ganze“ Arbeitnehmer oder nur anteilig mitzählen (so wie bei der Feststellung der Beschäftigtenzahl für den Geltungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes), ist im Hinweisgeberschutzgesetz nicht ausdrücklich geregelt.

Da aber im Hinweisgeberschutzgesetz – im Gegensatz zum Kündigungsschutzgesetz – eine ausdrückliche Regelung zur Anrechnung von Teilzeitbeschäftigten fehlt, ist davon auszugehen, dass hier das „Kopfprinzip“ anzuwenden ist und Teilzeitkräfte ganz und nicht nur anteilig mitzurechnen sind.

Wer kann als Meldestelle fungieren?

Mit den Aufgaben einer internen Meldestelle können betraut werden:

• einzelner Mitarbeiter oder einzelne Mitarbeiterin des Unternehmens
• Arbeitseinheit, die aus mehreren Beschäftigten besteht
• externer Dienstleister

Privatunternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten können sich für die Einrichtung der internen Meldestelle zusammenschließen und eine gemeinsame Meldestelle betreiben.

Die Personen, die mit der Aufgabe einer Meldestelle betraut sind, müssen über die „notwendige Fachkunde“ verfügen. Was unter „notwendiger Fachkunde“ genau zu verstehen ist, sagt das Gesetz aber nicht.

Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass die Aufgaben und Pflichten im Zusammenhang mit der Meldestelle nicht zu Interessenkonflikten führen.

Beispiel Interessenkonflikt in einer Meldestelle

Ein Interessenkonflikt könnte zum Beispiel entstehen, wenn ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter gleichzeitig mit der Funktion der internen Meldestelle betraut wird.

Datenschutzbeauftragte sind unter anderem dafür verantwortlich, zu kontrollieren, ob die Datenschutzvorschriften im Unternehmen eingehalten werden. Eine Person, die als interne Meldestelle fungiert und in dieser Funktion auch Folgemaßnahmen im Sinne des § 18 Hinweisgeberschutzgesetz festlegt, bestimmt damit für das Unternehmen über die Zwecke einer Datenverarbeitung.

Somit würde ein und dieselbe Person in ihrer Doppelrolle als Datenschutzbeauftragter und interne Meldestelle faktisch ihr eigenes Handeln überwachen.

Informationspflicht gegenüber Beschäftigten

Betriebe, die zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet sind, sollen Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Gefordert wird von den Arbeitgebern, dass sie ihren Beschäftigten „klare und leicht zugängliche Informationen“ über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitstellen.

Die Möglichkeit einer externen Meldung darf hierdurch jedoch nicht beschränkt oder erschwert werden. Die interne Meldestelle muss den Beschäftigten Informationen über externe Meldeverfahren zur Verfügung stellen.

Vertraulichkeit des Hinweisgebers gewährleisten

Die Meldestellen müssen im Umgang mit eingehenden Meldungen das Vertraulichkeitsgebot beachten. Die Vertraulichkeit der Identität folgender Personen ist zu gewährleisten:

• der hinweisgebenden Person
• der Person oder Personen, die Gegenstand einer Meldung ist/sind
• der sonstigen in der Meldung genannten Personen

Nicht durch das Vertraulichkeitsgebot geschützt ist die Identität von Hinweisgebern, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden.

Verfahren bei internen Meldungen

Wenn eine interne Meldung über einen Rechtsverstoß eingeht, sieht das Gesetz ein bestimmtes Verfahren vor, das die interne Meldestelle einhalten muss.

Die interne Meldestelle muss

• der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen,
• prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt,
• mit der hinweisgebenden Person Kontakt halten,
• die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen,
• falls erforderlich: die hinweisgebende Person um weitere Informationen bitten,
• angemessene Folgemaßnahmen gemäß § 18 Hinweisgeberschutzgesetz ergreifen,
• der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Meldungseingangs eine Rückmeldung geben.

Die Rückmeldung an den Hinweisgeber muss die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür beinhalten.

Zu beachten ist: Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt werden und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Folgemaßnahmen nach dem Eingang einer Meldung

Als Folgemaßnahmen gemäß § 18 Hinweisgeberschutzgesetz kann die interne Meldestelle insbesondere

• interne Untersuchungen bei dem Unternehmen oder in der jeweiligen Organisationseinheit oder Abteilung durchführen
• und dazu betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
• die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
• das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen,
• das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde abgeben.

Dokumentation der Meldungen und Aufbewahrungsfristen

Eingehende Meldungen sind von der Meldestelle unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren.

Bei telefonischen oder anderweitig mündlich übermittelten Meldungen darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt keine Einwilligung vor, ist die Meldung durch eine Zusammenfassung ihres Inhalts zu dokumentieren (Inhaltsprotokoll).

Wird zur Anfertigung eines Protokolls eine Tonaufzeichnung verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll erstellt ist.

Der Hinweisgeber muss die Gelegenheit bekommen, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es per Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen.

Die Dokumentation der Meldungen ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Die Dokumentation darf (nur) dann länger aufbewahrt werden, wenn es notwendig ist, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen. Aber nur, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Datenschutzvorschriften beachten

Die internen Meldestellen dürfen personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben im internen Meldeverfahren erforderlich ist.

Generell sind beim Umgang mit Hinweisen und Meldungen die allgemeinen Datenschutzvorschriften zu beachten.

Bewusstsein für Rechtstreue im Unternehmen verankern

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt nur die Rahmenbedingungen und den formalen Ablauf, wenn es in Unternehmen oder Behörden zu Rechtsverstößen kommt. Mindestens genauso wichtig sind Werte, Haltung und Kultur im Unternehmen.

Arbeitgeber sollten deshalb Wert darauflegen, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die dazu führt,

• dass Rechtsverstöße möglichst vermieden werden,
• dass die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gute Bedingungen vorfinden, wenn sie einen Rechtsverstoß melden oder öffentlich machen wollen.

Tipps, um diese Ziele zu erreichen:

• Kommunizieren Sie (immer wieder), dass die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben von jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin erwartet wird.
• Leben Sie als Führungskraft Offenheit und Rechtstreue vor.
• Stellen Sie Compliance-Regeln oder Ethik-Richtlinien für das Unternehmen auf.
• Sorgen Sie für größtmögliche Transparenz bei innerbetrieblichen Vorgängen und Entscheidungen.
• Zeigen Sie sich in Mitarbeitergesprächen offen für die Belange und Interessen der Mitarbeitenden.