Projektmanagement mit ExcelInitiieren: Vom Projektauftrag zum Projekt-Kick-off-Meeting

Die folgenden Arbeitsvorlagen und Excel-Tools helfen bei den Aufgaben im Rahmen der Projektvorbereitung.

Projektauftrag formulieren

Die folgende Vorlage fasst die Vorgaben und Informationen, die mit dem Projektauftrag verbunden sind, zusammen. Insbesondere werden hier festgehalten:

• Ausgangssituation und Problembeschreibung
• Lösungsvorschlag
• Rahmenbedingungen
• Befugnisse der Projektleitung
• Chancen und Risiken
• erwartete Ergebnisse
• Projektteam (soweit bereits festgelegt)
• Kosten und Budget

Mit der folgenden Checkliste überprüfen Sie, ob alle wichtigen Fragen zu Ihrem geplanten Projekt geklärt sind und welche Punkte noch offen sind. Sie stecken die Rahmenbedingungen ab. Besonders relevant sind die Aspekte:

• Vorgeschichte
• Projektziele
• Organisation
• Ressourcen
• Termine
• mögliche Fallstricke und Risiken

Projektressourcen und Projektergebnisse zusammenstellen

Ein Projekt benötigt Ressourcen (Mitarbeitende, Technik) und liefert Ergebnisse. Als Projektleiterin oder Projektleiter müssen Sie also klären, mit welchen Ressourcen (Input) das Projekt rechnen kann und welche Ergebnisse (Output) andere Personen (Stakeholder) vom Projekt erwarten. Mit der folgenden Vorlage stellen Sie diesen Input und den Output für Ihr Projekt zusammen.

Stakeholder-Analyse

In jedem Projekt muss die Projektleitung die Stakeholder sehr genau kennen. Sie können maßgeblich dazu beitragen, dass ein Projekt ein Erfolg wird – oder dass es scheitert. Denn die Stakeholder üben ihre Macht und ihren Einfluss aus, um ihre eigenen, oft persönlichen Interessen durchzusetzen. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld darüber klar zu werden:

• Wer sind die wichtigen Stakeholder, die am Projektthema ein Interesse haben oder davon betroffen sind (oder glauben, davon betroffen zu sein)?
• Welche Ziele und Interessen verfolgen diese Personen oder Gruppen?
• Welche Einstellung haben sie zum Projekt?
• Welchen Einfluss haben sie auf den Projekterfolg?
• Wie können die Projektleitung, das Projektteam, der Lenkungskreis oder andere Personen Einfluss auf den Stakeholder nehmen?
• Welche Maßnahmen sind dazu erforderlich?

Die Antworten auf diese Fragen stellen Sie in der folgenden Übersicht zusammen.

Im Stakeholder-Portfolio stellen Sie in der Übersicht dar, welchen Einfluss die einzelnen Stakeholder in Bezug auf Ihren Projekterfolg haben und welche Einstellung diese gegenüber Ihnen, dem Projektteam, dem Thema oder dem Projekt insgesamt haben.

Projektziele bestimmen

Jedes Projekt braucht klare Ziele. Nur dann wissen alle Mitarbeitenden, Betroffene und Interessierte, was wirklich wichtig ist. Diese Ziele müssen für alle nachvollziehbar und verständlich sein. Die SMART-Formel ist eine einfache und wirksame Hilfe für eine gute Zielformulierung. Nach der SMART-Formel müssen Ziele so beschrieben sein:

• spezifisch
• messbar
• angemessen
• relevant
• terminiert

Mit der folgenden Vorlage fassen Sie alle wichtigen Projektziele zusammen und behalten diese für das gesamte Projekt im Blick. Genauso wichtig: Auch das Projektteam und die Stakeholder kennen immer diese Ziele.

Die Ziele müssen messbar sein. Dafür werden für jedes Ziel spezifische Messgrößen bestimmt, die sichtbar machen, ob und in welchem Maße das Ziel erreicht wurde. Das drückt sich in einem Wert der Messgröße aus. Dieser Wert sollte innerhalb vorgegebener Grenzen liegen. Mit der folgenden Vorlage können Sie diese Grenzen definieren und gleichzeitig sichtbar machen:

• was unbedingt erreicht werden muss (Muss)
• was im Allgemeinen erwartet wird (Soll)
• wodurch sich das Projekt auszeichnen könnte (Wunsch)

Gerade bei Projekten kommt es oft zu Zielkonflikten. Die Ziele des Auftraggebers, der Zielgruppe oder übergeordnete Unternehmensziele passen nicht immer zueinander. In diesem Fall hilft die Präferenzmatrix, um einzelne Ziele miteinander zu vergleichen und zu entscheiden, welches Ziel im Zweifel das wichtigere ist. Zudem lassen sich so Prioritäten und Zielgewichte bestimmen. Der Vorteil ist, dass die Projektleitung oder das Projektteam jederzeit nach außen sichtbar machen kann, warum welches Ziel eine größere Bedeutung hat.

Die Projektziele müssen immer einen Beitrag zu den übergeordneten Unternehmenszielen oder zur Unternehmensstrategie leisten. Inwiefern und in welchem Ausmaß das für Ihr Projekt erfüllt ist, zeigen Sie mit der folgenden Vorlage:

Projektinhalte bestimmen

Eine erste Zusammenstellung der Projektinhalte erfolgt durch die Abgrenzung, was ins Projekt gehört und was nicht; In-Scope und Not-in-Scope (oder Out-of-Scope). Dies können Sie in der folgenden Vorlage (Tabelle) auf einfache Art und Weise sammeln und darstellen.

Projektinhalte aufeinander abstimmen

Um die Inhalte des Projekts zu planen, müssen Überschneidungen mit anderen Projekten und deren Inhalten (Aufgaben, Arbeitspakete, Ergebnisse) überprüft werden. Dabei hilft die folgende Vorlage. Sie macht sichtbar, wenn Projektinhalte sich mit denen aus anderen geplanten oder laufenden Projekten überschneiden.

Dann können Synergien oder bereits vorhandene Ergebnisse genutzt werden. Projektmitarbeitende, die entsprechende Aufgaben in anderen Projekten bearbeitet haben, können auch in dieses Projekt eingebunden werden. Einzelne Maßnahmen können abgeglichen und Erfahrungen genutzt werden. Schließlich sollen Doppelarbeit oder Fehler vermieden werden.

Projekt-Charta erstellen

Alle Projektziele, Projektergebnisse und die wichtigen Aufgaben (Kernaktivitäten) lassen sich in einer Projekt-Charta zusammenführen. Sie bietet einen Überblick über die Intention und die wesentlichen Erfolgsfaktoren eines Projekts.

Information, Mitarbeit, Verantwortung: IMV-Matrix

Damit ein Projekt vorankommt, ist es von besonderer Bedeutung, dass allen beteiligten und betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar ist, welche Rolle und welche Aufgaben sie in dem Projekt haben. Das stärkt das Verständnis füreinander und macht den notwendigen Informationsaustausch sichtbar.

Mithilfe der folgenden IMV-Matrix planen Sie für Ihr Projekt, welche Mitarbeiter, Kolleginnen oder Partner Sie in Ihr Projekt einbinden müssen und welche Rolle diese dort übernehmen. Sie weisen für alle Arbeitspakete jeweils zu:

• Information: Muss über die Inhalte und die Ergebnisse des Arbeitspakets informiert sein
• Mitarbeit: Arbeitet bei der Durchführung des Arbeitspakets mit
• Verantwortung: Ist für die Durchführung dieses Arbeitspakets verantwortlich

Je nach Reihenfolge der drei Aspekte wird diese Matrix auch als VMI-Matrix bezeichnet.

Sie erkennen gleichzeitig, wenn Sie für ein Arbeitspaket noch keinem Projektmitarbeiter die Verantwortung übertragen haben und welche Person für wie viele Arbeitspakete die Verantwortung trägt. Damit haben Sie im Blick, wer für das Projekt besonders wichtig ist oder vielleicht kritisch werden könnte.

Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung: AKV-Matrix

Auftraggeber, Projektleitung, Projektmitarbeitende und die Mitglieder des Lenkungskreises müssen sich gemäß ihren Rollen in das Projekt einbringen. Sie können als Projektleiterin oder Projektleiter die wichtigen Aufgaben bereits im Vorfeld den einzelnen Akteuren und Rollen zuordnen.

Mit der AKV-Matrix planen Sie, wer welche Aufgaben übernehmen soll und dafür die entsprechenden Kompetenzen mitbringt. Indem Sie diesen Personen auch die Verantwortung für den Projektpart übertragen, binden und verpflichten Sie die Personen für Ihr Projekt. Planen Sie also bereits im Vorfeld:

• Aufgaben: Welche wichtigen und kritischen Aufgaben fallen im Projekt an?
• Kompetenzen: Wer kann diese Aufgaben im Rahmen seiner Rolle oder Funktion im Projekt am besten erfüllen? Welche Kompetenzen bringt diese Person mit? Oder sollte sie mitbringen?
• Verantwortung: Wofür trägt diese Person dann die Verantwortung?

Prüfen Sie am Ende, ob die Zusammensetzung dieses übergreifenden Projektteams – inklusive Auftraggeber und Lenkungskreis – zu den besonderen Herausforderungen in diesem Projekt passt.

Anforderungen und Kompetenzen der Projektmitarbeitenden abgleichen

Grundlage für die Auswahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Projektteam und für die Zuordnung einzelner Aufgaben kann das Kompetenzprofil sowie eine Typisierung der Mitarbeitenden sein. Mit der folgenden Vorlage verschaffen Sie sich im ersten Schritt einen Überblick über Rollen, Selbstverständnis und Kompetenzen der einzelnen (geplanten) Teammitglieder. Prüfen Sie, ob der Mix an Mitarbeiterkompetenzen zu den Projektanforderungen passt.

Im nächsten Schritt müssen Sie festlegen, wer im Projektteam mitwirkt. Das ergibt sich aus den einzelnen Aufgaben, die im Projekt erledigt werden müssen. Die folgende Vorlage zur Zusammenstellung des Projektteams hilft der Projektleitung (und gegebenenfalls dem Lenkungskreis) bei der Auswahl der geeigneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es wird erfasst und sichtbar gemacht:

• Welche Kompetenzen werden im Projekt benötigt?
• Wer hat diese Kompetenzen?
• Steht diese Person zur Verfügung?
• Wird sie ins Projektteam aufgenommen?

Klären Sie diese Fragen und stellen Sie das Ergebnis in der folgenden Vorlage zusammen.

Darüber hinaus können im Projekt das Know-how und die Unterstützung weiterer Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen notwendig sein, ohne dass diese Personen während der gesamten Laufzeit im Projekt mitwirken; sie sind nur für einzelne Aufgaben dabei. Diese „externen Mitarbeitenden“ müssen rechtzeitig informiert und angefordert werden.

Mit der folgenden Vorlage wird sichtbar, bei welchen Arbeitspaketen die Mitarbeit von einzelnen Fachabteilungen hilfreich oder notwendig ist.

Für besondere Aufgaben im Projekt kann auch eine externe Unterstützung durch Beratung, Juristen, Ingenieure etc. notwendig sein. Deren Expertise muss eingekauft werden, wenn das Unternehmen und seine Mitarbeitenden die entsprechende Qualifikation nicht mitbringen oder wenn die Kapazitäten dafür nicht ausreichen.

Mit der folgenden Vorlage bestimmen Sie, welche Qualifikationen für die einzelnen Arbeitspakete notwendig sind, ob diese im Unternehmen vorhanden sind, ob die Kapazitäten verfügbar sind – und schließlich, ob eine externe Unterstützung notwendig ist. Dann müssen entsprechende Recherchen oder Beschaffungsvorgänge ausgelöst und Verträge geschlossen werden. Mit der Vorlage haben Sie dies im Überblick.

Projektorganisation: Liste Mitarbeitende und andere Beteiligte am Projekt

Wer ist schließlich alles im Projekt dabei? Und wo und wie sind die Kolleginnen und Kollegen zu erreichen? Das sind immer wieder Fragen im Projektverlauf. Zu den ersten und wichtigsten Aufgaben der Projektleitung gehört es deshalb, eine aussagekräftige Projekt-Kontaktliste zu erstellen – und sie während der gesamten Projektlaufzeit aktuell zu halten.

Kommunikationsplan

Sind alle am Projekt interessierten Personenkreise (Stakeholder) immer ausreichend informiert?

Gerade die angemessene, rechtzeitige und richtige Kommunikation ist für den Projekterfolg von besonderer Bedeutung. Denn wer sich nicht ausreichend informiert fühlt, kann schnell zum Gegner von Projekt und Projektleitung werden. Konflikte sind dann vorprogrammiert.

Mithilfe des folgenden Kommunikationsplans entwickeln Sie eine Übersicht, welche Stakeholder Sie über welche Medien informieren müssen und können.

• Stakeholder können sein: Auftraggeber, Lenkungskreis, Projektleiterin und Projektleiter, Projektmitglieder, Projektunterstützer, Bereichsleitung, Abteilungsleitung, Betriebsrat, Belegschaft, Kunden, Lieferanten, staatliche Stellen, Mitarbeitende aus anderen Projekten
• Kommunikationsmedien im Projekt können sein: Sitzung Lenkungsausschuss, Projektsitzung, Ressort-Runde, Abteilungsleitung-Besprechung, Betriebsversammlung, persönliches Gespräch, Projektbericht, Aktenvermerk, E-Mail, Presse

Risiken identifizieren

Jedes Projekt birgt Risiken. Sie lassen sich nicht vermeiden. Gerade deshalb ist es wichtig, dass mögliche Risiken identifiziert werden. Sie können dann in der Projektplanung berücksichtigt werden. Und gegebenenfalls lassen sich Maßnahmen zur Eingrenzung oder Bewältigung der Risiken planen und durchführen.

Die sogenannte Kraftfeldanalyse kann bei der Risikoidentifikation helfen. Hier werden für das Projekt fördernde und hemmende Kräfte zusammengestellt und ihre Bedeutung sichtbar gemacht. Dies ermöglicht, Maßnahmen bereits im Vorfeld zu planen, um

• fördernde Kräfte zu nutzen und zu verstärken,
• hemmende Kräfte einzugrenzen und abzubauen.

Nutzen Sie dafür die folgende Vorlage.

Kick-off planen und durchführen

Am Ende der Phase Initiierung und der Projektvorbereitung steht der offizielle Projekt-Kick-off. Das ist im Allgemeinen eine Besprechung oder ein Workshop, die als Signal für den offiziellen Start dienen.

Die Projektleitung informiert bei diesem Kick-off-Meeting das Projektteam, den Auftraggeber, den Projektpaten oder Projektsponsor und den Lenkungskreis über die Projektziele, die strategische Bedeutung, die wichtigsten Inhalte, die Aufgaben, Meilensteine, die Beteiligten und ihre Rollen, die Spielregeln und Rahmenbedingungen. Sie schwört alle Beteiligten auf das Projekt ein und schafft eine positive „Aufbruchstimmung“.

Die folgende Checkliste zeigt, welche Fragen Sie für Ihre Kick-off-Besprechung klären und welche Vorbereitungen Sie treffen sollten.