Fachkräfte aus dem Ausland einstellenSo integrieren Sie Fachkräfte aus dem Ausland

Kulturelle Unterschiede bei Rekrutierung beachten

Bereits im Rekrutierungsprozess sollten Unternehmen kulturelle Unterschiede berücksichtigen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenanzeigen in klarer, verständlicher Sprache verfasst sind. Überlegen Sie, ob es sinnvoll ist, die Stellenanzeige mehrsprachig zu gestalten.

Internationale Bewerberinnen und Bewerber benötigen häufig zusätzliche Informationen zu Visaverfahren, Arbeitserlaubnissen und rechtlichen Rahmenbedingungen.

Ebenso sollten Unternehmen im Rekrutierungsprozess ein kulturelles Sensibilitätstraining für das HR-Team und für Führungskräfte in Betracht ziehen, um Vorurteile und Missverständnisse zu minimieren.

Achten Sie darauf, dass Vorstellungsgespräche in einer offenen und inklusiven Atmosphäre stattfinden, und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung durch Übersetzungen oder interkulturelle Coaches an. Ausländische Kandidatinnen und Kandidaten schätzen es, wenn Arbeitgeber Informationen zu kulturellen Gepflogenheiten am Arbeitsplatz bereitstellen.

Sprachliche Unterstützung

Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden bei der Teilnahme an externen Sprachprogrammen finanziell und organisatorisch. Bessere Sprachkenntnisse erleichtern die Kommunikation im Team und im täglichen Arbeitsumfeld.

Geeignete Kurse finden Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit. Dort können Sie nach Kursen in Ihrer Nähe suchen, indem Sie nach Sprachniveau (A1, B1 …), Zielgruppe, Lernform, Anbieter und Start- sowie Enddatum filtern.

Mentorenprogramm

Ernennen Sie einen erfahrenen Mitarbeiter als Mentor, der die neue Fachkraft bei fachlichen, organisatorischen und kulturellen Fragen oder Problemen unterstützt.

Ein Mentor erleichtert die Integration erheblich, da durch ihn Unsicherheiten aus der Welt geschafft werden; Missverständnisse und Konflikte entstehen seltener. Der Mentor sollte zu diesem Zweck auch als Vermittler auftreten, falls die zwischenmenschliche Kommunikation im Team nicht auf Anhieb funktioniert.

Als Mentorin oder Mentor eignen sich Mitarbeitende, die:

• Erfahrung im Unternehmen und in der Branche haben,
• Empathie und Kommunikationsstärke besitzen,
• Geduld und Offenheit mitbringen,
• interkulturelle Kompetenz aufweisen,
• teamfähig und respektiert im Unternehmen sind sowie
• lernbereit und flexibel sind.

Orientierung im Unternehmen bieten

Die ausländische Fachkraft sollte eine klare Vorstellung von internen Prozessen, Zuständigkeiten und Erwartungen an Mitarbeitende haben. Stellen Sie dazu ein Handbuch oder eine digitale Plattform zur Verfügung.

Wichtige Informationen für Ihre neuen ausländischen Fachkräfte sind dort so allgemein wie möglich und so konkret wie nötig erfasst. Beachten Sie dabei, dass die Informationen möglichst in einfacher Sprache (Niveau B1) verfasst sind.

Beispiel: Onboarding-Programm für ausländische Fachkräfte

Das Onboarding-Programm von TechNova (fiktives Unternehmen) ist speziell auf die Bedürfnisse ausländischer Fachkräfte zugeschnitten. Es berücksichtigt nicht nur die fachliche Einarbeitung, sondern legt besonderen Wert auf kulturelle Integration, soziale Eingliederung und persönliche Betreuung, um eine langfristige Bindung an das Unternehmen zu fördern.

Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag

Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, erhält der neue Mitarbeiter ein digitales Willkommenspaket, das Informationen zur Unternehmenskultur, erste Arbeitsschritte und Details über den Standort enthält. Eine persönliche Begrüßung durch den Vorgesetzten in Form eines Videos ist ebenfalls enthalten.

TechNova bietet ausländischen Fachkräften umfassende Unterstützung bei der Wohnraumsuche, Visa-Angelegenheiten und Behördengängen. Dafür kooperiert das Unternehmen mit Relocation-Services.

Zusätzlich erhalten internationale Fachkräfte einen Kulturführer mit Informationen über die deutsche Arbeitskultur, Umgangsformen und praktische Tipps für das Leben in Deutschland (zum Beispiel: Krankenversicherung, Bankkontoeröffnung).

Erster Tag im Unternehmen

Am ersten Tag wird der neue Mitarbeiter persönlich von seiner Teamleiterin und einem zugewiesenen „Buddy“ (ein erfahrener Kollege) begrüßt. Der Buddy steht für alle Fragen zur Verfügung, die nicht nur die Arbeit, sondern auch das Leben außerhalb des Büros betreffen.

Ein halbtägiges Seminar vermittelt die Werte und Mission von TechNova, mit besonderem Fokus auf kulturellen Unterschieden in der Kommunikation und Zusammenarbeit. Dabei werden keine Vorträge gehalten, sondern einfache Spielszenen gezeigt und vor Ort durchgeführt.

Der IT-Support sorgt dafür, dass der neue Mitarbeiter alle nötigen Geräte und Software-Zugänge haben, um direkt produktiv zu sein.

Interkulturelles Training und Sprachkurse

In den ersten Wochen durchlaufen die ausländischen Fachkräfte interkulturelle Workshops, die sie auf die spezifischen Unterschiede zwischen ihrer Herkunftskultur und der deutschen Arbeitskultur vorbereiten. Themen wie Feedback-Kultur, Hierarchien und Kommunikationsstile werden behandelt.

Falls der neue Mitarbeiter noch kein Deutsch spricht, wird ein wöchentlicher Sprachkurs angeboten, der flexibel in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Sprachtandems werden gefördert.

Integration in das Team

In den ersten Monaten organisiert TechNova Teamevents, um den sozialen Zusammenhalt zu fördern. Dazu gehören ein gemeinsames Mittagessen, After-Work-Events und ein Wochenende im Schwarzwald für das gesamte Team.

Da TechNova international tätig ist, gibt es regelmäßige virtuelle „Meet & Greets“ mit Mitarbeitenden aus anderen Niederlassungen. Das fördert das Gefühl, Teil einer globalen Gemeinschaft zu sein.

Kulturelle Unterschiede beachten

Ein wesentlicher Aspekt der erfolgreichen Integration ausländischer Fachkräfte ist das Bewusstsein für kulturelle Unterschiede im Arbeitsalltag. Diese Unterschiede zeigen sich in vielen Bereichen:

Pünktlichkeit

In einigen Kulturen wird Pünktlichkeit sehr streng gehandhabt, während in anderen Regionen mehr Flexibilität herrscht. Es ist wichtig, frühzeitig klare Erwartungen zu kommunizieren, wie in Ihrem Unternehmen mit Zeitvorgaben umgegangen wird. Ein offenes Gespräch kann Missverständnisse verhindern.

Qualitätsansprüche

Der Anspruch an die Arbeitsqualität kann variieren. In Deutschland wird oft eine hohe Präzision und Genauigkeit erwartet. Es kann sinnvoll sein, neue Mitarbeitende gezielt in die Standards und Arbeitsprozesse einzuweisen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Niveau arbeiten.

Gebetszeiten und religiöse Praktiken

Einige Mitarbeitende möchten religiösen Verpflichtungen nachgehen, die etwa regelmäßige Gebete oder das Einhalten von Fastenzeiten umfassen. Hier ist es wichtig, flexible Arbeitszeiten oder Pausenregelungen zu schaffen, die Rücksicht auf religiöse Bedürfnisse nehmen, ohne den Betriebsablauf zu beeinträchtigen.

Feiertage

Ausländische Fachkräfte zelebrieren oft andere religiöse oder nationale Feiertage als die in Deutschland gängigen. Hier ist ein flexibler Umgang mit Urlaubstagen wichtig, um Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Feiertage arbeitsfrei zu gestalten. Klare Absprachen sind zentral, um die langfristige Arbeitsplanung zu ermöglichen.

Umgang mit Kritik

Der Umgang mit Kritik variiert kulturell stark. In einigen Kulturen wird direkte Kritik als unhöflich oder respektlos empfunden, während sie in Deutschland oft als Mittel zur Verbesserung angesehen wird. Hier hilft es, Feedbackmethoden anzupassen und kulturell sensibel zu vermitteln, dass Kritik konstruktiv und auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet ist.

Rechtlich und administrativ unterstützen

Um ausländischer Fachkräfte rechtlich und administrativ zu unterstützen, arbeiten Sie mit den zuständigen Behörden zusammen, damit die Beantragung oder Verlängerung von Visa und Arbeitserlaubnissen reibungslos und schnell abläuft. Bereits vor der Einstellung werden alle notwendigen rechtlichen Voraussetzungen geklärt und vorbereitet, damit sich die neuen Mitarbeitenden nicht in einem Dschungel aus Formularen verlieren.

Informieren Sie Ihre Fachkräfte auch über deren Rechte und Pflichten im neuen Arbeitsland. Unterstützen Sie sie bei der Suche nach einer geeigneten Wohnung und helfen Sie, wichtige Behördengänge zu organisieren. Dazu zählen etwa:

• Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
• Anmeldung bei der Krankenversicherung
• Eröffnung eines Bankkontos

Die Einbindung in das deutsche Steuer- und Sozialversicherungssystem ist für Neuankömmlinge komplex. Stehen Sie als Arbeitgeber beratend zur Seite.

Familien integrieren

Wenn ausländische Fachkräfte mit ihren Familien nach Deutschland kommen, sollten Sie auch deren Integration unterstützen. Nutzen Sie einige der folgenden Möglichkeiten:

• Schul- und Kindergartensuche: Helfen Sie bei der Suche nach geeigneten Schulen und Kindergärten für die Kinder der Fachkräfte.
• Angebote für Partner: Unterstützen Sie auch die Partnerinnen und Partner der Fachkräfte bei der Jobsuche oder bei der Teilnahme an Sprachkursen.
• Wohnungssuche und Umzugshilfe: Bieten Sie Unterstützung bei der Suche nach einer geeigneten Wohnung und helfen Sie beim Umzugsprozess (Abschluss von Mietverträgen, Behördengänge, Versorgungsanschlüsse …)
• Freizeit- und Kulturangebote: Informieren Sie die Familien über Freizeitaktivitäten, Sportvereine und kulturelle Angebote, um ihnen den Einstieg in das gesellschaftliche Leben zu erleichtern.
• Soziale Unterstützung und Kinderbetreuung: Unterstützen Sie die Familien bei der Suche nach Kindertagesstätten, Tagesmüttern oder Babysittern, und erklären Sie mögliche finanzielle Unterstützung durch den Staat.
• Behördengänge und Formalitäten: Unterstützen Sie bei der Anmeldung bei Behörden, beim Ausfüllen von Formularen (zum Beispiel: für Aufenthaltsgenehmigungen, Kindergeld) und erklären Sie den Prozess der Bürokratie.
• Gesundheitsversorgung: Stellen Sie sicher, dass die Familien Zugang zu medizinischer Versorgung haben, helfen Sie bei der Suche nach Hausärzten und erklären Sie das deutsche Gesundheitssystem.
• Kinderbetreuung: Helfen Sie bei der Organisation von Ferienprogrammen oder Freizeitbetreuung für die Kinder, damit die Eltern während der Schulferien weiterarbeiten können. Unterstützen Sie auch bei der Suche nach Kindertagesstätten, Tagesmüttern oder Babysittern.

Eine Anlaufstelle für Familien ist das Familienportal des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend.

Azubis in der Berufsschule unterstützen

Viele ausländische Azubis stehen in der Berufsschule vor besonderen Herausforderungen, insbesondere bei der Sprache, den vielen Fachbegriffen sowie den kulturellen Unterschieden. Diese Hürden können den Lernerfolg beeinträchtigen. Mögliche Maßnahmen, um diese Azubis zu unterstützen, sind:

Sprachförderung

Manche Berufsschulen bieten Sprachkurse an, die berufsspezifisches Vokabular und grammatikalische Grundlagen vermitteln.

Ferner bietet das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge, Deutschkurse für bestimmte Berufe und Berufsgruppen an. Es gibt unter anderem Programme für Berufe in den Bereichen Medizin, Gewerbe und Einzelhandel. Diese Programme eignen sich auch für viele Auszubildende.

Mentoren-Programme

Einheimische Azubis oder Lehrkräfte können als Mentoren fungieren, die ausländischen Azubis helfen, sich im Schulalltag zurechtzufinden. Diese Mentoren unterstützen nicht nur bei fachlichen Fragen, sondern auch bei organisatorischen oder sozialen Aspekten.

In einigen Berufsschulen gibt es spezielle Integrationsbeauftragte, die neue Azubis begleiten und individuelle Förderpläne entwickeln.

Lernunterstützung durch digitale Tools

Apps und Online-Plattformen, die speziell auf berufliche Bildung ausgerichtet sind, können eine wichtige Ergänzung für ausländische Azubis darstellen. Diese Plattformen bieten interaktive Lerninhalte, die das Lernen von Fachbegriffen erleichtern.

Diskriminierung verhindern

Um Diskriminierung in der Ausbildung und am Arbeitsplatz zu verhindern, sind unterstützende Maßnahmen und eine Sensibilisierung aller Beteiligten erforderlich. Einige praxisnahe Ansätze:

Workshops und Schulungen für Mitarbeitende

Sensibilisierungsmaßnahmen wie Schulungen zum Thema „interkulturelle Kompetenz“ oder „Vielfalt im Betrieb“ helfen, das Bewusstsein für kulturelle Unterschiede zu stärken und Diskriminierung vorzubeugen.

In einigen Unternehmen wird dies bereits regelmäßig umgesetzt, etwa durch verpflichtende Trainings für Ausbilder und Kollegen. Diese Trainings behandeln Themen wie den Umgang mit Vorurteilen oder unbewusste Diskriminierung.

Ansprechpartner für Diskriminierungsfälle

Es sollte in Berufsschulen und Betrieben Anlaufstellen geben, an die sich Betroffene wenden können, wenn sie Diskriminierung erleben. Viele Unternehmen haben mittlerweile Betriebsräte oder Antidiskriminierungsbeauftragte, die sich um solche Fälle kümmern. Ein Beispiel hierfür ist das „Beschwerdeverfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)“, bei dem Azubis Diskriminierung melden können.

Förderung einer inklusiven Unternehmenskultur

Unternehmen, die Vielfalt als Stärke betrachten, können aktiv eine Kultur der Inklusion fördern. Dies geschieht durch Maßnahmen wie:

• das gemeinsame Feiern kultureller Feste,
• das Anbieten flexibler Arbeitszeiten, um religiöse Praktiken zu berücksichtigen oder
• durch das Schaffen von Begegnungsräumen, in denen sich Mitarbeitende austauschen können.