Multiprojektmanagement (MPM)Einsatz von Projektressourcen im MPM-Prozess steuern

Engpassressourcen planen und Startzeitpunkt festlegen

Besonders heikel ist die projektübergreifende Planung der Ressourcen. Denn in der Praxis zeigt sich oft, dass mehrere Projekte auf wichtige Schlüsselressourcen gleichzeitig zugreifen wollen. Das führt zur Überlastung der betroffenen Ressourcen und zu Verspätungen bei der Projektbearbeitung. Die Folgen können für das Unternehmen schwerwiegend sein.

Welche Ressourcen im Projekt sind kritisch?

Wichtige Schlüsselressourcen können sein:

• Experten oder Abteilungen in- und außerhalb des Unternehmens, die spezielle Projektaufgaben bearbeiten
• Labor oder andere technische Einrichtungen
• Personen aus der Geschäftsleitung, die Entscheidungen bei Meilensteinen treffen müssen

Wie wird der Ressourcenbedarf erkennbar?

Die Projektanträge und Projektpläne müssen zeigen, welche Ressourcen wann und in welchem Umfang in den jeweiligen Projekten benötigt werden. Daraus erstellt das Multiprojektmanagement einen integrierten Kapazitätsplan. Er zeigt für die in den Projekten benötigten Ressourcen den Bedarf als Säulendiagramm.

Die folgende Abbildung ist ein Beispiel dafür, wie dieser Kapazitätsplan für eine Ressource aussehen kann. Er macht ihre Belastung der Ressourcen sichtbar.

Wenn für alle Projektressourcen ein solches Belastungsdiagramm erstellt wird, zeigt sich, welche Ressourcen Engpassressourcen sind. Hier ist der Bedarf im Projektverlauf höher als das Angebot. Auf sie muss das Multiprojektmanagement besonders achten.

Wie werden Engpassressourcen eingeplant?

Deshalb wird die Engpassressource zum Taktgeber für die Projektstarttermine. Die einzelnen Projekte erhalten vom Multiprojektmanagement ihren Starttermin und die Freigabe so, dass die Engpassressource nicht überlastet ist. Das ist entscheidend.

Manchmal ist es besser, dass eine Ressource, die nicht Engpass ist, nichts zu tun hat, als dass viele Ressourcen warten, weil eine überlastet ist. Deshalb dürfen die Engpassressourcen nicht auf viele Projekte verteilt werden, sondern sollten in Blöcken und den Projekten zugeordnet werden, damit diese bald abgeschlossen werden können (siehe folgende Abbildung).

Dazu werden Projekte zeitlich versetzt gestartet. In welcher Reihenfolge die Projekte starten, ergibt sich aus ihrer Priorität. Dabei muss klar sein, wer die Entscheidungsbefugnis hat, um festzulegen, wann welches Projekt gestartet werden kann.

Wichtig ist, dass das Multiprojektmanagement im Projektverlauf vor allem die Engpassressourcen im Blick behält.

Projektdurchführung und Ressourcennutzung überwachen

Während die einzelnen Projekte durchgeführt werden, muss das Multiprojektmanagement regelmäßig prüfen,

• ob alle Projekte noch auf Kurs zum Ziel sind,
• ob die geplanten Synergien genutzt werden,
• wo es Konflikte um Ressourcen gibt,
• wo Risiken entstehen und
• ob Zeit- und Kostenplan eingehalten werden.

Wenn Abweichungen und Probleme im Projektverlauf auftauchen, kann das Multiprojektmanagement in die Steuerung eingreifen; etwa dadurch, dass

• die Zuordnung von Engpassressourcen zu einzelnen Projekten geändert wird; mehr Kapazität, zeitliche Verschiebung
• der Starttermin für die nachfolgenden Projekte geändert wird
• Projekte eingefroren oder gestoppt werden
• die Ziele (Termine oder Kosten) für Projekte angepasst werden
• Projekte von einzelnen Aufgaben entlastet werden

Projektsttusbericht für die Projektüberwachung

Um zu wissen, wo und wie das Multiprojektmanagement eingreifen kann, braucht es Statusberichte aus den Projekten. Diese müssen einfach und übersichtlich sein. Es genügt die Information:

• die Nutzung der Ressourcen, insbesondere der Engpassressourcen, erfolgt nach Plan/ nicht nach Plan
• der Endtermin des Projekts wird eingehalten/ nicht eingehalten
• der zeitliche Puffer beträgt noch X Stunden
• die Projektziele und Projektergebnisse werden erreicht/ nicht erreicht

Mit diesen Informationen aus den einzelnen Projekten kann das Multiprojektmanagement prüfen, ob die Gesamtlast der Ressourcen noch im Rahmen der verfügbaren Kapazität liegt – oder ob es Verschiebungen, Verspätungen oder Überlastung geben wird.

Wie Sie Synergien zwischen den Projekten nutzen

Manchmal können Projekte voneinander profitieren, wenn Teilergebnisse des einen Projekts hilfreich für ein anderes Projekt sind. Dazu müssen die Projekte wissen, was sie gegebenenfalls von anderen nutzen können. Das Multiprojektmanagement kann dafür zusammenstellen und für alle sichtbar machen, was in den einzelnen Projekten bereits geleistet wurde.

Möglich ist beispielsweise eine Datenbank, in der die einzelnen Projekte einstellen:

• diese Projektergebnisse und Lösungen erarbeiten wir bis (Datum)
• diese Arbeitspakete bearbeiten wir bis (Datum)
• diese Methoden und Werkzeuge nutzen wir
• diese Erfahrungen und dieses Fachwissen haben wir gesammelt
• diese Lieferanten und Partner können wir empfehlen

Diese Informationen können auch in gemeinsamen Workshops oder projektübergreifenden Reviews ausgetauscht werden.

Risiken und Brandherde im Projekt bekämpfen

Für jedes Projekt besteht das Risiko, dass es nicht so verläuft, wie ursprünglich geplant. Im Rahmen des Risikomanagements werden mögliche Probleme und Risiken im Vorfeld und bei der Planung so gut es geht identifiziert und beachtet.

Gleichwohl kann es im Projektverlauf zu weiteren Risiken oder zu Ereignissen kommen, die verhindern, dass die Projektziele erreicht werden. Sobald diese sichtbar werden, müssen sie bearbeitet werden. Das Multiprojektmanagement muss durch die Meldungen aus den Projekten erfahren:

• Wo sind Brandherde?
• Wo müssen immer die gleichen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter Brandherde löschen?
• Was sind die Ursachen dafür, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft?
• Was wird im Projekt unternommen, um das Problem zu lösen?

Das Multiprojektmanagement muss abschätzen, welche Auswirkungen dies auf die anderen Projekte haben kann und welche Änderungen dadurch notwendig sind. Gegebenenfalls müssen die Problemprojekte neu bewertet, anders priorisiert, gestoppt oder abgebrochen werden. Dabei sind die bis dahin erzielten Projektergebnisse zu sichern.

Je nach Bedeutung des Projekts für das Unternehmen müssen die entsprechenden Entscheidungen durch die Geschäftsleitung getroffen werden. Das Multiprojektmanagement liefert dafür Informationen und berät.