StellenbeschreibungInhalt, Aufbau und Formulierung der Stellenbeschreibung

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Für eine einfache und klare Stellenbeschreibung können Sie sich an den folgenden Stichpunkten orientieren. Beschreiben Sie stichwortartig die Stelle und nennen Sie dazu:

• Unternehmen, Niederlassung, Filiale
• Stellenbezeichnung
• Stellenziel und Stellenzweck (Bezug zu Unternehmenszielen)
• Abteilung oder Team
• Hauptaufgaben
• Nebenaufgaben
• Führungsaufgaben
• Mitwirkung in Arbeitsgruppen, Gremien etc. (intern und extern)
• Informationspflichten
• Kommunikationsaufgaben
• Zusammenarbeit mit anderen internen und externen Stellen
• Entscheidungsbefugnisse
• notwendige Kompetenzen
• formale Anforderungen
• formale Regelungen, die für diese Stelle gelten
• Aus- und Weiterbildung, Maßnahmen zur Personalentwicklung
• direkter Vorgesetzter
• direkt unterstellte Mitarbeitende
• Stellvertretung
• Gehaltsgruppe oder Gehalt sowie sonstige Leistungen (Vertraulichkeit beachten)
• Verantwortlichkeiten
• wichtige Ziele, die mit der Stelle verbunden sind (soweit hier allgemein feststellbar und nicht Gegenstand von Zielvereinbarungsgesprächen)

Die Auswahl und Reihenfolge dieser Inhalte kann verändert werden und sollte sich an den zuvor ermittelten Organisationszielen orientieren. Umfang und Details der Inhalte sollten sich am Zweck der Stellenbeschreibung orientieren. Sie müssen also nicht alle Punkte in Ihrer Stellenbeschreibung aufnehmen.

Im Folgenden werden die Inhalte genauer erläutert, die eine Stellenbeschreibung aber in jedem Fall umfassen sollte.

Aufgaben, die mit der Stelle verbunden sind

Kern der Stellenbeschreibung sind die Aufgaben, die der Stelleninhaber bearbeiten und leisten soll. Dazu gehört, was getan, hergestellt, geprüft, besprochen, geplant oder entschieden werden soll. In die Stellenbeschreibung gehören sämtliche Aufgaben, die täglich, wöchentlich, monatlich oder auch bei Bedarf (beispielsweise die Mitarbeit in Projekten oder Gremien) ausgeführt werden müssen.

Beispiel: Formulierung von Aufgaben in einer Stellenbeschreibung

Der Stelleninhaber plant in Abstimmung mit seinem Mitarbeiter Maßnahmen zur Weiterbildung und Qualifizierung des Mitarbeiters.

Der Stelleninhaber bereitet die Daten und Informationen für den Quartalsbericht auf und liefert diesen spätestens vierzehn Tage vor Quartalsende an die Abteilung Controlling.

Der Stelleninhaber übernimmt Aufgaben zur Qualitätskontrolle im Fertigungsbereich.

Befugnisse, die der Stelleninhaber hat

Wichtig ist, die Aufgaben und die damit verknüpften Befugnisse aufeinander abzustimmen. Befugnisse können sein, dass der Stelleninhaber Informationen nutzen darf, sich mit anderen abstimmen kann oder über bestimmte Fragen eigenständig entscheiden darf.

Dazu müssen alle Befugnisse klar und eindeutig in der Stellenbeschreibung benannt sein. Hier muss festgelegt werden, was genau der Stelleninhaber entscheiden darf.

Beispiel: Formulierung von Befugnissen in der Stellenbeschreibung

Die beiden folgenden Formulierungen unterscheiden sich bezüglich der eingeräumten Befugnis zu einer Entscheidung:

Der Stelleninhaber entscheidet, welche Weiterbildungsangebote seine Mitarbeiter in Anspruch nehmen können.

Der Stelleninhaber schlägt Weiterbildungsmaßnahmen für die ihm unterstellten Mitarbeiter der Abteilung Personalentwicklung vor.

Überdies müssen Aufgaben und Befugnisse auch mit den Stellenbeschreibungen anderer, angrenzender Stelleninhaber abgestimmt werden, damit es zu keiner Überschneidung oder zu Kompetenzgerangel kommt. Das schafft für alle Betroffenen Klarheit und vermeidet Konflikte.

Kompetenzen, die der Stelleninhaber mitbringen sollte

Die Kompetenzen oder Fähigkeiten, die ein Stelleninhaber haben sollte, müssen nicht vollständig benannt und beschrieben sein. Hier genügt es, sich auf die wichtigen Kompetenzen, Qualifikationen, Fachwissen, Methodenwissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Merkmale und Verhaltensweisen zu beschränken, die der Stelleninhaber in jedem Fall mitbringen muss. Auch hier muss geprüft und sichergestellt werden, dass die genannten Kompetenzen zu den Aufgaben und Befugnissen passen.

Beispiel: Formulierung von Kompetenzen

Der Stelleninhaber kann Qualifikationsdefizite bei seinen Mitarbeitern erkennen. Er weiß, welche Maßnahmen geeignet sind, solche Defizite zu beseitigen. Er kann Weiterbildungsangebote daraufhin beurteilen, ob sie dazu geeignet sind, die entsprechenden Qualifikationen zu vermitteln.

Der Stelleinhaber ist vertraut mit der Funktion und Bedienung unterschiedlicher Messgeräte. Er kann die Messdaten erfassen, aufbereiten und mithilfe von Statistik-Anwendungen auswerten.

Formale Angaben und organisatorische Einbindung

Es müssen Angaben zur organisatorischen Einbindung in das Unternehmen und zur formalen Ausgestaltung der Stelle in die Stellenbeschreibung aufgenommen werden. Dazu gehören:

• Bezeichnung der Stelle
• Einordnung in einem Organigramm
• Rangbezeichnungen (Gruppenleitung, Abteilungsleitung …)
• Gehaltsgruppierung
• Überstellungsverhältnis (welche Stellen sind untergeordnet, wem gibt der Stelleninhaber Weisungen)
• Unterstellungsverhältnis (wem ist der Stelleninhaber unterstellt, von wem erhält er Weisungen)
• Stellvertretung (wen vertritt der Stelleninhaber; durch wen wird er vertreten)

Schnittstellen zu anderen Stellen

Zudem ist es wichtig, die Beziehungen der Stelle zu anderen Abteilungen oder die Zusammenarbeit mit anderen Stellen zu beschreiben und gegebenenfalls zu regeln. Dazu werden die Schnittstellen aufgezeigt und dargestellt, welche Informationen woher bezogen und wohin weitergegeben werden.

Es wird erläutert, mit welchen anderen Stellen der Stelleninhaber sich abstimmen muss. Zur besseren Darstellung dieser Beziehungen können Prozesse beschrieben werden oder im Organigramm werden die Beziehungen hervorgehoben.

Beispiel: Formulierung von Schnittstellen in einer Stellenbeschreibung

Der Stelleninhaber stimmt Maßnahmen zur Weiterbildung mit der Leitung der Personalentwicklung ab. Er informiert halbjährlich über geplante Schulungsmaßnahmen. Er würdigt und berücksichtigt bei seiner Planung die Vorschläge der Abteilung Personalentwicklung.

Mitarbeit in Gremien und Projekten

Darüber hinaus kann die Mitwirkung in internen oder externen Gremien (beispielsweise Normungsausschuss, Mitarbeit in Verbänden) oder in Projekten (zum Beispiel SAP-Einführung) aufgeführt werden. Und es können Rollen und Aufgaben beschrieben sein, die nicht zum Kernbereich der Stelle gehören (beispielsweise Beauftragter für Arbeitsschutz).

Beispiel: Mitarbeit in Gremien und Sonderaufgaben

Beispiele für Formulierungen in einer Stellenbeschreibung, wenn es um Aufgaben in Gremien oder Projekten geht, sind:

Der Stelleninhaber vertritt das Unternehmen im Fachausschuss der IHK (Niederlassung) zum Thema (Arbeitsbereich) und nimmt an den Fachausschuss-Sitzungen regelmäßig teil.

Der Stelleninhaber ist Beauftragter für den Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Bereich XY.

Der Stelleninhaber ist Key-User für die SAP-Module zur Qualitätskontrolle.

Der Stelleninhaber ist Mitglied des Qualitätszirkels im Bereich XY und bringt dort sein Know-how und seine Erfahrungen ein.

Weitere Inhalte einer Stellenbeschreibung

Schließlich können in der Stellenbeschreibung auch rechtlich relevante Aspekte dargestellt werden. Beispiele dafür sind die Einordnung in eine Gehaltsgruppe, ein geltender Tarifvertrag, berufsständische Anforderungen, formale Qualifikationen, die ein Stelleninhaber mitbringen muss.

Zudem können in der Stellenbeschreibung Reglementierungen, die für diesen Beruf gelten, sowie Compliance-Regelungen, die im Unternehmen maßgeblich sind und vom Stelleninhaber beachtet werden müssen, aufgeführt sein.

In einer Stellenbeschreibung sollten alle Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen und die organisatorische Einbindung klar, knapp und verständlich benannt und beschrieben sein. Eine Stelle mit sehr vielen unterschiedlichen Aufgaben kann möglicherweise nicht vollständig und abschließend in einer Stellenbeschreibung dargestellt werden.

Dann sollten die wichtigsten Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen, Schnittstellen und formalen Rahmenbedingungen genannt sein.