Notfallplanung für UnternehmenInformation, Kommunikation und Dokumentation bei einem Ausfall der Geschäftsleitung

Der Notfallordner als zentrales Dokument bei Ausfall der Geschäftsleitung

Der Notfallordner ist das zentrale Instrument Ihrer Voraussicht und Notfallplanung. Er enthält – Schritt für Schritt zusammengetragen – alle Informationen, Verfügungen und Vollmachten, die für den Fortbestand und den Fortgang Ihres Unternehmens nötig sind.

Reibungslos wird Ihr Ausfall bestimmt nicht sein, aber alle Prozesse werden so schnell wie möglich wieder geregelt ablaufen können. Nun ist es wichtig, dass davon auch die Stakeholder, alle Beschäftigten, Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner, überzeugt sind. Deshalb muss vor und mit Eintreten des Notfalls die Informationspolitik zum Notfall geregelt werden.

Im Rahmen der Notfallplanung müssen eine Bestandsaufnahme durchgeführt und die grundlegenden Fragen geklärt werden. Zudem werden Vorkehrungen für das operative Tagesgeschäft getroffen. Dann ist die langfristige Weiterführung des Unternehmens zu planen.

Damit haben Sie alles geregelt. Nun müssen Sie dafür sorgen, dass die betroffenen Personen wissen, was im Notfall zu tun ist. Und besonders wichtig ist: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihres Unternehmens sowie Kunden, Lieferanten und andere Partner wissen, dass für den Notfall vorgesorgt ist.

Externe und interne Informationspolitik im Notfall

Zur Informationspolitik im Rahmen eines Notfalls zählen:

• Der Führungskreis weiß, was zu tun ist.
• Die Belegschaft ist sicher, dass keine Wirrnisse und kein Chaos eintreten werden.
• Kunden und Lieferanten sowie interessierte Kreise bekommen die angemessenen Informationen – bevor Gerüchte den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

Sie haben berücksichtigt, dass Konkurrenten die Situation nutzen wollen, um Ihre Lieferanten oder Kunden zu gewinnen oder Spezialisten abzuwerben. Sie haben für den Schutz wichtiger Betriebsgeheimnisse (Rezepturen, Verfahren) gesorgt. Und Sie haben Beteiligten und Betroffenen kommuniziert, was Sie im Firmen-Testament festgelegt haben.

Dann wird die Übernahme durch Ihre Nachfolgerin oder Ihren Nachfolger im Unternehmen keine Verwunderung bei Kunden, Lieferanten und anderen externen Partnern und Stakeholdern auslösen.

Mit der Informationspolitik innerhalb des Unternehmens sorgen Sie dafür, dass alle davon betroffenen und beteiligten Personen genau Bescheid wissen, was als Nächstes zu tun ist. Das ist im Notfallordner festgehalten und genau beschrieben.

• Er enthält die Kompetenzverteilung für den Notfall,
• legt die Dauer der vorübergehenden Vollmachten fest (nicht zeitlich, sondern in Abhängigkeit von den rechtlich fundierten Nachfolgeregelungen),
• enthält Kopien aller wichtigen Dokumente und
• weist die Standorte der Originale aus.

Die Zugriffsregelungen für geschützte Ablagen sind benannt und selbst das (scheinbar unwichtige) Schlüsselverzeichnis ist geschrieben. Ihre Familie und die Leiter des Krisenstabs kennen den Standort des Notfallordners in Ihrem Stahlschrank.

Nachverfolgbarkeit der Entscheidungen und Maßnahmen im Notfall

Die Handlungsunfähigkeit des Unternehmers oder der Unternehmerin wird trotz aller Maßnahmen zur Fortexistenz eine gewisse Unsicherheit nach sich ziehen. Diese Unsicherheit rührt daher, dass niemand hundertprozentig sicher sein kann, wie die Unternehmerin und der Unternehmer in der konkreten Situation entschieden hätten.

Diese Unsicherheit wird sogar andauern, wenn die Nachfolge rechtlich geklärt ist. Denn die Einarbeitung und die Verständigung zwischen den Beteiligten benötigen Zeit. Auch wenn Sie vermuten, dass niemand die Interimszeit bösartig für egoistische Ziele ausnutzt, muss davon ausgegangen werden, dass für die eine oder andere Entscheidung Unverständnis entsteht.

Umso wichtiger ist es, dass alle Entscheidungen der Interimszeit dokumentiert werden. Nur auf diese Weise kann eine Nachverfolgbarkeit gesichert werden. Dann kann sogar Verständnis für Fehlentscheidungen entstehen.

Noch bedeutsamer ist: die Haftung regeln. Denn sowohl für Entscheidungen aufgrund erteilter Vollmachten, als auch bei Übernahme des Unternehmens entstehen automatisch Haftungsverhältnisse. Nach dem Handelsgesetzbuch haftet der Unternehmer gegenüber Dritten. Dies gilt auch bei der Fortführung unternehmerischer Aktivitäten durch Bevollmächtigte oder die Nachfolger.

Beispiele für Haftungsfälle können sein:

• Verbindlichkeiten des Unternehmens
• Absprachen zu Preisnachlässen
• vereinbarte Aufträge (auch entgegen rein ökonomischen Argumenten)

Die Folgen der jeweiligen Entscheidungen und Willenserklärungen behalten ihre Rechtsgültigkeit, Gläubiger genießen Rechtsschutz.

Wenn die Bevollmächtigten von solchen Verträgen nichts wissen und sie nicht berücksichtigen können, müssen sie im Innenverhältnis von der Haftung befreit werden.

Der Unternehmer hat also dafür zu sorgen, dass die Entscheidungen etwa des Krisenstabes – ausgenommen grob fahrlässige Handlungen – nicht zulasten seiner Beschäftigten gehen. Versicherungsexperten oder Anwälte sind in dieser Angelegenheit zu konsultieren.

Fazit

Vielleicht ist alles im Ernstfall gut ausgegangen: Sie kommen nach einem dreiviertel Jahr genesen aus dem Krankenhaus und wieder in Ihr Unternehmen.

Manches wird Sie überraschen, einiges hätten Sie garantiert anders entschieden. Aber alles in allem hat Ihr Unternehmen Ihre Abwesenheit überstanden. Ja, es sind sogar ein paar Veränderungen durchgesetzt worden, um die Sie immer einen Bogen gemacht hatten.

Eine Veränderung sollten Sie auf nicht unbedingt rückgängig machen: Ihre Tochter und Nachfolgerin hat sich bereits eingearbeitet, und Sie selbst können etwas ruhiger treten.

Alle Ihre Arbeit für den Notfallordner ist also gut investierte Lebenszeit!